Tổng Hợp Kinh Nghiệm Thuê Văn Phòng Chia Sẻ A-Z
Văn phòng chia sẻ, từ một mô hình non trẻ, xa lạ với các doanh nghiệp Việt Nam, nay đã dần dần chiếm lĩnh thị phần bất động sản cho thuê. Tại sao mô hình này lại “lớn nhanh như thổi” tới vậy? Kinh nghiệm thuê văn phòng chia sẻ là gì? Bài viết dưới đây, chúng tôi đã chắt lọc những kinh nghiệm tinh túy nhất từ nhiều người đi trước và từ chính kinh nghiệm thực chiến của nhiều doanh nghiệp lớn, giúp bạn tìm được địa điểm ưng ý, là chìa khóa dẫn lối thành công.
Sự “lên ngôi” thần tốc của văn phòng chia sẻ
Đúng như tên gọi, mô hình này hướng tới sự “chia sẻ” diện tích, tiện ích, không gian làm việc với nhiều người, nhiều nhóm người, nhiều doanh nghiệp… cùng một thời gian, địa điểm. Thay vì thuê một mặt bằng thô với chi phí đắt đỏ, đầu tư chi phí khổng lồ cho việc mua sắm nội thất và trang trí không gian thì với văn phòng chia sẻ, chúng ta chỉ cần trả chi phí nhỏ, dùng một diện tích đủ theo nhu cầu. Cùng một thời điểm, chúng ta làm việc cùng với nhiều người khác, nhiều công ty khác… trong không gian văn phòng.
Thường thì tại các địa điểm này, nhà đầu tư đã setup đầy đủ mọi thứ nội thất, trang thiết bị hiện đại đạt tiêu chuẩn hạng B, hạng A cao cấp. Người thuê có quyền sử dụng miễn phí 100% các tiện ích, trang thiết bị mà địa điểm cung cấp, chỉ cần bỏ ra một khoản tiền cố định, chỉ khoảng vài trăm nghìn/tháng/chỗ ngồi. Các máy móc như máy in, máy fax, scan, điều hòa, máy lọc nước, tủ hồ sơ, bàn ghế… đều sẵn sàng phục vụ. Khu vực party cung cấp đồ uống, đồ ăn và miễn phí trà, nước, cà phê là điểm thu hút của mô hình này. Không gian làm việc đẳng cấp với chi phí bình dân là ưu điểm vàng của văn phòng chia sẻ.
Làm việc tại môi trường có nhiều thành phần, đối tượng khác nhau… sẽ giúp mỗi người mở rộng được mối quan hệ, tăng cường hợp tác, kết nối và học hỏi kinh nghiệm. Thời gian thuê linh hoạt, không bắt buộc phải thuê thời gian dài như văn phòng truyền thống mà có thể tùy theo nhu cầu, thuê theo quý, tháng, tuần, ngày thậm chí chỉ ngồi vài giờ (như ngồi quán cà phê). Điều này thu hút các freelancer mạnh mẽ bởi với những người làm việc tự do thì không gian có vai trò quyết định quan trọng tới cảm hứng thổi bùng các ý tưởng sáng tạo để hoàn thành deadline.
Còn với các doanh nghiệp trẻ, các nhóm nghiên cứu, văn phòng đại diện… thì lý do mô hình chia sẻ hấp dẫn, có lẽ là tiết kiệm chi phí đầu tư trang thiết bị, nội thất. Kinh nghiệm thuê văn phòng chia sẻ cho thấy, mô hình giúp tiết kiệm tiền chi trả cho các nhân sự không cần thiết như vệ sinh, lễ tân, bảo vệ… Tại các địa điểm cho thuê mô hình chia sẻ, các nhân sự đó đã bao gồm trong chi phí thuê chỗ ngồi. Nếu có nhu cầu thay đổi địa điểm làm việc, kinh doanh… thì cũng linh hoạt, dễ dàng rời đi mà không phải phức tạp thủ tục gì. Ngoài ra, mô hình mang tới sự chuyên nghiệp cho các khách hàng, đối tác của các doanh nghiệp trẻ.
Dù mới chân ướt chân ráo du nhập vào thị trường bất động sản Việt Nam từ năm 2006, thế nhưng, mô hình văn phòng chia sẻ, hay còn gọi là văn phòng chung, văn phòng ghép… đã có những bước nhảy vọt mạnh mẽ, nhất là 3 năm trở lại đây. Tại các thành phố lớn của Việt Nam – nơi quy tụ nhiều nhà đầu tư bất động sản cũng như các công ty, doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân… lao động mọi ngành nghề – cũng là nơi văn phòng chung bùng nổ và hot rần rần.
Tác động tới sự lên ngôi này không thể bỏ qua lý do các nền tảng công nghệ số lớn mạnh (mạng xã hội, internet, các phần mềm online…). Bên cạnh đó, số lượng start-up trẻ khởi nghiệp nhiều (nhất là từ khi Chính Phủ phát động năm Quốc gia khởi nghiệp 2016 và đặt mục tiêu tới 2025, cả nước phấn đấu có 1,5 triệu doanh nghiệp). Có cầu, có cung, có những yếu tố phụ trợ thúc đẩy nên mô hình văn phòng chia sẻ được đà lớn mạnh, lan tỏa và thu hút các doanh nghiệp, freelancer, các tổ chức…
Kinh nghiệm thuê văn phòng chia sẻ
Hà Nội có nhiều địa chỉ cho thuê không gian làm việc mô hình chia sẻ. Nhưng cái gì cũng có hai mặt. Nhiều quá, đôi khi cũng gây ra không ít hoang mang cho các doanh nghiệp, cá nhân… đang loay hoay tìm địa điểm phù hợp. Vậy thì, bỏ túi các kinh nghiệm dưới đây sẽ giúp bạn tự tin hơn, tìm ra “chân ái” không gian làm việc của mình.
Xác định rõ nhu cầu của mình
Có câu “biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”. Kinh nghiệm thuê văn phòng chia sẻ là trước khi bắt tay vào tìm và chốt các địa điểm làm việc thì bạn cần hiểu rõ nhu cầu của mình là gì.
Trước tiên là bạn muốn thuê ở địa điểm nào (phường nào, quận nào của Hà Nội chẳng hạn), càng chi tiết càng tốt, đỡ tìm tràn lan mất công. Căn cứ vào nhân sự của mình tiện di chuyển tới đâu? Tệp khách hàng, đối tác của mình phần đa ở đâu?… từ đó quyết định địa điểm phù hợp.
Diện tích mà bạn muốn thuê là bao nhiêu. Nếu là freelancer, các nhóm nghiên cứu ít người… thì thường thuê văn phòng chia sẻ theo chỗ ngồi để linh hoạt thay đổi chỗ ngồi, tìm kiếm cảm hứng từ các không gian khác nhau. Còn với các doanh nghiệp có lượng nhân sự cố định thì nên thuê diện tích cố định trong văn phòng chia sẻ. Tùy vào lượng nhân viên hoặc dự định phát triển quy mô nhân viên để thuê diện tích phù hợp. Thông thường, tối thiểu mỗi người cần 4m2 diện tích để làm việc thoải mái nhất.
Thời gian thuê của bạn là dài hạn hay ngắn hạn. Nếu thuê ngắn hạn theo tuần, tháng thì bạn sẽ dễ thay đổi địa điểm hơn. Còn nếu ưng vị trí, muốn thuê lâu dài để hoạt động, làm việc thì nên xác định thuê dài ngay từ đầu để thương lượng được mức giá ưu đãi.
Thẳng thắn trao đổi với chủ cho thuê
Trao đổi online trở nên phổ biến trong các giao dịch. Nhưng bạn đừng quên có buổi gặp gỡ trực tiếp và trao đổi thẳng thắn với chủ cho thuê về những quyền lợi của mình, trách nhiệm của mình khi thuê mặt bằng chung. Các tiện ích mà bạn có quyền sử dụng trong gói thuê là gì? Nếu dùng thêm tiện ích thì cần đặt lịch trước hay không? Đặt trước bao lâu? Chi phí phát sinh thế nào? Tiền thanh toán vào ngày nào? Hình thức nào?… Đó là những vấn đề cơ bản bạn cần làm rõ.
Kiểm tra không gian, chỗ ngồi sắp thuê
Kinh nghiệm thuê văn phòng chia sẻ cho thấy, sẽ thật thiếu sót nếu như bạn không kiểm tra thực tế, trải nghiệm không gian làm việc trước khi quyết định thuê, nhất là khi thuê lâu dài. Bởi chủ cho thuê nào cũng quảng cáo tốt về mình nhưng trải nghiệm của bạn mới quan trọng, quyết định tới hiệu quả làm việc của bạn. Bạn nên kiểm tra độ mạnh yếu của wifi, nội thất có đầy đủ, chắc chắn không? Máy móc thiết bị trang bị sẵn dùng có mượt mà, ổn định không. Cách decor không gian có phù hợp với bạn không? Không gian có sự xuất hiện của cỏ cây, thoáng đãng không hay bí bách?…
“Bản hợp đồng là đầu câu chuyện”
Có một quy tắc bất di bất dịch trên thị trường bất động sản là cứ phải mực đen giấy trắng thì mới đủ yên tâm. Dù có thân thiết tới đâu thì thứ bảo vệ quyền lợi của mỗi bên chính là hợp đồng chứ không phải là tình cảm. Dù bạn thuê thời gian ngắn thì cũng nên có hợp đồng quy định các điều khoản rõ ràng, cả về quyền lợi và trách nhiệm hai bên. Nên tìm văn phòng cho thuê uy tín để có trải nghiệm thỏa mãn nhất từ vị trí đẹp, thiết kế hiện đại, tiện ích đồng bộ…
Trải nghiệm môi trường làm việc lý tưởng nhất với mức chi phí thấp nhất chính là ưu điểm của mô hình văn phòng chia sẻ. Note lại ngay kinh nghiệm thuê văn phòng chia sẻ ở trên, bạn sẽ sớm tìm được các không gian làm việc tốt nhất.
