Cách Làm Đơn Xin Giảm Tiền Thuê Văn Phòng Thành Công
Thị trường văn phòng được ghi nhận có nhiều phân khúc giá khác nhau. Đôi khi sự biến động về giá thuê mặt bằng vượt quá khả năng chi trả của doanh nghiệp thuê hoặc bất hợp lý so với mặt bằng chung. Đơn xin giảm tiền thuê văn phòng rất cần thiết để bày tỏ nguyện vọng được điều chỉnh giảm giá thuê cho phù hợp với khả năng tài chính của bên đi thuê. Bằng kinh nghiệm trong ngành bất động sản lâu năm, chúng tôi xin giới thiệu cách xin giảm tiền thuê thành công.
Mục lục
Lưu ý trước khi thuê văn phòng
Thay vì vội vàng dọn tới mặt bằng để hoạt động rồi mới tá hỏa vì chất lượng không ưng ý, giá thuê về lâu dài không phù hợp thì ngay từ đầu, trước khi thuê mặt bằng, các doanh nghiệp cần lưu ý một số điều sau.
Xác định tổng chi phí cho thuê văn phòng Hà Nội
Trên thị trường, các chủ đầu tư thường đưa ra mức giá thuê trên diện tích sàn trống tính theo m2 để khách hàng thấy rẻ hơn và có sức hút. Tuy nhiên, bạn cần hỏi chi tiết về các khoản chi phí khác như phí dịch vụ quản lý, tiền điện, phí giữ xe, phí làm thêm giờ và VTA (thường 10%). Như vậy thì bạn mới có được bức tranh tiền thuê mặt bằng tổng quan, căn cứ vào đó để xem xét xem mặt bằng đó có phù hợp với công ty mình không. Không ít doanh nghiệp ham thuê mặt bằng có tiền thuê cứng tính theo m2 rẻ nhưng lại áp lực vì phí dịch vụ đắt đỏ.
Kiểm tra lại diện tích mà chủ đầu tư chào thuê
Khi đi thuê mặt bằng, các chủ đầu tư thường đưa cho khách xem bản vẽ thiết kế mặt bằng, tuy nhiên, không phải tất cả các con số trên bản vẽ đều y chang thực tế. Trong khi giá tiền thuê hằng tháng lại tính theo m2. Thế nên, bạn nên kiểm tra và thống nhất lại m2 diện tích thuê để không xảy ra mâu thuẫn về chi phí thuê văn phòng trong quá trình thuê, không bị hớ phải tiêu tốn tiền của.
Có nhiều phương pháp đo diện tích khác nhau. Bạn cũng cần chốt với chủ cho thuê là con số diện tích mà bên chủ cho thuê đưa ra tính theo phương pháp nào. Thông thường, tính theo thông thủy giá thuê là $30 thì theo phương pháp đo tim tường chỉ $28 hoặc theo phương pháp diện tích xây dựng là $26.
Ngoài ra, để việc chọn mặt bằng thuê tối ưu giá tiền nhất thì bạn nên dành nhiều thời gian khảo sát trực tiếp, tránh những góc chết – phần diện tích không sử dụng tới để tránh lãng phí chi phí.
Tỷ giá thị trường
Hầu hết các văn phòng tại nhiều quận huyện của các thành phố lớn, chi phí thuê đều được quy đổi sang đơn vị đô la Mỹ USD tuân thủ quy định của Ngân hàng Nhà Nước. Về phía các tòa cho thuê thì dựa theo tỷ giá là căn cứ tăng trưởng bám sát thị trường. Thế nhưng, đây cũng là điều mà nhiều khách thuê nên lưu ý. Cần làm rõ tỷ giá cho thuê tính theo ngân hàng nào để đàm phán có được tỷ giá trung bình trong hợp đồng, hợp lý với tài chính công ty.
Tận dụng mọi ưu đãi của tòa nhà
Một trong những chương trình kéo khách thuê của các tòa nhà là tung ra các chuỗi ưu đãi “sốc” như miễn phí tiền thuê mặt bằng trong 15 ngày – 1 tháng để khách thuê có thời gian ổn định, setup đồ, dọn tới vận hành. Hoặc giảm % tiền thuê mặt bằng trong 3 tháng đầu tiên… Dạo một vòng thị trường có thể thấy ban quản lý các tòa như TNR Tower, Viwaseen, Hàn Việt Tower… đặc biệt là tòa Intracom Riverside ở ngay chân cầu Nhật Tân, có ưu đãi khá lớn. Các bạn nên tìm kiếm các tòa nhà có nhiều ưu đãi, tham khảo để tối ưu chi phí.
Thông tin về đơn xin giảm tiền thuê văn phòng
Khi nào nên gửi đơn xin giảm tiền thuê?
Có rất nhiều trường hợp mà doanh nghiệp nên cân nhắc gửi đơn xin giảm tiền thuê mặt bằng hoạt động của công ty.
- Khi tình hình làm ăn của công ty khó khăn hoặc nguồn thu bị suy giảm bởi tác động chung của nền kinh tế (ví dụ dịch bệnh, khủng hoảng tài chính…) khiến cho việc phải chi trả khoản tiền thuê đã thống nhất trong hợp đồng trở thành gánh nặng.
- Khi sau một thời gian sử dụng mặt bằng, công ty cảm thấy chất lượng mặt bằng không đúng như lời giới thiệu, không tương xứng với giá thuê đã thống nhất, cần đàm phán giảm mức giá để giá phù hợp hơn với chất lượng.
- Khi chủ đầu tư đột ngột tăng tiền thuê mặt bằng lên quá cao hoặc khi mức giá điều chỉnh theo tỉ giá ngân hàng, theo biến động thị trường quá cao, doanh nghiệp có thể gửi đơn đề xuất giảm giá.
Đừng vội vàng chuyển văn phòng trong khi chưa đàm phán với chủ cho thuê vì sợ chủ cho thuê không đồng ý. Tâm lý chung của chủ cho thuê là luôn muốn lấp đầy mặt bằng, không muốn trống mặt bằng. Hơn nữa, xét cho cùng, khi thuê văn phòng mới, doanh nghiệp cũng chịu nhiều thiệt hại về tốn thời gian tìm kiếm chỗ mới và tốn thời gian vận chuyển đồ; tốn chi phí khi phải mua sắm, sửa chữa nhiều nội thất thiết bị.
Nội dung của đơn xin giảm tiền thuê văn phòng
Dưới đây là những nội dung nhất định phải có trong đơn xin giảm tiền thuê mặt bằng làm việc của các công ty.
- Phần mở đầu: Nêu lý do gửi đơn, tóm tắt mục đích viết đơn
- Phần nội dung: Nêu đề xuất mức giá muốn giảm, nêu quan điểm, thái độ của mình tới chủ tòa nhà. Không quên bày tỏ sự cảm kích nếu đơn được chấp thuận.
Kinh nghiệm để đưa đơn xin giảm tiền thuê văn phòng thành công
Dưới góc độ của chủ tòa nhà, không ai muốn tiền thu về mỗi tháng bị ít đi cả. Thế nên, các doanh nghiệp đi thuê mặt bằng nên khéo léo và dựa vào tình hình thực tế để đàm phán.
Khi đưa ra đề xuất giảm giá, các doanh nghiệp nên trình bày rõ những quan điểm để quản lý tòa nhà nắm rõ. Ví dụ: tình hình khó khăn kinh tế rất khó khăn với thị trường chung và với riêng công ty, so sánh mức giá của tòa nhà với giá thị trường và các tòa nhà khác trong khu vực, phát hiện một số nhược điểm phát sinh trong quá trình làm việc, chất lượng dịch vụ…
Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên khéo léo đưa ra những dự đoán tương lai và tình hình khả quan của doanh nghiệp về tài chính và mong muốn thuê mặt bằng ở tòa nhà lâu dài. Như vậy chủ cho thuê sẽ yên tâm hơn và dễ chấp thuận đơn xin giảm tiền thuê vì thấy mình cũng có lợi ích.
Những thông tin cho các doanh nghiệp về cách làm đơn và gửi đơn xin giảm tiền thuê văn phòng ở trên, hy vọng hữu ích cho các doanh nghiệp. Việc đàm phán để xin giảm giá thuê nếu thuận lợi sẽ giúp các công giảm bớt gánh nặng tài chính, yên tâm phát triển công việc kinh doanh.
