Cách Hạch Toán Cho Thuê Văn Phòng Ra Doanh Thu Chính Xác
Đối với lĩnh vực cho thuê nói chung và cho thuê văn phòng nói riêng, cách hạch toán cho thuê văn phòng là một vấn đề rất được quan tâm. Hạch toán giúp chủ doanh nghiệp dễ nắm bắt tình hình hoạt động của công ty. Vậy hạch toán như thế nào để cho ra doanh thu chính xác, tham khảo ngay thông tin bên dưới nhé!
Mục lục
Thuê văn phòng có những yếu tố nào gây ảnh hưởng?
Trước khi thuê văn phòng, doanh nghiệp nên có kế hoạch cụ thể để đảm bảo có được một văn phòng làm việc hoàn hảo theo ý mình nhất.
Một số tiêu chí nên có trong kế hoạch thuê văn phòng của bạn:
- Vị trí văn phòng
- Diện tích cần thuê
- Ngân sách dành cho việc tìm văn phòng cho thuê
- Thời gian dự kiến sẽ chuyển văn phòng làm việc
Trong 4 tiêu chí trên thì tiêu chí ngân sách thường là vấn đề mà chủ doanh nghiệp quan tâm hơn cả. Tính toán ngân sách dành cho việc thuê văn phòng thì bạn cần chú ý đến các khoản chi phí bao gồm: phí cố định và những loại phí khác ngoài giá cho thuê.
Vậy có những khoản phí nào cần phải có kế toán?
Những khoản phí cần kế toán khi thực hiện thuê văn phòng
Để thực hiện nghiệp vụ hạch toán cho thuê văn phòng, bạn cần thống kê lại tất cả những khoản chi phí của doanh nghiệp liên quan đến dịch vụ cho thuê văn phòng làm việc.
Những loại phí thuê văn phòng cần đến kế toán bao gồm:
Chi phí cố định hàng tháng dành cho việc thuê văn phòng
Đây là khoản phí cơ bản mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải chi trả cho việc thuê văn phòng. Chi phí cố định sẽ được thể hiện trên hợp đồng thông quan những khoản phí sau:
- Chi phí dành cho việc thuê văn phòng làm việc: Chi phí thuê văn phòng thường được tính theo giá của 1m2 nhân với tổng số diện tích mà doanh nghiệp muốn thuê. Tùy theo thỏa thuận của 2 bên mà thời hạn thanh toán có thể theo tháng, theo quý hoặc theo năm.
- Phí quản lý: Khoản phí này chính là phí áp dụng cho các dịch vụ tiện ích mà bạn đăng ký sử dụng khi thuê văn phòng, gồm: phí thang máy, phí xây dựng, phí vệ sinh cảnh quan, chăm sóc cây…
- Thuế thuê địa điểm làm việc: Khoản phí này có liên quan trực tiếp đến luật pháp, do đó các doanh nghiệp phải cực kỳ lưu tâm.
- Phí dành cho việc thuê nội thất: Nếu doanh nghiệp của bạn không thuê nội thất thì phần phi này sẽ được bỏ qua. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp của bạn có thuê nội thất của đơn vị cho thuê thì sẽ phát sinh khoản phí này. Trong phần này sẽ có thêm những điều khoản về trách nhiệm bảo quản, trách nhiệm khi nội thất hư hỏng.
Khoản phí chi trả trong một lần
Phí hoàn trả mặt bằng nguyên trạng: Chi phí này sẽ được ghi số kế toán tại thời điểm mặt bằng được bàn giao. Nếu như doanh nghiệp có thay đổi chi tiết nào đó trong quá trình sử dụng thì khi trả mặt bằng, doanh nghiệp phải đưa văn phòng về trạng thái ban đầu. Hạch toán cho thuê văn phòng chi phí trả một lần cần được thực hiện chính xác.
Phí thiết kế nội thất: Các doanh nghiệp phải tự thi công thiết kế khi thuê văn phòng khi thuê diện tích mặt sàn trống. Khoản phí này sẽ được thanh toán 1 lần duy nhất.
Những cách hạch toán cho thuê văn phòng để ra doanh thu chính xác
Với các hình thức thanh toán khác nhau sẽ có những các hạch toán cho thuê văn phòng khác nhau.
Trả trước
Khi thực hiện thanh toán trả trước, doanh nghiệp sẽ tiến hành trả trước toàn bộ chi phí thuê văn phòng. Đồng thời, bạn cần tuân thủ đúng những nguyên tắc ,về thời hạn thuê. Khi kết thúc kỳ hạn thuê, nếu giữa hai bên còn nhu cầu thuê và cho thuê thì sẽ tiếp tục ký một hợp đồng cho thuê mới.
Đối với hạch toán cho thuê văn phòng thanh toán trước, doanh nghiệp phải thực hiện các điều khoản sau: điều khoản nợ TK 331, điều khoản có 111 và 112. Trong trường hợp bạn chưa thể thanh toán toàn bộ chi phí ngay thì bạn có thể sử dụng phương án đặt cọc. Việc đặt cọc cũng cần xuất hóa đơn để đảm bảo quyền lợi của cả 2 bên.
Trả sau
Với hình thức thanh toán chi phí thuê văn phòng này, các doanh nghiệp sẽ trả tiền thuê vào cuối tháng hoặc cuối quý, cuối năm. Đối với những công ty Start up, việc thanh toán trả sau sẽ giảm áp lực đáng kể cho công ty về mặt tài chính. Với hình thức thanh toán này, các doanh nghiệp cho thuê sẽ chỉ xuất hóa đơn vào cuối mỗi kỳ thanh toán. Để thực hiện hạch toán các bạn cần căn cứ vào các điều khoản sau khi hạch toán:
Hạch toán từng tháng thì áp dụng điều khoản Nợ TK 154, 627,641,642…Có TK 355
Khi nhận hóa đơn hoặc thanh toán thì áp dụng các điều khoản của Nợ 335, Có 111, 112 đối với thanh toán và Nợ TK 331 nếu là nhận hóa đơn.
Hạch toán cho thuê văn phòng theo từng tháng là phương pháp được hầu hết các doanh nghiệp lựa chọn. Bởi khi thực hiện thanh toán theo tháng, ngân sách sẽ được chia nhỏ ra thành những khoản khác nhau. Doanh nghiệp sẽ không phải trả một khoản tiền quá lớn dành cho việc thuê văn phòng. Đồng thời, việc hạch toán theo từng tháng sẽ dễ dàng cho kế toán hơn rất nhiều. Tùy vào mục đích thuê, bạn sẽ căn cứ vào các điều khoản Nợ TK 154, 627,641,642…để hạch toán.
>> Có thể bạn quan tâm: Công văn xin giảm tiền thuê văn phòng
