Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Và Những Điều Cần Biết
Hợp đồng thuê văn phòng là sự ràng buộc giữa bên thuê văn phòng và bên cho thuê. Hợp đồng xác nhận, là cơ sở thanh toán chi phí thuê văn phòng để đảm bảo quyền lợi của các bên. Không phải ai cũng có kinh nghiệm thuê văn phòng và ký kết hợp đồng thuê văn phòng. Trong khi văn phòng có vai trò rất quan trọng trong việc vận hành và đảm bảo sự phát triển của công ty. Vậy khi thuê văn phòng cần chú ý những nội dung nào trên hợp đồng để thuê văn phòng an toàn, hiệu quả, lâu dài và đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp? Intracom Riverside sẽ chia sẻ cho bạn trong bài viết này.
Mục lục
Tại sao nên ký hợp đồng thuê văn phòng?
Hầu hết công ty nào cũng cần có một văn phòng để nhân sự ngồi làm việc, làm nơi giao dịch với đối tác, khách hàng. Về mặt pháp lý, văn phòng đăng ký kinh doanh hay trụ sở văn phòng có ý nghĩa quan trọng với một công ty. Một văn phòng ổn định, chuyên nghiệp góp phần tạo nên tên tuổi, thương hiệu của công ty.
Hợp đồng văn phòng là căn cứ để đảm bảo quyền lợi và quy định trách nhiệm mỗi bên
Hiện nay, thị trường cho thuê văn phòng rất phát triển và vô cùng sôi động. Sức nóng của thị trường tạo ra do sự góp mặt của cả bên cung và cầu, không ngừng gia tăng về số lượng. Nhiều nhà đầu tư nhìn thấy tiềm năng sinh lời. Nhiều doanh nghiệp có nhu cầu tìm văn phòng giá tốt. Chưa bao giờ thị trường văn phòng lại cạnh tranh nhiều tới vậy.
Không khó để chủ doanh nghiệp tìm thấy một nơi cho thuê văn phòng, nhất là tại các thành phố lớn như Hà Nội hay Thành phố Hồ Chí Minh… Khâu cuối cùng của bước thuê văn phòng, sau khi tìm hiểu, khảo sát, thương lượng chính là ký kết hợp đồng. Khâu này quyết định quan trọng tới việc thuê văn phòng có lâu dài và ổn định hay không.
Thế nhưng nhiều người lại chủ quan ở khâu ký kết này, do chưa có kinh nghiệm hoặc do lơ là không nắm rõ được các điều khoản hợp đồng. Thế nên, sau một thời gian thuê văn phòng thì xảy ra tranh chấp, tiền mất tật mang, phải chuyển văn phòng. Tìm hiểu về những lưu ý khi ký kết hợp đồng là điều cần thiết.
4 lưu ý khi ký hợp đồng
Dưới đây tổng hợp 4 lưu ý “sống còn” khi chủ doanh nghiệp đi ký kết hợp đồng thuê văn phòng. Dù bạn thuê lần đầu đi nữa, biết được những điều này, sẽ tự tin hơn khi đặt bút ký.
Hợp đồng thuê văn phòng quy định thời hạn cho thuê rõ ràng
Khi thuê văn phòng thì bên đi thuê có thể thuê từ 1 năm. Tuy nhiên, nếu xác định ưng địa điểm và muốn thuê lâu dài thì nên đề xuất thuê khoảng 2 – 3 năm trở lên. Như thế có thể đàm phán giảm được giá thuê; tránh được tình trạng chủ cho thuê hết hạn hợp đồng không muốn cho thuê nữa; tiết kiệm được chi phí trang trí văn phòng, setup nội thất tốn kém.
Còn nếu bạn chỉ muốn thuê văn phòng có vài tháng thì cân nhắc thuê văn phòng mô hình trọn gói hoặc văn phòng ảo, sẽ hợp lý hơn về kinh tế vì bạn không mất tiền đầu tư chi phí ban đầu vào khoản setup văn phòng. Và khi muốn rời đi, bạn cũng thuận tiện hơn mà không phải ràng buộc thời hạn thuê lâu dài.
Một số thông tin về thời gian thuê cần được cụ thể trong hợp đồng, đó là thời gian mà hợp đồng chính thức có hiệu lực là ngày nào, bắt đầu tính tiền thuê văn phòng từ ngày nào? Thời gian tu sửa mặt bằng, setup nội thất có được miễn giảm tiền thuê không?
Hợp đồng là bằng chứng thống nhất tuyệt đối các điều khoản của hai bên
Chi phí thuê văn phòng và hình thức thanh toán
Trong hợp đồng cần ghi rõ số tiền fix cứng thuê văn phòng hàng tháng là bao nhiêu, có tăng định kỳ hay không và tăng tối đa không qua bao nhiêu %. Ngoài ra, các chi phí phát sinh ngoài tiền thuê văn phòng tiêu chuẩn gồm tiền giữ xe, tiền bảo vệ an ninh, tiền điện nước, tiền vệ sinh… Các khoản tiền dịch vụ này cũng phải được cụ thể hóa ra hợp đồng, theo từng mục hoặc tính theo m2 diện tích.
Ngoài ra, hợp đồng thuê văn phòng cần ghi rõ khoản tiền cọc là bao nhiêu, tránh mập mờ sau này bạn khó lấy lại. Thường thì cọc từ 2 – 3 tháng thuê văn phòng. Với những văn phòng yêu cầu cọc nhiều hơn, bạn cần phải đàm phán, tránh tình trạng “chôn vốn” ở tay chủ cho thuê.
Hợp đồng thuê văn phòng phải quy định rõ trách nhiệm mỗi bên
Ai cũng muốn có lợi về mình nhất khi ký kết hợp đồng, đó là tâm lý chung. Vì thế nên trước khi ký kết hợp đồng, bạn nên tỉnh táo đọc kỹ lại tất cả các điều khoản, không bỏ sót một chi tiết nào.
Thường thì hợp đồng sẽ quy định rất chi tiết và rất nhiều về nghĩa vụ của bên đi thuê mà không chú trọng tới nghĩa vụ của bên cho thuê. Còn quyền lợi thì ngược lại, rất chi tiết ở phía bên cho thuê nhưng lại lơ là bên đi thuê. Bạn phải chắc chắn rằng hợp đồng không bất lợi cho mình, cảm thấy hài lòng và thoải mái rồi mới đặt bút ký. Vì “bút sa gà chết”, giấy trắng mực đen rành rành, bạn ký vào là đồng ý với các điều khoản rồi, sau này khó thương lượng lại.
Công chứng hợp đồng
Nhiều người có tâm lý hợp đồng thuê văn phòng ngắn hạn chủ quan không ký kết bằng văn bản mà chỉ nói mồm suông, hoặc, có ký kết nhưng lại là ký kết giữa hai bên chứ không có dấu công chứng của bên thứ ba có thẩm quyền. Như vậy là sai lầm, ẩn chứa những rủi ro cho doanh nghiệp.
Việc công chứng giúp xác minh quyền sở hữu của bên cho thuê một lần nữa, đồng thời mọi quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên ghi trong hợp đồng được đảm bảo xác nhận. Sau này, nếu không may có tranh chấp nảy sinh thì hợp đồng thuê văn phòng sẽ là bằng chứng rõ ràng để căn cứ phân xử đúng – sai.
Chủ doanh nghiệp luôn muốn thuê văn phòng ổn định, vì thế nên đừng bỏ qua việc ký kết một hợp đồng quy định rõ điều khoản hợp lý với lợi ích của mình
Những nội dung nên và không nên có trong hợp đồng thuê văn phòng
Có rất nhiều chủ doanh nghiệp thường tập trung vào số tiền thuê và không chú ý đến việc họ hưởng những gì với số tiền bỏ ra. Một số tòa nhà đồng ý trả tiền điện và một phần bảo dưỡng khu vực dùng chung. Trong một số hợp đồng cho thuê toàn bộ bao gồm tất cả các chi phí. Nhưng cũng có một số tòa nhà chỉ ký hợp đồng cho thuê còn phí dịch vụ bảo dưỡng, thuế tài sản họ tự chi trả. Trong trường hợp này phí thuê sẽ thấp hơn.
Chủ doanh nghiệp nên cẩn thận với cả những điều kiện không liên quan đến tài chính. Chẳng hạn khi số lượng công việc nhiều không thể giải quyết được trong 8 tiếng hành chính của công ty mà doanh nghiệp có nhu cầu tăng ca sau giờ làm hay những ngày nghỉ. Thì những tiện ích như điền điện, điều hòa doanh nghiệp có được phép sử dụng hay không? Cần tìm hiểu để tránh gây khó khăn khi có nhu cầu làm thêm ngoài giờ.
Dù có kinh nghiệm thuê văn phòng hay chưa thì biết thêm những lưu ý trên đây đều giúp bạn tự tin và chắc chắn hơn khi đặt bút ký. Chúc các bạn tìm được văn phòng phù hợp, có một hợp đồng thuê văn phòng minh bạch đảm bảo quyền lợi để yên tâm phát triển công ty.
=>> Xem thêm bài viết: Tìm Văn Phòng Giá Rẻ Ở Hà Nội, Dễ Hay Khó?
