Bố Trí Văn Phòng Có Vai Trò Và Các Nguyên Tắc Gì?
Bố trí văn phòng đẹp mắt và hiện đại không chỉ đơn thuần là tạo ra một không gian thẩm mỹ mà còn là việc làm quan trọng mang đến nhiều tác động tích cực cho doanh nghiệp. Không chỉ tạo ra một môi trường ngăn nắp, gọn gàng, tiện nghi mà còn giúp cho các hoạt động tại nơi đây của nhân viên diễn ra một cách hiệu quả hơn. Dù công ty lớn hay nhỏ, khi sắp xếp văn phòng cũng cần lưu ý các nguyên tắc để đảm bảo quá trình làm việc thuận lợi, công việc kinh doanh thuận buồm xuôi gió. Hãy cùng tham khảo những cách bố trí văn phòng đẹp mắt đang là xu hướng hiện nay nhé!
Mục lục
Bố trí văn phòng là gì?
Bố trí văn phòng là công việc tổ chức, sắp xếp các yếu tố trong không gian làm việc (bao gồm bàn, ghế, tủ kệ, đồ trang trí,…) nhằm tạo ra một môi trường làm việc ngăn nắp, hợp lí, nâng cao tính hiệu quả, thoải mái khi làm việc, tạo ra một văn phòng đẹp mắt và thú vị.
Việc bố trí không gian làm việc cũng cần tuân theo những nguyên tắc nhất định để có thể tối ưu không gian, đáp ứng được cả hai yếu tố đó là thẩm mỹ và thuận tiện. Khi bố trí, cần lưu ý đến các yếu tố sau:
Nhu cầu sử dụng: Việc bố trí, sắp xếp văn phòng mục đích cuối cùng vẫn là một nơi để nhân viên làm việc sao cho thoải mái và hiệu quả. Tùy vào nhu cầu sử dụng văn phòng của nhân viên mà chúng ta có những cách bố trí sao cho hợp lý. Ví dụ như khu vực làm việc của nhân viên, chúng ta sắp xếp vị trí gần nhau đảm bảo tính riêng tư của từng cá nhân, nhưng cũng cần phục vụ nhu cầu trao đổi, phối hợp với nhau trong công việc, còn vị trí lãnh đạo cần có tính riêng tư cao hơn, chỗ ngồi cũng cần được bố trí riêng biệt tạo ra tính quan sát tổng thể và vị thế của người đứng đầu.
Đặc điểm công việc: Mỗi một công việc khác nhau lại có những nhu cầu về môi trường làm việc khác nhau. Ví dụ như những công ty công nghệ, marketing môi trường trẻ trung năng động, nên hướng đến môi trường mở, tăng tính sáng tạo, năng động, tăng khả năng tương tác phối hợp. Hay như kế toán thì cần có sự tập trung và tính riêng tư, bảo mật thì cần được bố trí ở những không gian truyền thống hơn….
Mặt bằng sử dụng: Việc bố trí văn phòng tất nhiên sẽ cần dựa trên mặt bằng văn phòng hiện có, cần bố trí một cách hài hòa, vừa vặn với diện tích. Để từ đó đảm bảo tính thẩm mỹ tổng thể và cũng tạo ra được sự thoải mái cho môi trường làm việc.
Một văn phòng thiết kế đẹp và hiện đại sẽ giúp nhân viên làm việc tốt hơn
Vai trò của việc bố trí văn phòng phù hợp
Một văn phòng làm việc được bố trí hiện đại và chuyên nghiệp sẽ giúp cho nhân viên làm việc năng suất, sáng tạo và hiệu quả nhờ tinh thần thoải mái. Xu hướng hiện nay, đề cao vai trò của nhân sự trong công ty, lấy nhân sự làm nòng cốt của sự phát triển.
Nếu các sếp quan tâm tới việc bố trí văn phòng, lấy nhân viên làm trung tâm thì sẽ khơi gợi được sự tin yêu của nhân viên. Giúp nhân viên làm việc hăng say, lao động cống hiến tích cực là điều các doanh nghiệp luôn mong muốn.
Chi phí dành cho việc này thực tế có thể coi là phục vụ công tác truyền thông – marketing cho công ty. Khi đối tác, khách hàng tới văn phòng tham quan, ký kết, giao dịch thì sẽ ấn tượng với sự chuyên nghiệp của văn phòng. Công ty bạn sẽ nâng tầm thương hiệu và uy tín lên nhiều lần trong mắt người khác khi có một văn phòng bố trí hợp lý. Việc chụp ảnh, quay phim tại văn phòng đẹp cũng lan tỏa hình ảnh thương hiệu tốt hơn là một văn phòng bừa bộn với bố trí nhàm chán.
Một số nguyên tắc bố trí văn phòng phổ biến
Có rất nhiều nguyên tắc bố trí văn phòng trên thế giới cũng như ở Việt Nam nhưng phổ biến nhất là 3 nguyên tắc dưới đây, bất cứ văn phòng diện tích nhỏ – lớn, doanh nghiệp lớn – vừa – nhỏ nào cũng có thể áp dụng được.
Nguyên tắc phong thủy
Không phải mê tín nhưng quan niệm phong thủy văn phòng từ xa xưa truyền lại, chúng ta có thể gạn lọc và áp dụng cho phù hợp để gia tăng tâm lý an toàn, thu hút năng lượng tốt và sự may mắn cho công ty. Trong sắp xếp văn phòng, có một số điều cấm kỵ trái phong thủy mà bạn nên tránh đó là: không nên quay lưng lại cửa ra vào hoặc úp mặt vào góc tường; không ngồi chính giữa phòng hoặc ngay chính giữa phía dưới quạt trần, đèn chùm, xà ngang…
Để thu hút tài lộc thì có thể bày trí một số vật phong thủy như bình hút lộc, đá phong thủy vừa để trang trí vừa có ý nghĩa may mắn. Tận dụng ánh sáng tự nhiên để căn phòng được thoáng khí thay vì chỉ đóng cửa và luôn bật đèn. Bố trí cây xanh trong văn phòng để gia tăng thêm sức sống. Cây xanh là biểu tượng của sự sinh sôi, phát triển. Nhìn góc độ khoa học thì việc văn phòng có cây xanh giúp cho nhân viên thư giãn, đỡ căng thẳng khi làm việc.
Nguyên tắc tối ưu diện tích không gian
Văn phòng không chỉ có nhân viên ngồi làm việc, nó còn là nơi lưu trữ hồ sơ, máy móc, thiết bị… và rất nhiều thứ khác liên quan tới công ty. Vì thế nếu không bố trí tối ưu diện tích thì văn phòng dù rộng tới mấy cũng dễ trở nên lộn xộn như cái nhà kho.
Mỗi phòng ban trong công ty có số lượng nhân viên và trang thiết bị khác nhau. Hãy phân bổ diện tích phù hợp cho các phòng ban, tránh chỗ thừa chỗ thiếu bất cập. Đảm bảo có lối đi thuận tiện giữa các phòng ban. Khi sắp xếp văn phòng làm việc được gọn gàng, có dư không gian sẽ giúp nhân viên thoải mái hơn.
Bên cạnh đó, khi công ty gia tăng nhân lực, thay đổi quy mô thì cũng dễ dàng sắp xếp thêm chỗ ngồi cho nhân viên. Tránh tình trạng văn phòng quá chật hẹp và nhân viên phải ngồi chen chúc, khó chịu, làm việc bí bách, giảm năng suất.
Theo tiêu chuẩn chọn văn phòng chung của thị trường văn phòng thì tối thiểu một nhân viên cần 4m2 diện tích để làm việc. Đó là lý do cần phải tối ưu diện tích không gian vì người có thể thêm mãi nhưng diện tích thì không mở ra thêm được, trừ khi bạn chuyển hẳn sang một văn phòng mới.
Tối ưu diện tích văn phòng giúp không gian nhìn khoa học, thoáng và đẹp hơn
Nguyên tắc đơn giản khi bố trí văn phòng
“Cái đơn giản nhất là cái sang trọng nhất” – đây là câu cửa miệng của nhiều doanh nghiệp nước ngoài khi thiết kế văn phòng. Xu hướng này cũng du nhập về Việt Nam, ở các công ty nước ngoài hay công ty trong nước.
Có thể thấy nhiều văn phòng hiện đại bày trí văn phòng theo nguyên tắc này, thể hiện ở sự giản lược các nội thất trang trí, dùng trang thiết bị đúng và đủ đáp ứng nhu cầu, xếp bàn ghế nhân viên thông thoáng, cởi mở, không dùng nhiều vách ngăn. Bố trí văn phòng kiểu này khiến mọi người dễ giao tiếp, kết nối và văn phòng nhìn rộng rãi hơn.
Tại các công ty trẻ, sáng tạo… cũng thường ưu ái nguyên tắc đơn giản khi bố trí văn phòng vì nhân viên thường phải brainstorm nảy ra ý tưởng, phải họp team, trao đổi công việc thường xuyên.
Chưa hết, có một lợi ích mà công ty có được khi áp dụng nguyên tắc này là tiết kiệm được khoản chi phí khá cho việc mua sắm và bày trí rườm rà, không phục vụ nhu cầu thiết yếu của nhân viên.
Xu hướng bố trí văn phòng đẹp mắt, hiện đại theo không gian
Bố trí văn phòng làm việc cho không gian mở
Không gian mở là không gian gần như không bị ngăn bởi các vách ngăn kín tường, tạo ra một môi trường làm việc đầy tính linh hoạt và tương tác, không gian văn phòng mở cũng mang đến sự thông thoáng, thoải mái, rộng rãi.
Vì vậy, việc bố trí văn phòng theo không gian mở cũng cần lưu ý như giản lược bớt vách ngăn phâ chia các khu vực, mang đến sự rộng rãi, thông thoáng cho khu vực làm việc chung. Văn phòng bố trí theo không gian mở sẽ giúp tăng khả năng tương tác giữa các nhân viên, nâng cao tinh thần đội nhóm, từ đó khả năng phối hợp, làm việc tập thể được cải thiện. Tạo ra một môi trường thống nhất và đoàn kết.
Việc bố trí không gian mở cũng mang đến tính linh hoạt trong cấu trúc văn phòng, có thể tái cấu trúc một cách dễ dàng khi cần, tận dụng tốt ánh sáng tự nhiên cũng như tiết kiệm các chi phí về thi công, tu sửa.
Bố trí văn phòng không gian kín
Trái ngược với văn phòng không gian mở, không gian kín (hay không gian đóng) tập trung nhiều hơn vào tính riêng tư của các cá nhân. Khi bố trí không gian kín, cần sử dụng nhiều vách ngăn nhằm tăng tính bảo mật, riêng tư và tập trung cho các cá nhân khi làm việc.
Việc bố trí theo không gian kín sẽ giúp ngăn cách tiếng ồn, tạo ra không gian riêng, tăng thêm khả năng tập trung làm việc. Bên cạnh đó giúp bảo mật thông tin. Tuy vậy, không gian này sẽ khiến các cá nhân làm việc một cách độc lập, cô lập với nhau, việc sử dụng nhiều vách tường ngăn cũng sẽ khiến diện tích sử dụng bị giảm bớt.
Đơn giản đôi khi lại là đẹp và phù hợp nhất với hầu hết diện tích văn phòng
Bố trí văn phòng không gian linh hoạt
Văn phòng không gian linh hoạt hay còn biết đến là văn phòng Hybrid, là xu hướng văn phòng được sắp xếp một cách tự do, chủ động tùy thuộc vào từng nhu cầu làm việc tại chỗ, thay đổi vị trí làm việc một cách linh hoạt, thậm chí là làm việc từ xa của nhân viên.
Kiểu sắp xếp văn phòng này sẽ phát huy tối đa khả năng linh hoạt, tạo cho nhân viên sự thoải mái tối đa, tinh thần sáng tạo. Tiết kiệm chi phí vận hành cũng như diện tích sử dụng mặt bằng truyền thống do dạng văn phòng này khuyến khích người lao động làm việc từ xa.
>> Có thể bạn quan tâm: 8 Loại Cây Phong Thủy Văn Phòng mang lại vượng khí
Không chỉ đáp ứng được phần nhìn, giúp văn phòng thêm đẹp mắt, gọn gàng ngăn nắp, việc bố trí văn phòng còn mang đến ấn tượng tích cực cho đối tác và khách hàng khi họ đặt chân đến văn phòng, giúp tạo ra tinh thần làm việc cho nhân viên, từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất làm việc và đưa doanh nghiệp ngày một phát triển. Một văn phòng đẹp mắt, hiện đại chính là biểu tượng cho sự chuyên nghiệp và sáng tạo của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp củng cố thêm hình ảnh trong mắt cộng đồng.
Xu hướng trang trí văn phòng không ngừng thay đổi theo thời gian với sự phát triển của xã hội và tính thẩm mỹ của con người, tuy vậy, các cách bài trí, bố trí văn phòng vẫn sẽ tuân theo những xu hướng đã kể trên. Bởi cách bố trí này là cách bố trí tối ưu dành cho các văn phòng để có thể sử dụng tốt nhất không gian văn phòng và tối ưu diện tích sử dụng. Sự đầu tư vào một môi trường làm việc chất lượng không chỉ mang đến lợi ích ngắn hạn cho doanh nghiệp mà chính là đang đầu tư vào tương lai của chính doanh nghiệp mình.
