10 NGUYÊN TẮC GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH – BẠN NÊN BIẾT!
Trong kinh doanh, có khi nào bạn gặp một số tình huống giao tiếp khó xử? Intracom Riverside muốn chia sẻ với bạn 10 nguyên tắc ứng xử quan trọng trong kinh doanh. Những nguyên tắc này không chỉ có giá trị tại một nơi cụ thể mà còn mang tính ứng dụng rộng rãi:
Nguyên tắc 1: Luôn giới thiệu tên đầy đủ của bản thân và đồng nghiệp
Khi giới thiệu bản thân trong môi trường kinh doanh, việc sử dụng tên đầy đủ có vai trò quan trọng. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối với người khác. Khi bạn giới thiệu mình, việc nói tên đầy đủ giúp người nghe hiểu rõ hơn về danh tính của bạn, tạo nền tảng để xây dựng mối quan hệ chặt chẽ hơn.
Bạn cũng cần quan tâm đến cách giới thiệu đồng nghiệp, đối tác. Việc trình bày tên đầy đủ của họ biểu thị sự tôn trọng và xác định rõ ràng về danh tính của họ trong môi trường kinh doanh.
Nguyên tắc 2: Tôn trọng sự đa dạng văn hóa
Luôn duy trì tôn trọng và hiểu biết về sự đa dạng văn hóa trong giao tiếp kinh doanh là yếu tố quan trọng. Điều này không chỉ giúp xây dựng một môi trường làm việc hòa hợp mà còn tôn trọng và đánh giá cao những giá trị đa dạng mà mỗi cá nhân mang lại.
Chú trọng vào sự khác biệt văn hóa trong giao tiếp giúp tạo ra cơ hội học hỏi và tăng cường sự hiểu biết đối với những nền văn hóa khác nhau. Từ đó thúc đẩy sự phát triển và hợp tác hiệu quả trong môi trường kinh doanh.
Nguyên tắc 3: Tôn trọng và lắng nghe khách hàng
Khi đề cập đến tôn trọng và lắng nghe khách hàng, điều này không chỉ là về việc nghe và hiểu ý kiến của họ mà còn là về việc tôn trọng và đáp ứng nhu cầu của họ. Tận dụng phản hồi từ khách hàng không chỉ giúp cải thiện sản phẩm/dịch vụ mà còn xây dựng mối quan hệ tin cậy. Sự tôn trọng và lắng nghe này có thể dẫn đến sự hài lòng của khách hàng và tạo điều kiện cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Nguyên tắc 4: Duy trì tính trung thực và sự minh bạch thông tin
Việc duy trì tính trung thực trong mọi giao dịch giúp xây dựng niềm tin và lòng tin cậy từ phía khách hàng và đối tác. Sự minh bạch trong thông tin sản phẩm/dịch vụ cũng như trong mọi tương tác với khách hàng và đối tác tạo nên một môi trường công bằng. Từ đó có thể giúp mọi người tin tưởng vào bạn và doanh nghiệp của bạn.
Nguyên tắc 5: Thể hiện chân thành và không quá lạm dụng “cảm ơn”
Việc biểu thị lòng biết ơn quan trọng, nhưng khi sử dụng cụm từ “cảm ơn” quá nhiều trong một buổi trò chuyện, có thể làm giảm đi hiệu quả của nó. Sự lạm dụng cụm từ này có thể tạo ra cảm giác bất ổn hoặc làm cho người khác cảm thấy bạn luôn cần sự giúp đỡ, khiến hình ảnh cá nhân trở nên yếu đuối.
Trong một buổi nói chuyện bạn chỉ nên nói cảm ơn 1 đến 2 lần. Điều này sẽ làm cho lời cảm ơn của bạn trở nên chân thành và ý nghĩa hơn.
Nguyên tắc 6: Tôn trọng giới tính
Trong các tình huống kinh doanh, việc duy trì sự chuyên nghiệp và không để giới tính ảnh hưởng đến cách bạn đối xử với người khác là rất quan trọng. Ví dụ, bạn không nên kéo ghế cho bất kỳ ai vì hành động có thể sẽ thể hiện sự bất bình đẳng.
Nhìn nhận và đánh giá người khác dựa trên năng lực và phẩm chất chứ không dựa trên giới tính. Điều này giúp xây dựng một môi trường công bằng và chuyên nghiệp. Tôn trọng và quan tâm đến mọi người không phụ thuộc vào giới tính, mà dựa trên sự đồng nhất và tôn trọng với tất cả cá nhân tham gia vào môi trường kinh doanh.
Nguyên tắc 7: Tránh xao nhãng, mất tập trung
Nam và nữ đều có thể thích ngồi bắt chéo chân, nhưng việc này có thể tạo ra sự xao lãng và thậm chí làm mất tập trung trong một cuộc gặp gỡ kinh doanh.
Sự lựa chọn vị trí ngồi cũng có thể gửi đi thông điệp về sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối tác.
Trong môi trường kinh doanh, việc ngồi thẳng và tự tin có thể tạo dựng sự tôn trọng và sự chú ý tới cuộc trò chuyện, thay vì sự chú ý tới vị trí ngồi của bạn.
Nguyên tắc 8: Sử dụng dụng cụ đúng quy cách trên bàn ăn
Thức ăn thường được đặt bên trái đĩa khi bàn ăn được sắp xếp một cách chuẩn mực. Bánh mì, salad và các món ăn khác thường sẽ được đặt ở vị trí này. Tương tự, đồ uống thường được đặt bên phải. Điều này giúp duy trì sự trật tự trong bữa ăn và tạo ra một chuẩn mực đối với cách sắp xếp bàn ăn.
Các dụng cụ ăn cũng tuân theo nguyên tắc tương tự: đĩa được đặt bên trái, trong khi dao và thìa thường ở bên phải. Sự sắp xếp này không chỉ tạo ra sự gọn gàng mà còn góp phần vào sự thuận tiện khi dùng bữa, giúp mọi người dễ dàng truy cập và sử dụng các dụng cụ cần thiết một cách tự nhiên.
Nguyên tắc 9: Cho phép người mời trả tiền
Nếu bạn là người mời, là chủ nhà của buổi ăn, việc trả tiền không nên phụ thuộc vào giới tính. Nếu một khách nam muốn chịu trách nhiệm về việc thanh toán (trong trường hợp bạn là nữ và là người mời), có một số cách để xử lý tình huống này một cách tế nhị.
Ví dụ bạn có thể nói: “Không cần, công ty/đơn vị của chúng ta sẽ chịu trách nhiệm cho bữa ăn này” hoặc có thể trả tiền trước khi rời đi.
Nguyên tắc 10: “Rút lui” khỏi cuộc gặp một cách tinh tế
Khi bạn cần rời khỏi bàn, việc chủ động thông báo cho mọi người là điều quan trọng. Hãy chuẩn bị một “đường thoát” tế nhị để có thể rời đi mà không làm gián đoạn cuộc trò chuyện của họ. Bạn có thể sử dụng các câu như “Rất vui được gặp bạn/anh/chị, xin chào tạm biệt” hoặc “Hẹn gặp lại bạn/anh/chị ở lần gặp sau”.
Ngoài ra, việc xin phép rời bàn để làm những việc như rửa tay, lấy thêm đồ ăn hoặc gặp một người khác trước khi họ rời đi là cách tôn trọng và tạo ra sự thoải mái cho bản thân khi cần rời khỏi cuộc trò chuyện.
Mỗi nguyên tắc này có thể phụ thuộc vào ngữ cảnh cụ thể của ngành hàng và thị trường mà bạn hoạt động, nhưng chúng tạo nên cơ sở vững chắc cho việc xây dựng thương hiệu cá nhân và phát triển một doanh nghiệp thành công.
