Bạn Đang Quan Tâm Đến Mặt Bằng Văn Phòng Làm Việc, Đừng Bỏ Qua Bài Viết Này
Kinh tế phát triển, thị trường cho thuê mặt bằng văn phòng làm việc sôi động hơn bao giờ hết. Tự xây dựng văn phòng làm việc tốn nhiều chi phí, nhân lực, thời gian. Bởi nhu cầu thì nhiều mà nguồn cung cũng đa dạng. Bạn đang băn khoăn có nên thuê văn phòng hay không, thuê văn phòng kiểu nào, ở đâu và chủ đầu tư nào uy tín? Hãy tham khảo bài viết này của chúng tôi, biết đâu bạn sẽ tìm ra được câu trả lời.
Mục lục
Vai trò của mặt bằng văn phòng làm việc
Văn phòng không chỉ là nơi làm việc của cán bộ, nhân viên trong công ty mà nó còn là bộ mặt của doanh nghiệp. Hiểu được tầm quan trọng của văn phòng, bạn sẽ có câu trả lời cho việc có nên thuê văn phòng cho công ty mình hay không.
– Đối với công ty: Văn phòng là nơi tiếp nhận, truyền đạt thông tin, nơi diễn ra các quy trình hoạt động. Các cấp quản lý sẽ dễ dàng quản lý cũng như hỗ trợ các phòng bạn, đội nhóm hoàn thành nhiệm vụ.
– Ngôi nhà thứ 2 của mỗi nhân viên: Mỗi nhân viên thường sẽ làm việc ít nhất 8 tiếng một ngày tại văn phòng. Do vậy, đây chính là ngôi nhà thứ hai của họ. Văn phòng đẹp hay không đẹp sẽ ảnh hưởng đến khả năng làm việc của các nhân viên. Hiểu được tầm quan trọng của văn phòng, nhiều công ty, tập đoàn lớn đã đầu tư trang trí, setup văn phòng, trở thành nơi làm việc mà các nhân viên mơ ước. Một không gian thoải mái, đầy tính nghệ thuật, các nhân viên của họ sẽ thỏa sức sáng tạo, hoàn thành công việc với hiệu suất cao. Và như vậy, môi trường làm việc thân thiện, gắn kết hình thành, tạo ra một tập thể đoàn kết vì mục tiêu chung.
– Góp phần tạo dựng thương hiệu: Mặt bằng văn phòng làm việc chính là bộ mặt của một công ty, doanh nghiệp. Khi đối tác hay khách hàng đến làm việc, tham quan, văn phòng của công ty bạn chính là điều gây ấn tượng đầu tiên với họ. Nếu văn phòng đẹp, chỉn chu sẽ để lại ấn tượng tốt, giúp khách hàng và đối tác nhớ đến công ty bạn nhiều hơn.
Với những vai trò trên, việc chọn mặt bằng bố trí văn phòng là rất quan trọng. Cùng với đó, cũng nên đầu tư thiết kế, trang trí nội thất văn phòng nhằm tạo ra một hệ thống nhận diện thương hiệu chặt chẽ và xuyên suốt.
Những tiêu chuẩn chọn văn phòng bạn nên biết
Như đã nói ở trên, văn phòng là không gian làm việc, tạo doanh thu của doanh nghiệp. Nơi đây còn là địa điểm để tiếp đón các đối tác, khách hàng. Vì thế, bạn phải lựa chọn mặt bằng văn phòng làm việc thật kỹ lưỡng. Các tiêu chí chọn văn phòng bạn nên lưu tâm, đó là:
– Vị trí văn phòng: Tùy điều kiện tài chính, mục đích dùng văn phòng, mỗi doanh nghiệp sẽ có những lựa chọn về vị trí khác nhau. Hầu hết các công ty đều chọn ở vị trí đẹp, giao thông thuận lợi, ở những nơi giao dịch thuận tiện. Lựa chọn vị trí hợp phong thủy là điều các bạn cần quan tâm. Đây cũng là một yếu tố được coi là hỗ trợ cho việc làm ăn của công ty, doanh nghiệp.
Bạn nên xem xét các tiêu chí: cảnh quan sạch sẽ, phong cảnh đẹp, không khí trong lành, nhiều ánh sáng, giao thông thuận tiện…
– Chi phí thuê mặt bằng: Với doanh nghiệp, chi phí thuê mặt bằng sẽ được tính vào phần chi ra mỗi tháng. Để đảm bảo việc thuê văn phòng không tác động nhiều đến doanh thu, lợi nhuận, bạn cần tính toán kĩ. Chi phí thuê mặt bằng sẽ bao gồm: chi phí thuê tính theo m2; các phí dịch vụ điện, nước, quản lý tòa nhà; phí làm thêm giờ (nếu nhân viên công ty bạn thường xuyên OT)…Thường thì các doanh nghiệp lớn mới sở hữu trụ sở làm việc của riêng mình. Còn phần lớn là đi thuê văn phòng. Các công ty cần tính toán kĩ diện tích sử dụng phù hợp, ở những nơi chi phí vừa phải…mục đích cuối cùng là để kinh doanh hiệu quả.
– Diện tích văn phòng đủ rộng: Diện tích văn phòng sẽ tùy thuộc vào quy mô nhân viên hiện có và khả năng mở rộng phát triển trong tương lai. Nếu thuê văn phòng diện tích rộng thì chi phí sẽ tăng. Tuy nhiên, bạn cũng không nên tiết kiệm bằng việc thu nhỏ văn phòng. Không gian làm việc quá chật sẽ gây ngột ngạt và khó chịu cho nhân viên. Bạn cũng nên dành một khoảng không gian văn phòng để làm lối đi, đặt cây xanh hay đồ trang trí để tạo điểm nhấn cho văn phòng.
– Thủ tục, hợp đồng thuê văn phòng phải hợp pháp: Bạn nhất định phải thuê mặt bằng văn phòng làm việc chính chủ, có hợp đồng công chứng rõ ràng. Điều này đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của bạn khi thuê văn phòng, tránh những rắc rối gặp phải khi chủ nhà thay đổi ý định hay muốn tăng giá. Những thỏa thuận miệng sẽ không có giá trị trong trường hợp này. Do vậy, bạn nên chọn thuê văn phòng từ chủ nhà/chủ đầu tư uy tín, chính sách cho thuê lâu dài, ưu đãi; thủ tục pháp lý đầy đủ.
Cách Thuê Mặt Bằng Văn Phòng Làm Việc Giá Rẻ
Hiện nay, nhu cầu thuê mặt bằng văn phòng làm việc của các chủ doanh nghiệp rất cao. Vậy làm thế nào để thuê được văn phòng giá rẻ, tiết kiệm cho doanh nghiệp nhưng vẫn đảm bảo chất lượng?
Tìm mặt bằng văn phòng làm việc từ nhiều nguồn khác nhau
Sau khi khoanh vùng được khu vực muốn thuê văn phòng, bạn hãy tìm kiếm các văn phòng bằng nhiều cách khác nhau để list ra những văn phòng phù hợp về tài chính và vị trí mong muốn nhất.
Đăng các yêu cầu của văn phòng đang tìm kiếm lên mạng xã hội, nhờ bạn bè giới thiệu, tham gia các hội nhóm để khảo sát giá, xin báo giá. Nếu quen ai có kinh nghiệm bất động sản, hãy hỏi thăm.
Nên tìm văn phòng từ nhiều nguồn khác nhau
Tra cứu google các từ khóa liên quan tới thuê mặt bằng văn phòng làm việc, ngay lập tức, bạn sẽ nhận được nhiều kết quả, hãy truy cập vào các web hoặc diễn đàn khác nhau trong lĩnh vực này để tìm hiểu.
Chạy xe quanh khu vực bạn muốn tìm văn phòng, tìm các tòa văn phòng cho thuê để liên hệ hoặc các biển hiệu cho thuê văn phòng. Cách này người thật việc thật, hơi mất thời gian nhưng cũng giúp bạn nắm được thông tin về thị trường cho thuê văn phòng tại đó, tìm ra những văn phòng giá rẻ nhất.
Đi thực tế, khảo sát kỹ nơi cho thuê văn phòng
Không phải nơi nào cho thuê, thực tế cũng giống quảng cáo. Khi tới thực tế thăm văn phòng, bạn hãy kiểm tra mọi thông tin liên quan để thuê mặt bằng văn phòng, từ diện tích, hạ tầng, an ninh, chi phí…
Quan sát nếu khu cho thuê còn nhiều phòng trống, bạn có thể nắm bắt tâm lý của chủ cho thuê, thương lượng giá thuê xuống thấp xem được không. Đo lại diện tích văn phòng làm việc xem có đúng con số ghi trong mặt bằng không, nếu có sai số, bạn có thể căn cứ vào đó, mặc cả giá thuê văn phòng.
Khảo sát thực tế là bước không thể bỏ qua khi tìm mặt bằng văn phòng
Tính đến các chi phí ẩn ngoài tiền thuê văn phòng cố định mỗi tháng như tiền điện, nước, vệ sinh, tăng ca, giữ xe, bảo vệ… để xem tổng chi phí phải chi trả cho thuê mặt bằng là bao nhiêu. So sánh chi phí tổng của các văn phòng với nhau, vì có nhiều nơi giá chi phí ẩn khá cao, về lâu dài khiến ngân sách công ty áp lực.
Trước khi thuê mặt bằng văn phòng làm việc cần “mặc cả” giá thế nào?
Chủ doanh nghiệp luôn muốn tiết kiệm chi phí tối đa, được khoản nào tốt khoản đó. Vì thế, có thể áp dụng các mẹo “mặc cả” dưới đây với chủ cho thuê để có mức giá thuê rẻ nhất, có lợi cho công ty.
Thời gian thuê mặt bằng văn phòng làm việc
Thông thường, hợp đồng thuê khoảng 6 tháng – 1 năm. Nhưng nếu bạn muốn thuê mặt bằng văn phòng dài hơn, đừng quên thương lượng với chủ cho thuê để giảm giá xuống. Hợp đồng dài hạn thường có điều khoản là giá thuê sẽ cố định trong thời gian đầu, sau đó sẽ tăng theo biến động thị trường. Bạn nên tỉnh táo cài vào điều khoản là nếu tăng sẽ không tăng quá 5 hay 10% giá cũ. Như vậy bạn sẽ có lợi hơn, tránh những xung đột không đáng có sau này về tiền nong.
Kĩ năng đàm phán rất quan trọng để có được những điều khoản có lợi nhất
Giảm tiền thuê văn phòng thời gian đầu
Thời gian mới nhận bàn giao của chủ cho thuê, bạn sẽ phải mất thời gian cải tạo, tu bổ văn phòng hoặc bày trí, sắp xếp. Đây là thời gian công ty chưa làm việc ổn định, bạn có thể lấy lý do này để thương thuyết với người cho thuê, giảm một phần tiền thuê trong tháng đầu, coi như hỗ trợ, “lấy may”. Đa phần người cho thuê sẽ không có lý do để từ chối. Tuy nhiên, hãy thuyết phục khéo léo, tránh trường hợp như là bạn “kể khổ” hay làm khó họ.
Lưu ý với trường hợp muốn cải tạo lại thiết kế của văn phòng, bạn hãy bàn bạc kỹ với chủ của mặt bằng văn phòng cho thuê. Cho thêm ý đó vào điều khoản hợp đồng và quy định ai là người chịu chi phí tu bổ. Tránh trường hợp chủ cho thuê “bắt đền” bạn vì tự ý sửa văn phòng của họ.
Đảm bảo văn phòng có đủ giấy tờ pháp lý và công chứng hợp đồng thuê
Không phải mua, chỉ là thuê thì bạn vẫn nên yêu cầu chủ cho thuê xem các giấy tờ pháp lý của văn phòng. Nhiều trường hợp thuê phải văn phòng đang tranh chấp, kiện cáo khiến làm việc một thời gian dần ổn định thì lại phải chuyển đi, tiền mất tật mang. Hợp đồng mang tới phòng công chứng của tư nhân hoặc UBND các cấp để công chứng, tại đây, các công chứng viên sẽ là bên thứ ba xác nhận quyền sở hữu hợp pháp của chủ nhân mặt bằng. Tất cả những công việc này giúp bạn hạn chế rủi ro về tiền bạc khi thuê văn phòng.
Một số mặt bằng văn phòng làm việc nổi tiếng tại Hà Nội
Hiện nay, các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp thường cho thuê đa dạng các loại hình mặt bằng văn phòng làm việc. Làm việc tại các tháp văn phòng, bạn cũng sẽ được hưởng nhiều tiện ích.
Một số tháp văn phòng bạn có thể tham khảo:
– Quận Cầu Giấy: CMC Tower, Sannam, VPI Tower, Intracom Building….
– Quận Hoàn Kiếm: Hanoi Tourist Tower, Capital Tower, VID Tower…
– Quận Thanh Xuân: Zen Tower, Hapulico Complex, tòa nhà Constrexim 8…
– Huyện Đông Anh: Intracom Riverside…..
Phải nói thêm rằng, mặt bằng văn phòng làm việc ở các quận trung tâm giá thường sẽ đắt. Quỹ đất tại đây cũng hạn hẹp để các tòa văn phòng mới mọc lên. Do vậy, các doanh nghiệp có xu hướng thuê văn phòng ở gần trung tâm, không quá xa, văn phòng đẹp mà giá lại phải chăng. Điều đó lý giải vì sao tháp văn phòng Intracom Riverside được nhiều doanh nghiệp săn đón.
Là tháp văn phòng hạng A hiện đại bậc nhất thủ đô hiện nay, lại ở vị trí đắc địa ngay sát chân cầu Nhật Tân, Intracom Riverside đa dạng các loại hình, diện tích văn phòng cho thuê. Chủ đầu tư có chính sách ưu đãi, thủ tục cho thuê nhanh gọn, minh bạch pháp lý. Lựa chọn Intracom Riverside là lựa chọn văn phòng của tương lai, nơi “an cư” lý tưởng của các doanh nghiệp.
Những chia sẻ trên đây của chúng tôi hy vọng sẽ giúp các bạn lựa chọn được mặt bằng văn phòng làm việc phù hợp với quy mô và tiềm lực của công ty mình, giúp doanh nghiệp làm việc ổn định và phát triển mạnh mẽ.
