Thông Tin Về Thời Điểm Xuất Hóa Đơn Cho Thuê Văn Phòng
Điều quan trọng với các doanh nghiệp khi mới thành lập, ngoài việc có một văn phòng tốt về giá và chất lượng thì còn phải xuất các loại hóa đơn cho thuê văn phòng. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ về thời điểm xuất hóa đơn cho thuê văn phòng và các thông tin liên quan.
Mục lục
Tìm hiểu về thời điểm xuất hóa đơn cho thuê văn phòng
Có hai loại hóa đơn cần phải xuất khi cho thuê mặt bằng làm công ty. Cần nắm được khái niệm và thời điểm xuất các loại hóa đơn.
Hóa đơn Giá trị gia tăng (GTGT)
Hóa đơn GTGT còn gọi là hóa đơn VAT, là loại hóa đơn chính thống và chính thức do Bộ Tài Chính Việt Nam ban hành áp dụng. Hóa đơn này dành cho các tổ chức và cá nhân, đặc biệt dùng cho các doanh nghiệp trong kê khai và tính thuế theo phương pháp khấu trừ ở các hoạt động kinh doanh, dịch vụ mua bán và hoạt động vận tải nội địa . Theo quy định thì hóa đơn VAT sẽ ghi rõ các mục như:
- Tên, địa chỉ
- Mã số thuế của người bán/người mua; người cho thuê/người thuê(nếu có)
- Danh mục hàng hóa dịch vụ
- Ngày thực hiện giao dịch
- Tổng giá trị hàng hóa dịch vụ
- Giá trị tính thuế VAT
- Thuế suất VAT và giá trị thuế VAT
Theo cách gọi phổ biến thì hóa đơn VAT còn được coi là hóa đơn đỏ. Cái tên này xuất phát từ màu sắc của hóa đơn. Liên hóa đơn giao cho khách hàng thường có màu đỏ hoặc hồng. Những người làm phụ trách xuất hóa đơn cho thuê văn phòng không thể bỏ qua việc tìm hiểu về hóa đơn VAT này.
Hoá đơn bán hàng
Ngoài hóa đơn VAT thì hoá đơn bán hàng cũng có vai trò quan trọng. Đây là một văn bản yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê cụ thể từng mục chi tiết.
Thời điểm xuất hóa đơn cho thuê văn phòng
Hóa đơn bán hàng thường do bên bán phát hành. Với hóa đơn cho thuê văn phòng thì sẽ do bên cho thuê xuất. Thời điểm xuất hóa đơn là sau khi bên doanh nghiệp đi thuê thanh toán tiền cọc hoặc tiền thuê theo hợp đồng, bên cho thuê sẽ xác nhận vào hóa đơn, ví dụ như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Lúc này, hóa đơn bán hàng này tích hợp tác dụng giống như biên lai hay giấy biên nhận thanh toán.
Với hóa đơn VAT thì thời điểm xuất hóa đơn như sau:
- Đối với hoạt động bán hàng hóa: Hóa đơn GTGT được viết khi chuyển giao quyền sử dụng hàng hóa.
- Đối với hoạt động cung ứng dịch vụ: Có thể viết hóa đơn GTGT khi hoàn thành việc cung ứng dịch vụ hoặc khi thu tiền (trong trường hợp thu được tiền trước).
Các tính chất của một hóa đơn
Tính hợp pháp
Tính hợp pháp hiểu một cách đơn giản nhất thì phải tuân theo các quy định của Pháp luật ban hành và hiện hành. Về nguồn gốc, form hóa đơn phải do Bộ Tài chính ban hành. Hoặc hóa đơn do Doanh nghiệp tự in theo quy định của Chính phủ và Bộ Tài chính. Mọi quy định về in ấn, phát hành, quản lý và sử dụng hoá đơn tuyệt đối tuân thủ. Không chấp nhận các hoá đơn giả mạo hay hoá đơn tự tạo của Doanh nghiệp nhưng chưa thông báo phát hành…
Tất cả những hóa đơn không đảm bảo tính hợp pháp sẽ không có sự công nhận của Pháp luật, vô nghĩa. Người hoạt động trong mảng cho thuê văn phòng cần lưu ý về tính hợp pháp này, không chỉ với hóa đơn mà với mọi giấy tờ chứng từ.
Tính hợp lý
Ngoài việc tuân thủ đúng thời điểm xuất hóa đơn cho thuê văn phòng hay quan tâm tới tính hợp pháp của hóa đơn, doanh nghiệp cần quan tâm tới tính hợp lý. Tất cả nội dung của hàng hóa, dịch vụ, số tiền… liên quan tới việc cho thuê văn phòng cần phải cụ thể hóa trong hóa đơn. Đặc biệt, cần phải tương ứng với hoạt động sản xuất kinh doanh của các công ty, có thể chứng minh, giải trình được hợp lý. Công ty kinh doanh lĩnh vực bất động sản thì hóa đơn cũng phải phù hợp với mảng đã đăng ký kinh doanh. Mục đích của các hóa đơn là phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Tính hợp lệ
Tính hợp lệ rất quan trọng với các loại hóa đơn, nhất là hóa đơn cho thuê văn phòng. Có những nguyên tắc, quy định bất di bất dịch về cách lập, cách ghi các thông tin trên hóa đơn.
Cần tránh một số lỗi phổ biến mà các doanh nghiệp hay mắc phải khi lập hóa đơn như sau:
- Tùy tiện sử dụng mực trên hóa đơn là các loại mực phai, mực bút chì hay mực đỏ.
- Điền hoặc in sai thông tin ngày tháng hóa đơn, tên doanh nghiệp, mã số thuế công ty, địa chỉ công ty.
- Các thông tin như số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế … có sự sai lệch so với thực tế, nhất là những con số tiền nong.
- Thiếu hoặc nhầm tên, chữ ký người bán/người mua hoặc người cho thuê/người thuê trong hóa đơn.
- Hóa đơn không có dấu của đơn vị chủ cho thuê/đơn vị bán.
Trên đây là những thông tin xoay quanh các hóa đơn cho thuê văn phòng. Ngoài việc hiểu rõ khái niệm, tính chất hóa đơn, các bạn cần nằm lòng thời điểm xuất hóa đơn cho thuê văn phòng. Đảm bảo được những điều đó, bạn sẽ có việc giao dịch thuận lợi, sở hữu hóa đơn đúng chức năng, hợp pháp, hợp lệ và hợp lý.
