Kinh nghiệm thuê văn phòng ảo hiệu quả

Hiện nay, văn phòng ảo đang là loại hình dịch vụ được nhiều doanh nghiệp lựa chọn bởi sở hữu nhiều tiện ích cũng như giúp tiết kiệm chi phí hơn so với các dịch vụ văn phòng khác. Nếu những ai còn băn khoăn không biết nên thuê văn phòng ảo uy tín ở đâu, kinh nghiệm thuê văn phòng ảo ra sao thì hãy tham khảo ngay bài viết sau đây.

thue-van-phong-ao

1. Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo hay còn gọi là Virtual Office. Đây là một hình thức kết hợp hoàn hảo trong hoạt động vận hành một doanh nghiệp thông qua việc sử dụng một địa chỉ cung cấp làm đại diện văn phòng kinh doanh mà không cần đến diện tích thực tế.

Dịch vụ văn phòng ảo vẫn được trang bị đầy đủ tiện ích của một văn phòng thực tế như: Bộ phận chăm sóc khách hàng, lễ tân, thông tin lên hệ (số điện thoại và số fax, phòng giao dịch, …), phòng họp. Đối với các doanh nghiệp mới thành lập, cần phải tiết kiệm nhiều chi phí để duy trì hoạt động kinh doanh của mình thì đây là một sự lựa chọn tối ưu.

2. Văn phòng ảo khác gì với văn phòng chia sẻ?

Có nhiều người vẫn hay nhầm lẫn rằng văn phòng ảo là văn phòng chia sẻ. Nhưng ta có thể hiểu đơn giản rằng, văn phòng chia sẻ chính là một dạng văn phòng phục vụ nhu cầu cho nhiều người. Tại đây, các cá nhân hay các đơn vị khác nhau cùng làm việc chung trong một không gian.

Có thể thấy văn phòng ảo hoạt động theo hình thức vĩ mô, bao gồm các dịch vụ như một văn phòng thực tế. Còn văn phòng chia sẻ hoạt động theo hình thức vi mô, chủ yếu phục vụ về mặt không gian, nơi làm việc chung cho các cá nhân có nhu cầu làm việc trong thời gian ngắn hạn.

3. Đối tượng thuê văn phòng ảo là ai?

Với đặc thù về hình thức của văn phòng ảo thì nó phù hợp với những đối tượng khách hàng sau:

–  Các startup, doanh nghiệp mới thành lập chưa có nhiều vốn để thuê một văn phòng chính thức, lâu dài.

–   Các chi nhánh của các công ty dùng làm văn phòng giao dịch, đại diện.

–   Các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

–   Các công ty nước ngoài đang hoạt động và nghiên cứu về thị trường Việt Nam.

–   Các chuyên viên tư vấn hay nhóm dự án.

4. Văn phòng ảo có hợp pháp không?

Nhiều người chưa tìm hiểu về văn phòng ảo hay mới chỉ nhìn cái tên thì có thể sẽ cảm thấy hoang mang và mất lòng tin với dịch vụ này. Tuy nhiên, tên gọi của nó là văn phòng ảo nhưng đây là một địa chỉ thật.

Theo Luật doanh nghiệp định nghĩa thì văn phòng ảo là một tổ chức có trụ sở giao dịch ổn định, có tên và địa chỉ cụ thể, có tài sản và được đăng ký hợp pháp nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh.

Tuy nhiên, trụ sở giao dịch phải thuộc lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ rõ ràng (số nhà, tên xã/phường, tỉnh/thành phố) và phải thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Văn phòng ảo hay văn phòng thật thì đều cần có một đơn vị đại diện về pháp luật, chịu trách nhiệm về các hoạt động kinh doanh hay pháp lý. Do vậy, bạn có thể yên tâm rằng hình thức này đủ điều kiện hoạt động theo luật pháp và đã có quy định mang tính chính thống trong điều luật.

thue-van-phong

5. Thuê văn phòng ảo có những lợi ích gì?

Với sự tối ưu, tiện lợi và tính hợp pháp của văn phòng ảo thì nhiều cá nhân hay doanh nghiệp đã có cái nhìn thiện cảm và tin tưởng lựa chọn loại hình dịch vụ này.

  • Tiết kiệm chi phí tối đa

Có thể nói đây là một yếu tố mà nhiều đơn vị quan tâm khi quyết định thuê văn phòng ảo. Nó sẽ giải quyết tốt gánh nặng cho doanh nghiệp về cơ sở hạ tầng, cung cấp một môi trường làm việc chuẩn cho nhân viên. Ngoài ra, các thiết bị văn phòng đều được hỗ trợ như: bàn ghế, máy in, máy fax, điện thoại cố định, internet, …

  • Các thông tin đều được bảo mật

Tất cả các thông tin người dùng hay các tài liệu của đơn vị cho thuê đều được tuyệt đối bảo mật, và điều này cũng nằm trong điều khoản của Luật doanh nghiệp đưa ra. Do đó, các bạn có thể hoàn toàn yên tâm về tính bảo mật khi thuê văn phòng ảo.

  • Địa chỉ rõ ràng, tin cậy

Có một ưu điểm là các văn phòng ảo cho thuê đều tọa lạc tại các trung tâm thành phố, gần mặt đường lớn, cạnh các khu trung tâm với nhiều tiện ích xung quanh. Do đó, khách hàng không chỉ dễ tìm đến công ty mà còn tăng sự uy tín cho doanh nghiệp, thuận lợi cho việc giao dịch giữa đối tác hay khách hàng.

6. Kinh nghiệm thuê văn phòng ảo hiệu quả

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều dịch vụ cho thuê văn phòng ảo. Do vậy, để tìm được một địa chỉ uy tín, chi phí hợp lý cũng không dễ dàng. Hãy tham khảo một vài tiêu chí sau để có thể lựa chọn được một dịch vụ uy tín, đầy đủ tiện ích với một mức giá tốt nhất.

thue-van-phong

6.1. Tham khảo nhiều đơn vị cho thuê văn phòng ảo và so sánh

Đây là việc mà nhiều người thường làm trước khi quyết định lựa chọn thuê một dịch vụ nào đó. Việc tìm hiểu giúp chúng ta so sánh các dịch vụ với nhau và chọn được một địa chỉ tốt, uy tín nhất. Theo đó, các bạn có thể so sánh về giá cả, các dịch vụ tiện ích, vị trí, độ uy tín của thương hiệu hay thậm chí là có thể lên các hội nhóm hay diễn đàn để đọc các review về các địa chỉ mình muốn tham khảo.

6.2. Chọn vị trí thuê

Một địa điểm đẹp khi nó nằm tại trục đường chính hoặc trong mặt phố, tuy nhiên nó cũng có nhược điểm là mật độ giao thông cao, dễ kẹt xe, chi phí đắt hơn so với các địa điểm khác. Do vậy, các bạn cũng cần cân nhắc về chi phí khi thuê dịch vụ này.

Đối với cá nhân hay doanh nghiệp có chi phí eo hẹp thì cũng không nhất thiết phải chọn ở các vị trí tại các trục đường chính, bạn chỉ cần lựa chọn nơi có vị trí giao thông thuận tiện, lượng người qua lại vừa phải, không gian làm việc thoải mái sáng tạo là được.

6.3. Đánh giá về tiện ích

Mỗi doanh nghiệp thì có những yêu cầu khác nhau về tiện ích, tuy nhiên nó cần phải bao gồm một số trang thiết bị cơ bản phục vụ cho việc giao dịch của doanh nghiệp như: Dịch vụ chăm sóc khách hàng, lễ tân, các thiết bị máy in, máy fax, điện thoại cố định, phòng họp, … Việc đánh giá các tiện ích khi lựa chọn dịch vụ giúp bạn chọn được một địa điểm phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng.

6.4. Giá thuê văn phòng ảo

Đây là một trong những việc cần lưu ý khi quyết định xuống tiền thuê bất kỳ một đơn vị nào đó. Theo đó, các bạn cần xác định mức tài chính của mình phù hợp với dịch vụ nào và cần thỏa thuận rõ về giá cả.

Việc so sánh các đơn vị cho thuê trong bước trên sẽ giúp bạn đưa ra được quyết định thích hợp nhất.

6.5. Hợp đồng thuê

Cần đọc kỹ hợp đồng giữa bên cho thuê và lợi ích giữa hai bên tránh gặp các sự cố sau này. Xem xét kỹ về các điều khoản, cam kết, mức chi phí thuê cần được thể hiện rõ ràng trên văn bản có công chứng và ký kết.

*Xem thêm: [Tổng hợp] kinh nghiệm thuê văn phòng từ A đến Z

*Xem thêm:  6 điều cần lưu ý khi ký hợp đồng thuê văn phòng

Trên đây là những chia sẻ về kinh nghiệm thuê văn phòng ảo chuyên nghiệp và hiệu quả dành cho các cá nhân hay doanh nghiệp còn băn khoăn về độ tin cậy của loại hình này. Hy vọng với những chia sẻ trên, các bạn đã hiểu rõ về dịch vụ này và có thể lựa chọn được cho mình một địa chỉ uy tín, phù hợp.

Để không bỏ lỡ cơ hội thuê văn phòng chất lượng tại Intracom Riverside, hãy nhanh tay gọi đến hotline: 0358.565.565

Hoặc liên hệ websitewww.intracom-riverside.vn và Gmail: intracomriverside.in8@gmail.com để được đội ngũ nhân viên tư vấn cụ thể.

Bình luận

*