Chi Phí Thuê Văn Phòng Các Doanh Nghiệp Cần Biết
Khách hàng muốn tìm kiếm cho công ty của mình một vị trí văn phòng để làm việc thì vấn đề chi phí là yếu tố quan trọng cần được cân nhắc. Có một điều, khách hàng thuê nên biết đó là tổng chi phí thuê văn phòng không phải là mỗi tiền thuê theo tháng mà còn bao gồm rất nhiều các loại chi phí không cố định và biến đổi khác. Cần có sự tìm hiểu về các khoản chi phí đó trước khi quyết định thuê văn phòng, việc tìm hiểu đó sẽ giúp cắt giảm được phần nào chi phí tiết kiệm cho công ty.
Vậy đó là những chi phí nào? Đọc ngay bài viết dưới đây để biết cần quan tâm đến những chi phí nào khi thuê văn phòng?
Mục lục
Chi phí thuê văn phòng cố định
Đối với nhóm chi phí này có thể hiểu là chi phí chúng ta cần bỏ ra khi thuê văn phòng. Nhưng có điều, nhiều khách hàng vẫn nghĩ khoản chi phí này chỉ gồm các khoản mục tiền thuê văn phòng theo tháng, theo quý, theo năm. Nhưng đó chưa phải là tất cả.
Chi phí thuê theo thời gian
Đầu tiên trong nhóm chi phí cố định này đó là chi phí thuê văn phòng theo thời gian. Trước khi ký hợp đồng cho thuê văn phòng. Khách hàng đã có sự thỏa thuận về thời gian sử dụng văn phòng cho thuê giữa các bên. Cách thức thanh toán, trả chậm, hình thức thuê tính theo căn hay theo diện tích…
Chi phí dịch vụ đi kèm, VAT
Tiếp theo trong nhóm chi phí cố định này là nhóm khoản dịch vụ đi kèm, thuế VAT mà nhiều khách hàng quên mất hoặc bỏ sót. Các khoản dịch vụ đi kèm cũng là một trong những khoản mục mà khách hàng cần chú ý khi thuê văn phòng cho công ty. Khoản phí dịch vụ bao gồm các tiện ích như lễ tân, bảo vệ, vệ sinh,… Tùy vào đơn vị cung cấp mà giá có thể có sự chênh lệch. Thuế VAT là tiền thuế tính cho dịch vụ thuê văn phòng, khoản phí này là cố định và được tính theo phần trăm chi phí thuê văn phòng được nhà nước quy định.
Chi phí hoàn trả mặt bằng
Chi phí hoàn trả mặt bằng: đây là chi phí sẽ được nêu rõ trong hợp đồng, cụ thể các hợp đồng thuê văn phòng đều có quy định, khi chấm dứt hợp đồng người thuê phải chịu chi phí hoàn trả mặt bằng như khi nhận từ chủ đầu tư. Chi phí này sẽ bao gồm tiền phá dỡ, dọn dẹp vách ngăn. Các mục trang trí nội thất được đơn vị cho thuê văn phòng lắp đặt.
Chi phí biến đổi
Đây là nhóm chi phí không cố định, có sự thay đổi do nhu cầu sử dụng của khách hàng.
Chi phí cho hệ thống điều hòa
Tiền điều hòa đã được tính vào chi phí cố định hay chưa. Điều này tùy thuộc vào đơn vị cho thuê và sự thống nhất giữa các bên. Thường đối với các văn phòng hạng A, hạng B thì chi phí cho điều hòa sẽ được tính vào nhóm cố định. Nhưng đối với các tòa nhà hạng C thì khách hàng phải thanh toán chi phí điều hòa theo thời gian mức độ sử dụng.
Khoản tiền điện không cố định là lượng điện mà văn phòng sử dụng tính theo tháng. Do đó, có thể tính được chi phí mà công ty phải trả theo hàng tháng so với nhóm chi phí cố định để có sự thống nhất và đưa ra những quyết định phù hợp.
Tiền điện tiêu thụ trong văn phòng
Ngoài điều hòa, doanh nghiệp nào cũng sẽ tiêu thụ điện cho các hoạt động của mình như: thắp sáng, vận hành máy móc văn phòng và tất nhiên, doanh nghiệp phải trả tiền cho lượng điện năng đã tiêu thụ và sử dụng trong tháng
Tiền phí trông đỗ ô tô, xe máy
Phí trông đỗ ô tô xe máy sẽ tính trên đầu xe. Tuy nhiên có một số tòa nhà sẽ miễn phí cho bạn một số lượng nhất định. Đừng quên đàm phán để có được ưu đãi tốt nhất.
Chi phí đỗ ô tô, xe máy
Đây cũng là một trong những chi phí có thể có hoặc không tùy theo từng tòa nhà. Do vậy, khách hàng cần xem tòa nhà mình thuê có chính sách ưu đãi gì cho chi phí này không. Hay khoản nằm trong chi phí phát sinh. Nếu không có, hãy đưa nó vào hợp đồng thuê rõ ràng, minh bạch.
Chi phí bên ngoài giờ
Có nhiều công ty sẽ chỉ làm vào giờ hành chính cố định. Nhưng cũng có nhiều công ty do số lượng công việc mà thường xuyên phải tăng sau giờ hành chính. Việc tăng ca sẽ làm phát sinh các loại chi phí cần phải cân nhắc. Những loại chi phí phát sinh thêm phải kể đến là điện nước tính ngoài giờ. Chi phí thang máy, tiền chi trả tăng ca cho nhân viên tòa nhà…
Tùy vào đối tác và văn phòng lựa chọn thuê mà phí làm ngoài giờ sẽ tính theo: văn phòng, thiết bị sử dụng, diện tích văn phòng…
Chi phí thuê văn phòng thay đổi theo thị trường
Đối với khách hàng có nhu cầu thuê văn phòng dài hạn. Thường khoảng 1 năm trở lên thì trong hợp đồng sẽ có thêm điều khoản điều chỉnh 6 tháng, 1 năm hoặc dài hơn. Tùy vào tình hình biến động của thị trường. Điều này cũng là vấn đề cần được lưu ý khi quyết định ký vào hợp đồng thuê văn phòng. Tránh tình trạng thắc mắc và không đồng tình về sau.
Hiện nay hầu hết các tòa nhà văn phòng đều chào giá theo USD và quy đổi sang tiền VNĐ để ký hợp đồng theo quy định của Ngân hàng Nhà nước.. Bởi vậy quý khách nên đàm phán rõ ràng trước khi ký hợp đồng để dễ kiểm soát chi phí thuê văn phòng.
Hiện tại Intracom đang có văn phòng cho thuê tòa tháp A Intracom Riveside tại Vĩnh Ngọc, Đông Anh, Hà Nội. Tại đây cho thuê văn phòng mini và các mặt bằng thương mại khác nhau. Khách hàng có nhu cầu thuê có thể liên hệ để được tư vấn chọn văn phòng phù hợp nhất cho công ty.
