Chi Phí Thuê Văn Phòng Các Doanh Nghiệp Cần Biết
Quản lý chi phí thuê văn phòng đóng vai trò không nhỏ trong ngân sách của doanh nghiệp. Bằng cách hiểu rõ về chi phí thuê văn phòng, phân loại rõ ràng loại chi phí này và áp dụng các phương pháp nhằm tối ưu hóa chi phí, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được một số tiền lớn cho doanh nghiệp, mà vẫn tạo ra môi trường làm việc hiệu quả.
Mục lục
Chi phí thuê văn phòng là gì?
Chi phí thuê văn phòng là số tiền mà doanh nghiệp phải trả hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm cho chủ thuê để sử dụng không gian văn phòng trong tòa nhà hoặc khu vực nhất định. Chi phí này bao gồm tiền cho thuê mặt bằng (thường được tính trên m2), tiền cọc, tiền thuế và các chi phí liên quan khác như điện, nước, internet, dịch vụ, an ninh,….
Có những loại chi phí thuê văn phòng nào?
Chi phí thuê văn phòng được chia thành chi phí cố định, chi phí biến đổi và chi phí phát sinh:
Chi phí thuê văn phòng cố định
Doanh nghiệp sẽ phải trả đơn vị cho thuê số tiền theo tháng, theo quý hoặc theo năm tùy thuộc vào thỏa thuận của doanh nghiệp với đơn vị cho thuê. Tiền thuê văn phòng cao hay thấp còn phụ thuộc vào diện tích doanh nghiệp thuê (được tính bằng m2), vị trí của tòa nhà để đánh giá giá trị bất động sản, hạng của tòa nhà (văn phòng hạng A-B-C), chất lượng dịch vụ, tiện ích đi kèm, v.v…
Bên cạnh đó, khoản phí dịch vụ mà doanh nghiệp cũng phải trả cho chủ tòa nhà bao gồm vệ sinh, an ninh, đèn chiếu sáng khu vực công cộng, vận hành thang máy, điều hòa tổng,… Khoản phí này sẽ giúp tòa nhà duy trì các dịch vụ ở khu vực công cộng, nơi mà bạn và các nhân viên của mình sẽ di chuyển qua thường xuyên.
Chi phí thuê theo thời gian
Đầu tiên trong nhóm chi phí cố định này đó là chi phí thuê văn phòng theo thời gian. Trước khi ký hợp đồng cho thuê văn phòng. Khách hàng đã có sự thỏa thuận về thời gian sử dụng văn phòng cho thuê giữa các bên. Cách thức thanh toán, trả chậm, hình thức thuê tính theo căn hay theo diện tích…
Chi phí dịch vụ đi kèm, VAT
Tiếp theo trong nhóm chi phí cố định này là nhóm khoản dịch vụ đi kèm, thuế VAT mà nhiều khách hàng quên mất hoặc bỏ sót. Các khoản dịch vụ đi kèm cũng là một trong những khoản mục mà khách hàng cần chú ý khi thuê văn phòng cho công ty. Khoản phí dịch vụ bao gồm các tiện ích như lễ tân, bảo vệ, vệ sinh,… Tùy vào đơn vị cung cấp mà giá có thể có sự chênh lệch. Thuế VAT là tiền thuế tính cho dịch vụ thuê văn phòng, khoản phí này là cố định và được tính theo phần trăm chi phí thuê văn phòng được nhà nước quy định.
Chi phí hoàn trả mặt bằng
Chi phí hoàn trả mặt bằng: đây là chi phí sẽ được nêu rõ trong hợp đồng, cụ thể các hợp đồng thuê văn phòng đều có quy định, khi chấm dứt hợp đồng người thuê phải chịu chi phí hoàn trả mặt bằng như khi nhận từ chủ đầu tư. Chi phí này sẽ bao gồm tiền phá dỡ, dọn dẹp vách ngăn. Các mục trang trí nội thất được đơn vị cho thuê văn phòng lắp đặt.
Chi phí biến đổi
Tùy từng tòa nhà cho thuê sẽ có mức thu phí gửi xe khác nhau, cũng có thể tùy vào số lượng gửi xe của doanh nghiệp, cũng có những tòa nhà không thu phí gửi xe cho những doanh nghiệp thuê văn phòng. Thông thường ở khu vực trung tâm thành phố, tòa nhà sẽ thu phí gửi xe cao hơn so với khu vực càng xa trung tâm.
Các doanh nghiệp cũng phải trả tiền điện mà doanh nghiệp tiêu thụ thực tế tại văn phòng thuê, mức giá điện được doanh nghiệp và chủ thuê thương lượng với nhau trong hợp đồng. Với các tòa văn phòng hạng A và hạng B, tiền điều hòa có thể được tính luôn trong phí dịch vụ ở chi phí cố định.
Chi phí cho hệ thống điều hòa
Tiền điều hòa đã được tính vào chi phí cố định hay chưa. Điều này tùy thuộc vào đơn vị cho thuê và sự thống nhất giữa các bên. Thường đối với các văn phòng hạng A, hạng B thì chi phí cho điều hòa sẽ được tính vào nhóm cố định. Nhưng đối với các tòa nhà hạng C thì khách hàng phải thanh toán chi phí điều hòa theo thời gian mức độ sử dụng.
Khoản tiền điện không cố định là lượng điện mà văn phòng sử dụng tính theo tháng. Do đó, có thể tính được chi phí mà công ty phải trả theo hàng tháng so với nhóm chi phí cố định để có sự thống nhất và đưa ra những quyết định phù hợp.
Tiền điện tiêu thụ trong văn phòng
Ngoài điều hòa, doanh nghiệp nào cũng sẽ tiêu thụ điện cho các hoạt động của mình như: thắp sáng, vận hành máy móc văn phòng và tất nhiên, doanh nghiệp phải trả tiền cho lượng điện năng đã tiêu thụ và sử dụng trong tháng
Tiền phí trông đỗ ô tô, xe máy
Phí trông đỗ ô tô xe máy sẽ tính trên đầu xe. Tuy nhiên có một số tòa nhà sẽ miễn phí cho bạn một số lượng nhất định. Đừng quên đàm phán để có được ưu đãi tốt nhất.
Chi phí đỗ ô tô, xe máy
Đây cũng là một trong những chi phí có thể có hoặc không tùy theo từng tòa nhà. Do vậy, khách hàng cần xem tòa nhà mình thuê có chính sách ưu đãi gì cho chi phí này không. Hay khoản nằm trong chi phí phát sinh. Nếu không có, hãy đưa nó vào hợp đồng thuê rõ ràng, minh bạch.
Chi phí bên ngoài giờ
Có nhiều công ty sẽ chỉ làm vào giờ hành chính cố định. Nhưng cũng có nhiều công ty do số lượng công việc mà thường xuyên phải tăng sau giờ hành chính. Việc tăng ca sẽ làm phát sinh các loại chi phí cần phải cân nhắc. Những loại chi phí phát sinh thêm phải kể đến là điện nước tính ngoài giờ. Chi phí thang máy, tiền chi trả tăng ca cho nhân viên tòa nhà…
Tùy vào đối tác và văn phòng lựa chọn thuê mà phí làm ngoài giờ sẽ tính theo: văn phòng, thiết bị sử dụng, diện tích văn phòng…
Chi phí phát sinh
Đây là khoản chi phí mà doanh nghiệp nên làm việc rõ ràng với chủ tòa nhà, bởi làm ngoài giờ sẽ phát sinh thêm việc sử dụng điện và thiết bị tại các khu vực công cộng, thang máy, nước trong WC, tiền lương làm ngoài giờ của các kĩ thuật vận hành tòa nhà.
Bên cạnh các chi phí kể trên, doanh nghiệp cũng phải chịu các khoản chi phí không thường xuyên, thường là chỉ phải trả 1 lần như: chi phí lắp đặt, thi công nội thất, phí dịch vụ trong thời gian thi công nội thất, phí hoàn trả mặt bằng.
Cách tối ưu hóa chi phí thuê văn phòng hiệu quả
Xác định rõ nhu cầu thuê văn phòng, lựa chọn vị trí hợp lý
Doanh nghiệp cần có bước xác định một cách chính xác nhu cầu không gian văn phòng cần cho hoạt động của mình. Điều này giúp doanh nghiệp xác định được mình cần gì, tránh được việc thuê những không gian thừa thãi, không cần thiết. Cân nhắc được các yếu tố về diện tích cần thiết, công suất và cấu trúc của không gian văn phòng để đáp ứng nhu cầu làm việc.
Ở những tòa nhà văn phòng khác nhau sẽ có mức giá thuê khác nhau, điều này phụ thuộc vào hạng văn phòng và vị trí của tòa nhà, việc lựa chọn các tòa nhà văn phòng ngoài trung tâm thành phố, không phải trung tâm đô thị sẽ là lựa chọn tốt để tiết kiệm chi phí, trong thời đại hạ tầng đang phát triển rộng ra khu vực vùng ven như hiện nay thì lựa chọn này trở nên rất hợp lý.
Tận dụng không gian linh hoạt
Tối ưu hóa không gian làm việc bằng cách tận dụng các giải pháp linh hoạt như chia sẻ bàn làm việc, không gian đa chức năng, hỗ trợ làm việc từ xa,… Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể xem xét đến việc chia sẻ không gian văn phòng cùng các doanh nghiệp khác, các mô hình văn phòng chia sẻ, văn phòng chung đang dần trở nên phổ biến để giúp các doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng về tài chính.
Thương lượng mức giá với chủ tòa nhà
Có một nguyên tắc thuê nhà, đó là mức giá đầu tiên chủ thuê đưa ra là mức giá chào, thông thường, mức giá chào sẽ cao hơn mức giá thực tế. Doanh nghiệp không nên ngại thương lượng với chủ thuê, đàm phán về giá thuê và các khoản phí trong hợp đồng. Đôi khi, việc đề xuất một hợp đồng dài hạn sẽ mang lại một mức giá tốt cho doanh nghiệp.
Đánh giá và theo dõi các khoản chi phí thuê văn phòng là công việc quan trọng để tối ưu hóa chi phí doanh nghiệp. Thông qua việc kiểm soát tiền thuê, chi phí tiện ích và các dịch vụ liên quan, doanh nghiệp sẽ xác định được đâu là các khoản chi không cần thiết để đưa ra được những giải pháp tiết kiệm.
Tổng kết lại, bằng cách hiểu và nắm rõ các chi phí thuê văn phòng và sử dụng các phương pháp tối ưu hóa chi phí này, doanh nghiệp hoàn toàn có thể giảm thiểu, tiết kiệm được chi phí và sử dụng nguồn lực thông minh. Điều này không chỉ tăng cường khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thương trường mà vẫn tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, bền vững.
Hiện tại Intracom đang có văn phòng cho thuê tòa tháp A Intracom Riveside tại Vĩnh Ngọc, Đông Anh, Hà Nội. Tại đây cho thuê văn phòng mini và các mặt bằng thương mại khác nhau. Khách hàng có nhu cầu thuê có thể liên hệ để được tư vấn chọn văn phòng phù hợp nhất cho công ty.
