Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Công Ty Và Những Điều Lưu Ý
Dân gian có câu “bút sa gà chết” để nhắc nhở về việc trước khi đồng ý một việc gì đó, ta phải xem xét thật kỹ rồi mới gật đầu, tránh mang lại những hậu quả xấu. Hiện nay có rất nhiều các dịch vụ môi giới cho thuê văn phòng nên việc tìm chọn được một văn phòng tốt đúng nhu cầu cũng không khó. Tuy nhiên, trước khi đặt tay ký kết hợp đồng thuê văn phòng công ty thì chúng ta cần phải xem xét thật kỹ các điều khoản và lợi ích hai bên.
Mục lục
Hợp đồng thuê văn phòng công ty là gì?
Hợp đồng cho thuê văn phòng công ty hay hợp đồng cho thuê nhà là một hình thức cho thuê tài sản. Là sự thỏa thuận giữa bên cho thuê thông và bên thuê về quyền lợi và nghĩa vụ, thông qua văn bản. Thông thường theo quy định thì trong hợp đồng bên cho thuê sẽ bàn giao nhà cho bên thuê theo sự thỏa thuận từ trước. Đồng thời bên thuê cũng sẽ phải trả tiền thuê cho bên cho thuê theo quy định đã ghi trong hợp đồng.
9 điều cần lưu ý khi làm hợp đồng thuê văn phòng công ty
Để có thể đảm bảo quyền lợi cũng như sự hợp tác tốt nhất giữa hai bên thuê và cho thuê, khi làm hợp đồng thuê văn phòng công ty bạn cần lưu ý những điều sau:
1. Xác định người có thẩm quyền thực hiện việc cho thuê
Điều quan trọng nhất khi làm hợp đồng thuê văn phòng công ty chính là xác định đâu là người có thẩm quyền thực hiện việc cho thuê. Người này có thể là chủ sở hữu tự thực hiện hoặc cũng có thể thông qua người đại diện ủy quyền. Tuy nhiên, khi thông qua người đại diện thì người đại diện cần phải có cơ sở xác định thẩm quyền.
2. Xem xét kỹ các chi tiết trong hợp đồng thuê văn phòng công ty
Đây là một việc mà dường như là điều nghiễm nhiên phải làm trước khi ký bất kỳ một biên bản hay hợp đồng nào. Tuy nhiên, có một số doanh nghiệp chủ quan chỉ xem qua các điều khoản dẫn đến các rủi ro khó lường. Cách tốt nhất là bạn nên thuê một luật sư đại diện chuyên về lĩnh vực này để họ có thể kiểm tra và đưa ra được các yêu sách có lợi nhất. Mặc dù việc thuê luật sư cũng cần đến một khoản chi phí nhất định nhưng nó giúp cho hợp đồng thuê văn phòng của bạn được chính xác tránh những rắc rối sau này.
3. Xác định đối tượng cho thuê, mục đích và diện tích thuê
Điểm thứ ba cần lưu ý khi làm hợp đồng cho thuê văn phòng công ty là xác định được đối tượng cho thuê cụ thể là gì, nơi thuê ở đâu, vị trí cần cần thuê, diện tích khu vực thuê là bao nhiêu và mục đích thuê văn phòng dùng để làm gì? Mục đích thường là làm địa điểm để kinh doanh hay làm trụ sở công ty…
Thông thường, các văn phòng cho thuê cần được chủ thuê đưa ra mức giá thuê tính theo diện tích m2. Theo đó, các sàn văn phòng cho thuê đều được phân chia theo diện tích mẫu, tuy nhiên, bạn có thể thương lượng với chủ thuê để có thể chia nhỏ theo nhu cầu sử dụng của bạn.
Ngoài ra, bạn cần chú ý đến diện tích sàn công cộng khi thuê những sàn văn phòng có diện tích lớn. Khi đó bạn phải chi trả cả những chi phí cho phần diện tích đó. Để tiết kiệm chi phí, bạn có thể thuê phần diện tích nhỏ hơn với không gian được bố trí hợp lý và giá trị sử dụng cao.
4. Các loại chi phí quy định trong hợp đồng thuê
Các loại chi phí trong hợp đồng thuê văn phòng công ty là yếu tố quan trọng phải được nêu cụ thể trong hợp đồng. Khi thuê văn phòng đơn vị thuê không chỉ phải trả mỗi chi phí thuê mà còn chi trả thêm những chi phí quản lý tòa nhà văn phòng và các chi phí không cố định khác. Như vậy, để tránh những hiểu lầm về mặt tài chính hay tranh cãi về sau thì các loại chi phí trong hợp đồng phải được nên được nêu cụ thể và chi tiết nhất.
5. Thương lượng về mức giá thuê văn phòng
Bạn nên nhớ mức giá cho thuê văn phòng ban đầu chỉ là mức giá “mồi nhử”, bạn hoàn toàn có thể thương lượng để đưa ra một mức giá phù hợp nhất. Một số văn phòng khi chọn được một địa điểm ưng ý thường “xuống tay đưa tiền” luôn sợ vụt mất vị trí đẹp. Tuy nhiên mức giá đó thường cao hơn mức giá thực rất nhiều, bạn hoàn toàn có thể thương lượng thẳng thắn về vấn đề ưu đãi hay giảm giá để nhận được mức giá tốt nhất cho doanh nghiệp của mình.
6. Tính toán về thời hạn thuê
Quy định về thời hạn cho thuê là một điểm quan trọng phải lưu ý trong hợp đồng thuê văn phòng công ty. Để phù hợp và thuận lợi nhất, tránh những nhầm lẫn về thời gian, bên thuê và bên cho thuê cần phải có sự thỏa thuận, thống nhất trong thời hạn thuê nhà và ghi rõ ràng vào hợp đồng.
Thời hạn thuê rất quan trọng vì nếu như bạn thuê dài hạn sẽ có được những ưu đãi nhất định, ngược lại, nếu thuê trong thời gian ngắn hạn bạn sẽ phải thuê với một mức giá cao hơn tuy nhiên nó cũng có một số ưu điểm khi phòng trừ những trường hợp không may phải chuyển đổi văn phòng do làm ăn không tốt.
Bạn cũng nên cân nhắc về tuổi đời thành lập công ty của mình. Với một công ty có tuổi đời từ 2 năm trở lên, đã ổn định về kinh tế thì việc thuê dài hạn giúp giảm chi phí cũng như nhận được những ưu đãi lâu dài. Còn đối với các doanh nghiệp vừa mới thành lập thì cần phải cân nhắc kỹ càng hơn.
7. Điều khoản trong việc tu sửa chữa cũng như bảo trì trang thiết bị văn phòng
Trong thời gian sử dụng văn phòng, có thể sẽ phát sinh các vấn đề liên quan đến bảo dưỡng hay sửa chữa văn phòng. Do đó, trong hợp đồng thuê văn phòng công ty luôn ghi rõ bên nào sẽ chịu trách nhiệm về vấn đề thanh toán? Chi phí được tính cụ thể như nào… Cần có những quy định rõ ràng để tránh đùn đẩy trách nhiệm cho nhau.
Ngoài ra bên thuê và bên cho thuê cũng cần nói rõ sự việc hay vấn đề sửa chữa với ban quản lý tòa nhà để có sự thống nhất, tránh được sự tranh chấp và đền bù sau này.
8. Xác nhận của phòng công chứng
Công việc này là phần đảm bảo quyền lợi của các bên khi tham gia ký kết hợp đồng. Đây là việc được pháp luật đảm bảo quyền lợi và giá trị giữa hai bên. Tuy nhiên phần này không nhất thiết cần phải có mà sẽ tùy thuộc vào các bên tham gia xem xét có muốn công chứng hay không?
Đảm bảo rõ quyền sử dụng trong hợp đồng thuê văn phòng
Đây là vấn đề không mong muốn nhưng nó là điều không thể thiếu trong mọi hợp đồng. Thông thường khi chấm dứt hợp đồng sẽ có nhiều trường hợp như: hết hạn hợp đồng, có các trường hợp bất khả kháng khiến 2 bên phải chấm dứt hợp đồng.
Trong trường hợp bên thuê chấm dứt hợp đồng trước thời gian bởi 1 lý do khác không có trong hợp đồng thì bên thuê cần phải sử dụng công văn thông báo để chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng làm việc. Điều này nhằm tiến hành quy trình giải quyết chi phí cũng như tiền cọc sao cho hợp lý.
Đối với các doanh nghiệp thuê văn phòng với tư cách là một nhà đầu tư thứ cấp thì cần phải thêm điều khoản này vào trong hợp đồng thuê văn phòng làm trụ sở hay bất kì mục đích sử dụng văn phòng nào khác. Theo đó, các thỏa thuận kinh doanh, các dự định sử dụng đối với mặt sàn văn phòng đó cần được đề cập trực tiếp và rõ ràng với chủ đầu tư để tránh những tranh chấp không đáng có về quyền sử dụng văn phòng và giá thuê trong tương lai.
Trên đây là những điều bạn cần lưu ý khi ký kết hợp đồng thuê văn phòng công ty. Hy vọng với những chia sẻ trên, Intracom Riverside sẽ giúp các bạn có thêm sự lựa chọn phù hợp và sáng suốt trước khi đặt tay ký kết hợp đồng. Từ đó bạn có thể yên tâm làm việc và phát triển công ty.
