Thuê Văn Phòng Chung Cần Những Kinh Nghiệm Nào?
Trong một vài năm trở đây, với sự phát triển lớn mạnh của phong trào startup việc thuê văn phòng chung đã được quan tâm tìm kiếm và sử dụng ở Việt Nam. Tuy nhiên vì được đánh giá là hình thức văn phòng kiểu mới nên các cá nhân hay các doanh nghiệp thường lúng túng trong khi tìm kiếm địa chỉ và hình thức văn phòng phù hợp. Dưới đây là những kinh nghiệm và lưu ý khi thuê văn phòng chung.
Mục lục
Thuê văn phòng chung là gì?
Văn phòng thuê chung là hình thức cho thuê văn phòng khá phổ biến hiện nay, cụ thể, đây là dịch vụ cho thuê chỗ ngồi, không gian văn phòng làm việc giữa các cá nhân, các doanh nghiệp có quy mô hoạt động nhỏ, các mô hình startup. Hiện nay có hai hình thức cho thuê văn phòng chung đó là văn phòng chia sẻ và co-working space. Hai hình thức này có nhiều điểm khác biệt, tuy nhiên chúng cũng dễ gây hiểu nhầm khiến nhiều người thường mặc định chúng là một.
Văn phòng chia sẻ
Văn phòng chia sẻ là văn phòng được thuê chung bởi các công ty, doanh nghiệp nhỏ, hay mới thành lập, những đơn vị khởi nghiệp cần có một địa chỉ kinh doanh thường có nguồn tài chính chưa hoàn toàn ổn định. Tại văn phòng chia sẻ bạn sẽ làm việc cùng các doanh nghiệp khác, được hưởng đầy đủ các dịch vụ của một văn phòng cao cấp, hiện đại như nhân viên lễ tân, phòng khách, phòng họp và đầy đủ các trang thiết bị phục vụ công việc của công ty, doanh nghiệp thuê văn phòng chung tại đó.
Văn phòng co-working space
Trong khi văn phòng chia sẻ được sử dụng nhiều hơn bởi các doanh nghiệp thì văn phòng coworking space lại thường được nhiều cá nhân lựa chọn hơn. Đây là mô hình không gian làm việc chung, gắn kết và chia sẻ, là địa chỉ cung cấp chỗ ngồi làm việc, chỗ ngồi tự do cho các thành viên khi thuê văn phòng chung co-working space. Co-working space sẽ có các dịch vụ đi kèm khác như bếp ăn, dịch vụ lễ tân, phòng họp…
Lợi ích từ việc thuê văn phòng chung
Những lợi ích từ việc thuê văn phòng chung không chỉ đến từ nguồn kinh phí mà còn từ tinh thần và các cơ hội của nó.
- Môi trường làm việc chung từ các văn phòng chia sẻ hay co-working space mang tới cho các doanh nghiệp hay các startup động lực làm việc, giữ tinh thần vững vàng hơn, và nhận được nhiều cơ hội thay đổi và cải thiện bản thân nhờ vào những mối quan hệ mà họ có thể xây dựng được trong môi trường làm việc chung này.
- Đối với môi trường làm việc tại các co-working place bạn sẽ được tận hưởng không gian thoáng đãng, và sạch sẽ, đây là nơi làm việc lý tưởng cho những ai có tinh thần hướng ngoại, ham học hỏi và giao lưu. So với làm việc tại nhà thì làm việc tại văn phòng chung như co-working space mang lại hiệu quả cao hơn.
- Các văn phòng chia sẻ sẽ nhận được dịch vụ như đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp, hệ thống phòng họp, phòng khách chuyên nghiệp không chỉ nâng cao giá trị thương hiệu cho doanh nghiệp của bạn mà còn giúp tiết kiệm một khoản chi phí không hề nhỏ cho việc mua sắm, thiết kế chuẩn bị các thiết bị văn phòng. Các văn phòng chia sẻ thường được đặt tại các địa chỉ tốt, so với các văn phòng thuê riêng, thì việc sử dụng văn phòng chung sẽ là cơ hội để bạn nhận được 1 vị trí đắc địa ngay tại các khu trung tâm mà không cần bỏ ra một khoản tiền quá lớn.
Hạn chế
Khi thuê văn phòng chung sẽ ảnh hưởng tới không gian làm việc riêng của từng người, từng công ty bởi nó không phù hợp với tất cả mọi người. Thuê phòng chia sẻ sẽ phải làm việc theo giờ giấc chung, phù hợp với tất cả công ty tại văn phòng đó, gây nhiều bất tiện với nhân viên.
Mô hình văn phòng này chỉ phù hợp với những văn phòng có quy mô nhỏ, không có yêu cầu quá khắt khe về hình thức, không thích hợp với các công ty, doanh nghiệp có các hoạt động giao dịch trực tiếp, giao dịch khách hàng, hay định hướng phát triển chuyên nghiệp.
Những lưu ý khi thuê văn phòng chung
Giá thuê phòng
Điều quan trọng hàng đầu khi thuê bất kỳ thể loại văn phòng nào, cần xác định được mức giá mà các doanh nghiệp hay các cá nhân cần chi trả để thuê mặt bằng, thuê chỗ ngồi tại văn phòng đó. Thông thường giá thuê các văn phòng chung sẽ thấp hơn rất nhiều so với văn phòng thuê riêng tuy nhiên cũng không vì vậy mà bỏ qua các chi phí dịch vụ khác, các chi phí dịch vụ bao gồm giá thuê văn phòng chung theo tháng, năm hoặc quý, phí dịch vụ, thuế VAT, điện, chi phí gửi xe, phí làm thêm ngoài giờ và một số chi phí khác. Cần nắm rõ các loại chi phí này để cân bằng và đảm bảo không ảnh hưởng quá nhiều đến vấn đề tài chính của bạn.
Nơi gửi xe – vị trí và không gian
Quan sát và nắm bắt vị trí để xe, cần cân nhắc lựa chọn các địa chỉ cho thuê có chỗ để xe rộng rãi, đảm bảo an ninh, đặc biệt nên lựa chọn nơi có chỗ để xe gần nơi bạn làm việc. Nếu vị trí để xe quá xa so với vị trí làm việc, bạn hãy cân nhắc không lựa chọn, tránh những bất tiện không đáng có.
Dịch vụ vệ sinh
Dịch vụ vệ sinh là một khoản đáng lưu tâm, thường những không gian làm việc chung vấn đề vệ sinh sẽ ít được quan tâm hơn. Nếu văn phòng bạn thuê không có dịch vụ vệ sinh bạn nên cân nhắc để đảm bảo không gian làm việc tốt nhất cho cả nhân viên của công ty, doanh nghiệp và đối với khách hàng.
Vị trí và hướng văn phòng
Một trong nhưng yếu tố quan trọng đối với doanh nghiệp đó là phong thủy nơi làm việc. Hãy xem xét thật kỹ hướng chính của văn phòng, cách bố trí sao cho phù hợp với phong thủy. Như vậy doanh nghiệp sẽ kinh doanh suôn sẻ, may mắn và phát lộc.
Vị trí văn phòng chung mà bạn dự định lựa chọn nên là những vị trí dễ tìm, có thể gần các trung tâm. Tuy nhiên còn một yếu tố quan trọng khác đối với các văn phòng đó chính là phong thủy. Bạn có thể cân nhắc lựa chọn hướng cũng như bố trí văn phòng sao cho hợp phong thủy nhất có thể để tránh được những điều không may mắn trong công việc.
Sử dụng văn phòng chung đang là xu hướng được lựa chọn sử dụng trong thời gian gần đây, nếu bạn hay công ty, doanh nghiệp của mình đang cần sử dụng văn phòng chung, hy vọng bài viết này đã mang lại cho bạn những tài liệu tham khảo bổ ích.
Xem thêm: Tìm Nơi Cho Thuê Văn Phòng Coworking Space Hà Nội – Lưu Ý Gì?
