[Cập nhật] Công Văn Xin Giảm Tiền Thuê Văn Phòng
Không phải tình hình kinh doanh lúc nào cũng thuận buồm xuôi gió? Có những giai đoạn tài chính công ty khó khăn? Tiền thuê văn phòng thì đều đều phải nộp gây ra gánh nặng. Việc gửi công văn xin giảm tiền thuê văn phòng là rất cần thiết để công ty trụ vững được qua khó khăn và tiếp tục tìm cách hồi phục.
Mục lục
Công văn xin giảm tiền thuê văn phòng là gì?
Công văn là một dạng văn bản hành chính được dùng phổ biến được dùng trong các cơ quan Nhà nước, các công ty. Công văn thể hiện một quyết định, yêu cầu hoặc đề xuất của một bên tới bên còn lại.
Công văn xin giảm tiền thuê văn phòng được lập ra bởi bên đi thuê văn phòng. Mục đích của công văn này là đưa ra nguyện vọng và lý do muốn bên cho thuê giảm giá tiền thuê văn phòng trong một thời gian nhất định. Văn bản được trình bày hợp tình hợp lý để thuyết phục bên cho thuê.
Thực tế, có rất nhiều trường hợp doanh nghiệp cần dùng tới công văn này.
Công ty đang gặp khó khăn lớn về tài chính, thậm chí đang rơi vào khủng hoảng tài chính, đứng bên bờ vực phá sản. Nếu cứ đều đều phải gánh thêm chi phí văn phòng như hiện tại thì quá áp lực. Nên gửi công văn để xin giảm tiền thuê, có thêm cơ hội duy trì thuê văn phòng và tái phục hồi.
Tình hình khách quan của thị trường chung, kinh tế chung đang gây ra tác động tiêu cực tới quá trình kinh doanh của công ty, gây sụt giảm doanh số. Ví dụ, những đợt giãn cách xã hội do dịch bệnh khiến nhiều doanh nghiệp lao đao, khủng hoảng. Nhiều người đã làm công văn với chủ thuê xin giảm tiền thuê.
Nhận thấy mặt bằng giá cả chung trên thị trường thấp hơn giá mà doanh nghiệp đang phải trả cho chủ thuê. Sự bất hợp lý này cần điều chỉnh lại bằng công văn xin giảm tiền thuê.
Nội dung của công văn xin giảm tiền thuê văn phòng là gì?
Công văn là dạng văn bản yêu cầu tính rõ ràng, khoa học. Thế nên, khi làm công văn xin giảm tiền thuê thì bạn cần phải tuân thủ các nguyên tắc đó để đảm bảo bên thuê dễ hiểu vấn đề. Từ đó, bên thuê sẽ nhanh bị thuyết phục và gật đầu với đề xuất của bạn. Khi viết công văn, bạn cần chú ý các hạng mục nội dung sau đây:
- Ngày tháng năm làm công văn, dựa trên cơ sở số hợp đồng thuê nào, thông tin đại diện bên đi thuê văn phòng (có thể là cá nhân, công ty).
- Nội dung chính xin giảm giá tiền thuê văn phòng: hãy đưa ra những lý do với lý lẽ thuyết phục nhất. Nhận xét của bạn về mức giá thuê hiện tại so với năng lực tài chính của công ty và áp lực tài chính của bạn. Đưa ra so sánh về mức giá chung trên thị trường hiện nay đang chênh lệch với giá thuê văn phòng bạn thế nào? Công ty bạn đang gặp phải những khó khăn như thế nào, lý do vì sao? Phương án hồi phục của công ty xác định triển khai trong bao nhiêu lâu? Có thể làm thêm bảng kê khai doanh thu để thấy thực trạng tài chính, dễ thuyết phục chủ cho thuê văn phòng hơn.
- Đề xuất một mức giá thuê phù hợp cho cả hai bên. Vừa giảm gánh nặng cho bên đi thuê. Vừa đảm bảo lợi ích cho bên cho thuê. Cam kết khi hết khó khăn thì sẽ chi trả lại tiền thuê như cũ. Hoặc khi thị trường có biến động về giá thì sẽ thống nhất điều chỉnh lại.
- Bày tỏ sự chân thành mong muốn được giảm giá thuê, mong hồi đáp và chấp thuận của bên cho thuê sớm nhất, lời cảm ơn dành cho chủ văn phòng.
Mẹo đàm phán để xin giảm tiền thuê thành công
Đàm phán bất cứ một vấn đề gì luôn là nghệ thuật. Tìm kiếm từ khóa “nghệ thuật đàm phán” trên Google ra hàng triệu kết quả. Bạn có nghe nói tới cuốn “Nghệ thuật đàm phán” của nguyên Tổng thống Mỹ – Donald J.Trump chưa? Nói vậy để thấy, đàm phán để xin giảm tiền thuê văn phòng, bạn không chỉ cần chìa tờ công văn xin giảm tiền ra mà thành công ngay được nhé! Còn cần tới nghệ thuật đàm phán nữa, tìm hiểu ngay sau đây.
Chú ý vẻ bề ngoài
Người xưa có câu “trông mặt mà bắt hình dong”. Khi cầm công văn tới gặp chủ cho thuê văn phòng để đàm phán, bạn nhớ ăn mặc chỉnh tề từ quần áo tới giày dép và tóc tai, tác phong nghiêm túc. Điều này tác động tới chủ cho thuê rất nhiều, rằng cả công văn và thái độ của bạn là cực kỳ chân thành, nghiêm túc chứ không phải giỡn chơi, được thì được, chẳng được thì thôi. Thử nghĩ xem, có chủ cho thuê nào muốn tiếp khách ăn mặc luộm thuộm, tóc tai bù xù, xỏ dép lê tới chìa cái tờ giấy xin giảm tiền nhà ra không? Họ sẽ thấy không được tôn trọng và ấn tượng không tốt với đề nghị của bạn ngay từ giây phút đầu rồi.
Hiểu rõ về thị trường
Trước khi làm công văn và trực tiếp gặp chủ cho thuê đề xuất giảm tiền thuê văn phòng thì bạn cần phải nghiên cứu về thị trường thật kỹ. Nếu bạn khó khăn và muốn xin giảm tiền thuê thì bạn hãy nghiên cứu các công ty khó khăn tương tự như bạn họ xin miễn giảm được khoảng bao nhiêu %? Ngoài ra, bạn tìm hiểu về mức giá giảm của các địa điểm cho thuê văn phòng ở khu vực liền kề, lân cận xem thế nào? Tránh đề xuất mức giá giảm không tưởng, quá cao khiến chủ cho thuê nghe là muốn kết thúc cuộc đàm phán liền.
Nếu bạn xin giảm tiền thuê vì thấy các mặt bằng xung quanh giá cho thuê mềm hơn giá của mình thì bạn cũng cần có một số dẫn chứng cụ thể. Khi đàm phán, bạn lấy các dẫn chứng này ra một cách khéo léo, nhẹ nhàng để thuyết phục chủ cho thuê. Luôn ghi nhớ thái độ điềm tĩnh, nhiệt thành, không gay gắt.
Ngôn ngữ cơ thể
Trong quá trình đàm phán, bạn hãy chú ý cử chỉ, ngôn ngữ cơ thể của chủ cho thuê. Bạn sẽ nắm được phần nào cảm xúc, suy nghĩ của họ biểu đạt qua cử chỉ. Điều này giúp bạn thuyết phục chủ dễ hơn, linh hoạt ứng biến khi biết họ đang lưỡng lự, tức giận hay sắp đồng ý.
Ví dụ một số ngôn ngữ cơ thể thường gặp:
- Phồng má lên, chu môi lại: tức giận.
- Gập một tay lên (khoe bắp tay), tay còn lại đặt vào phần cơ bắp nổi lên: quyết tâm.
- Khoanh tay lại trước ngực: không hài lòng và đang cố che giấu cảm xúc.
- Chạm tay vào cổ tay, đồng hồ: bồn chồn, lo lắng.
- Đút hai tay túi quần: thiếu hứng thú với cuộc đàm phán.
- Giơ tay sờ lên cằm: suy nghĩ, băn khoăn, phân vân.
Giả định các trường hợp trước khi gặp thực tế
Các MC giàu kinh nghiệm vẫn thường phải tập trước gương xem biểu cảm, lời nói của mình thế nào? Vậy tại sao bạn không thử tập đàm phán trước khi bắt đầu đi gặp chủ cho thuê. Bạn giả định có chủ cho thuê ngồi đối diện mình và tập đàm phán. Đừng quên giả định các trường hợp có thể xảy ra và phương án mình đối phó lại thế nào để thực hiện mục tiêu cuối cùng là đưa công văn xin giảm tiền thuê văn phòng thành công.
Đừng ngại khi gửi công văn xin giảm tiền thuê. Bạn hãy nghĩ, đôi khi, chủ cho thuê cũng nhận ra những bất hợp lý về giá thuê của mình nhưng không muốn mở lời, không muốn mất tiền lãi. Khi bạn đề cập vấn đề này một cách khéo léo thì chủ cho thuê có thể sẽ dễ dàng chấp thuận. Dành thời gian để làm công văn xin giảm tiền thuê văn phòng thật hợp tình hợp lý. Bên cạnh đó, hãy áp dụng các bí quyết đàm phán ở trên để có cuộc đàm phán thành công và giá thuê như ý nhé.
