Kinh Nghiệm Thuê Văn Phòng Ảo Chất Lượng
Văn phòng ảo là hình thức thuê văn phòng được ưa chuộng nhất hiện nay bởi nó giúp giảm thiểu chi phí ban đầu cho doanh nghiệp so với việc thuê văn phòng truyền thống. Chính vì những tiện ích đó, nhu cầu thuê văn phòng ảo của các doanh nghiệp ngày càng tăng cao. Bài viết dưới đây Intracom chia sẻ cùng các bạn kinh nghiệm thuê văn phòng ảo chất lượng, nhất là doanh nghiệp nhỏ, startup.
Mục lục
Văn phòng ảo là như nào?
Văn phòng ảo hay còn gọi là Virtual Office. Đây là một hình thức kết hợp hoàn hảo trong hoạt động vận hành một doanh nghiệp thông qua việc sử dụng một địa chỉ cung cấp làm đại diện văn phòng kinh doanh mà không cần đến diện tích thực tế.
Dịch vụ văn phòng ảo vẫn được trang bị đầy đủ tiện ích của một văn phòng thực tế như: Bộ phận chăm sóc khách hàng, lễ tân, thông tin lên hệ (số điện thoại và số fax, phòng giao dịch, …), phòng họp. Đối với các doanh nghiệp mới thành lập, cần phải tiết kiệm nhiều chi phí để duy trì hoạt động kinh doanh của mình thì đây là một sự lựa chọn tối ưu.
Văn phòng ảo khác gì với văn phòng chia sẻ?
Có nhiều người vẫn hay nhầm lẫn rằng văn phòng ảo là văn phòng chia sẻ. Nhưng ta có thể hiểu đơn giản rằng, văn phòng chia sẻ chính là một dạng văn phòng phục vụ nhu cầu cho nhiều người. Tại đây, các cá nhân hay các đơn vị khác nhau cùng làm việc chung trong một không gian.
Có thể thấy văn phòng ảo hoạt động theo hình thức vĩ mô, bao gồm các dịch vụ như một văn phòng thực tế. Còn văn phòng chia sẻ hoạt động theo hình thức vi mô, chủ yếu phục vụ về mặt không gian, nơi làm việc chung cho các cá nhân có nhu cầu làm việc trong thời gian ngắn hạn.
Đối tượng thuê văn phòng ảo là ai?
Với đặc thù về hình thức của văn phòng ảo thì nó phù hợp với những đối tượng khách hàng sau:
– Các startup, doanh nghiệp mới thành lập chưa có nhiều vốn để thuê một văn phòng chính thức, lâu dài.
– Các chi nhánh của các công ty dùng làm văn phòng giao dịch, đại diện.
– Các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
– Các công ty nước ngoài đang hoạt động và nghiên cứu về thị trường Việt Nam.
– Các chuyên viên tư vấn hay nhóm dự án.
Văn phòng ảo có hợp pháp không?
Nhiều người chưa tìm hiểu hoặc chưa có kinh nghiệm thuê văn phòng ảo thì mới chỉ nhìn cái tên thì có thể sẽ cảm thấy hoang mang và mất lòng tin với dịch vụ này. Tuy nhiên, tên gọi của nó là văn phòng ảo nhưng đây là một địa chỉ thật.
Theo Luật doanh nghiệp định nghĩa thì văn phòng ảo là một tổ chức có trụ sở giao dịch ổn định, có tên và địa chỉ cụ thể, có tài sản và được đăng ký hợp pháp nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh.
Tuy nhiên, trụ sở giao dịch phải thuộc lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ rõ ràng (số nhà, tên xã/phường, tỉnh/thành phố) và phải thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh.
Văn phòng ảo hay văn phòng thật thì đều cần có một đơn vị đại diện về pháp luật, chịu trách nhiệm về các hoạt động kinh doanh hay pháp lý. Do vậy, bạn có thể yên tâm rằng hình thức này đủ điều kiện hoạt động theo luật pháp và đã có quy định mang tính chính thống trong điều luật.
Thuê văn phòng ảo có những lợi ích gì?
Với sự tối ưu, tiện lợi và tính hợp pháp của văn phòng ảo thì nhiều cá nhân hay doanh nghiệp đã có cái nhìn thiện cảm và tin tưởng lựa chọn loại hình dịch vụ này.
- Tiết kiệm chi phí tối đa
Có thể nói đây là một yếu tố mà nhiều đơn vị quan tâm khi quyết định thuê văn phòng ảo. Nó sẽ giải quyết tốt gánh nặng cho doanh nghiệp về cơ sở hạ tầng, cung cấp một môi trường làm việc chuẩn cho nhân viên. Ngoài ra, các thiết bị văn phòng đều được hỗ trợ như: bàn ghế, máy in, máy fax, điện thoại cố định, internet, …
- Các thông tin đều được bảo mật
Tất cả các thông tin người dùng hay các tài liệu của đơn vị cho thuê đều được tuyệt đối bảo mật, và điều này cũng nằm trong điều khoản của Luật doanh nghiệp đưa ra. Do đó, các bạn có thể hoàn toàn yên tâm về tính bảo mật khi thuê văn phòng ảo.
- Địa chỉ rõ ràng, tin cậy
Có một ưu điểm là các văn phòng ảo cho thuê đều tọa lạc tại các trung tâm thành phố, gần mặt đường lớn, cạnh các khu trung tâm với nhiều tiện ích xung quanh. Do đó, khách hàng không chỉ dễ tìm đến công ty mà còn tăng sự uy tín cho doanh nghiệp, thuận lợi cho việc giao dịch giữa đối tác hay khách hàng.
Kinh nghiệm thuê văn phòng ảo chất lượng
Văn phòng ảo chính là dịch vụ cho thuê địa chỉ (không có diện tích thật) để: Làm văn phòng đại diện, văn phòng giao dịch, đặt bảng tên công ty, nơi nhận bưu thư – bưu phẩm,… Khi thuê một văn phòng ảo, doanh nghiệp sẽ được hưởng toàn bộ tiện ích như một văn phòng trọn gói như (địa chỉ ĐKKD, Lễ tân tiếp khách, Sảnh tiếp khách, phòng họp, máy chiếu, máy in, photo, internet,…), cùng rất nhiều tiện ích khác.
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều dịch vụ cho thuê văn phòng ảo. Do vậy, để tìm được một địa chỉ uy tín, chi phí hợp lý cũng không dễ dàng. Hãy tham khảo một vài tiêu chí sau để có thể lựa chọn được một dịch vụ uy tín, đầy đủ tiện ích với một mức giá tốt nhất.
1. Trao đổi mong muốn của bạn với đơn vị tư vấn hoặc chủ đầu tư
Để tiết kiệm thời gian và công sức cho việc tự mình đi tìm văn phòng hãy gọi đến hotline của các bên cho thuê để được hỗ trợ. Hãy nói cho họ biết về mong muốn và những yêu cầu của bạn. Nhà cung cấp dịch vụ sẽ giúp bạn chọn lọc ra những sản phẩm phù hợp nhất cả về giá cho thuê văn phòng. Mọi thông tin cung cấp đều miễn phí, … hỗ trợ nhiệt tình đến khi bạn tìm được văn phòng mong muốn.
Hoặc liên hệ trực tiếp với chủ đầu tư là bên cho thuê. Lợi ích khi chủ đầu tư trực tiếp là bên cho thuê thì bạn sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí khi không phải chi trả cho bên dịch vụ, môi giới.
2. Tham khảo nhiều đơn vị cho thuê văn phòng ảo và so sánh
Đây là việc mà nhiều người thường làm trước khi quyết định lựa chọn thuê một dịch vụ nào đó. Việc tìm hiểu giúp chúng ta so sánh các dịch vụ với nhau và chọn được một địa chỉ tốt, uy tín nhất. Theo đó, các bạn có thể so sánh về giá cả, các dịch vụ tiện ích, vị trí, độ uy tín của thương hiệu hay thậm chí là có thể lên các hội nhóm hay diễn đàn để đọc các review về các địa chỉ mình muốn tham khảo.
3. Kiểm tra không gian và cơ sở vật chất của văn phòng
Vì văn phòng ảo là bộ mặt đại diện cho công ty của bạn sau này, thế nên bạn cần chọn những cơ sở sạch sẽ và chuyên nghiêp. Nếu bạn đang ở gần các văn phòng ảo, đừng ngại đến tham quan để kiểm tra không gian và cơ sở vật chất tại đây xem có vừa ý hay không. Nếu không tiện đến xem trực tiếp thì nên hỏi thông tin và hình ảnh thật của văn phòng để tránh thuê rồi lại không được như mong muốn.
Bạn nên đặc biệt quan tâm đến yếu tố này vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp cũng như chất lượng công việc của bạn. Bạn cần đảm bảo đáp ứng đầy đủ các tiện ích văn phòng cơ bản của một văn phòng thực sự như:
- Số điện thoại riêng
- Dịch vụ văn phòng: In, photo, scan…
- Phòng phỏng vấn
- In danh thiếp
- Quầy nước trà, cafe…
Trước khi tiến hành ký kết hợp đồng phải tham khảo đầy đủ những tiện ích này vì nó mang đến sự tiện nghi trong công việc cũng như góp phần xây dựng lòng tin của khách hàng/đối tác với doanh nghiệp của bạn.
Nếu bạn ngại phải đến xem trực tiếp hoặc chưa biết nên thuê ở đâu thì có thể nhờ nhân viên tư vấn gửi hình ảnh trực tiếp cho bạn. Đây chính là một kinh nghiệm thuê văn phòng mà bạn không thể thiếu.
4. Chọn vị trí – kinh nghiệm thuê văn phòng ảo
Một địa điểm đẹp khi nó nằm tại trục đường chính hoặc trong mặt phố, tuy nhiên nó cũng có nhược điểm là mật độ giao thông cao, dễ kẹt xe, chi phí đắt hơn so với các địa điểm khác. Do vậy, các bạn cũng cần cân nhắc về chi phí khi thuê dịch vụ này.
Đối với cá nhân hay doanh nghiệp có chi phí eo hẹp thì cũng không nhất thiết phải chọn ở các vị trí tại các trục đường chính, bạn chỉ cần lựa chọn nơi có vị trí giao thông thuận tiện, lượng người qua lại vừa phải, không gian làm việc thoải mái sáng tạo là được.
5. Kiểm tra kinh nghiệm của đội ngũ lễ tân
Một dịch vụ văn phòng ảo tốt là dịch vụ có đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản và chuyên nghiệp. Họ sẽ là người thay mặt bạn trả lời điện thoại, chào đón khách hàng của bạn vì bạn không có mặt tại văn phòng. Cách kiểm tra thông thường nhất là xem xét trình độ chuyên môn của nhân viên hoặc trao đổi để có thêm thông tin cần thiết.
6. Kiểm tra các chính sách sử dụng phòng họp và chuyển tiếp thư từ
Hãy nhớ rằng “văn phòng ảo là dịch vụ đăng ký địa chỉ kinh doanh, tiếp nhận và chuyển tiếp thư từ bưu phẩm giúp khách hàng vận hành doanh nghiệp từ xa”. Nên khi xem xét thuê một dịch vụ văn phòng ảo, bạn cần kiểm tra chính sách sử dụng phòng họp và quy trình vận chuyển thư từ, bưu phẩm của họ để nhận thông tin kịp thời. Mỗi dịch vụ văn phòng ảo sẽ có các chính sách khác nhau. Hãy nhớ kiểm tra thật kỹ trước khi quyết định thuê nhé!
Rất nhiều văn phòng ảo hiện nay có những ưu đãi rất lớn dành cho hàng. Bạn đừng ngại hỏi nhân viên tư vấn các vấn đề này, nhà cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc.
7. Kiểm tra kỹ các điều khoản trước khi ký hợp đồng và thanh toán
Hãy nhớ phải xem xét kỹ các nội dung trong hợp đồng trước khi ký quyết định hay thanh toán bất kỳ khoản tiền nào. Một số văn phòng sẽ phát sinh những khoản phí bổ sung. Bạn nhớ xem kỹ hợp đồng và hỏi về bất kỳ khoản phí bổ sung nào bạn phải chịu. Bạn cũng có thể thương lượng thanh toán hoặc hủy bỏ khoản phí đó.
8. Hãy kiểm tra đôi bên có cạnh tranh với nhau hay không
Sẽ không vui vẻ gì khi phải cùng nhau ngồi chung với một công ty đối thủ. Nếu bạn và người chủ văn phòng khác đang cùng nhắm tới một đối tượng khách hàng thì chắc rằng cả 2 sẽ ở trong tình huống khó xử khi không thể bàn luận về kế hoạch của mình ngay trong văn phòng. Do đó, đây là một kinh nghiệm thuê văn phòng ảo xương máu mà các doanh nghiệp đi trước chia sẻ.
9. Đánh giá về tiện ích
Mỗi doanh nghiệp thì có những yêu cầu khác nhau về tiện ích, tuy nhiên nó cần phải bao gồm một số trang thiết bị cơ bản phục vụ cho việc giao dịch của doanh nghiệp như: Dịch vụ chăm sóc khách hàng, lễ tân, các thiết bị máy in, máy fax, điện thoại cố định, phòng họp, … Việc đánh giá các tiện ích khi lựa chọn dịch vụ giúp bạn chọn được một địa điểm phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng.
10. Kiểm tra chi tiết giá cả và dịch vụ đi kèm
Điều này là vô cùng quan trọng. Sẽ thật không hay nếu như quyết định thuê rồi mà bạn lại phát hiện ra giá thuê văn phòng ảo chưa bao gồm dịch vụ lễ tân,… và bạn phải trả thêm phí cho việc thuê này hoặc một vài phụ phí nào đó.
Đây là một trong những việc cần lưu ý khi quyết định xuống tiền thuê bất kỳ một đơn vị nào đó. Theo đó, các bạn cần xác định mức tài chính của mình phù hợp với dịch vụ nào và cần thỏa thuận rõ về giá cả. Việc so sánh các đơn vị cho thuê trong bước trên sẽ giúp bạn đưa ra được quyết định thích hợp nhất.
Nếu đang có ý định hoặc đang tìm cho doanh nghiệp của mình một văn phòng với giá thuê văn phòng ảo hợp lý và có dịch vụ tốt thì đừng chần chờ mà hãy liên hệ với bên cho thuê để nhận được tư vấn tốt nhất nhé!
Intracom Riverside cho thuê văn phòng ảo chất lượng, uy tín
Tòa tháp A Intracom Riverside tọa lạc tại Vĩnh Ngọc, Đông Anh, Hà Nội. Intracom Riverside nằm ngay điểm nút giao thông giao thoa giữa các tuyến đường quan trọng của thành phố. Gần con sông Hồng – đây chính là nơi chiếm vị trí ưu thế cao. Với quy mô 39 tầng nổi, 1 tầng hầm.
Tòa nhà là nơi để đặt văn phòng ảo cho các doanh nghiệp, rất phù hợp với các Startup, các doanh nghiệp muốn đặt địa chỉ đăng ký kinh doanh, văn phòng đại diện. Trong đó, có tích hợp nhiều tiện ích, trang thiết bị văn phòng chất lượng, hiện đại.
Nếu bạn có nhu cầu thuê địa điểm đặt văn phòng ảo, hãy liên hệ hotline: 0358.565.565
Trên đây là những chia sẻ về kinh nghiệm thuê văn phòng ảo chuyên nghiệp và hiệu quả dành cho các cá nhân hay doanh nghiệp còn băn khoăn về độ tin cậy của loại hình này. Hi vọng với những chia sẻ trên, các bạn đã hiểu rõ về dịch vụ này và có thể lựa chọn được cho mình một địa chỉ uy tín, phù hợp.
