Những công việc cụ thể của admin executive là gì?
Một trong số những vị trí mà doanh nghiệp nào cũng cần tuyển dụng đó chính là admin executive. Trong nhiều trường hợp tìm kiếm thông tin tuyển dụng bạn có đọc được những thông tin tuyển dụng ngành nghề, mặc dù cảm thấy chuyên môn của mình có thể đáp ứng được, nhưng vẫn thắc mắc admin excutive là gì và công việc cụ thể của nghề này ra sao? Vậy thì hãy tìm hiểu và giải mã câu trả lời ngay trong bài viết này.
Mục lục
Admin executive là gì?
Trước khi tìm hiểu cụ thể về các công việc của admin executive thì bạn nên hiểu admin executive là gì? công việc này được hiểu là người trợ lý điều hành của giám đốc. Vậy tại sao không gọi công việc này là thư ký? Thực chất, công việc này được đánh giá cao hơn vị trí thư ký rất nhiều vì liên quan đến những nhiệm vụ hành chính, duy trì bảo mật, quản lý doanh nghiệp và nhiều công việc khác nữa.
Như vậy có thể thấy, admin executive không chỉ thực hiện các hoạt động hành chính mà còn trực tiếp tham gia vào công tác quản lý doanh nghiệp. Do vậy, các nhà tuyển dụng đều đưa ra các tiêu chuẩn rất cao để tuyển dụng vị trí này.
Các công việc cụ thể của một admin executive
Tùy theo từng doanh nghiệp, từng môi trường làm việc khác nhau mà công việc cụ thể của một admin executive có thể khác nhau. Một số công việc chính có thể kể đến như:
– Là đầu mối liên lạc giữa khách hàng với giám đốc hoặc giữa khách hàng với nội bộ doanh nghiệp
– Cập nhật và duy trì các nhật ký công việc hằng ngày của giám đốc, sắp xếp các cuộc họp, các chuyến công tác và nhắc nhở về lịch làm việc khi cần thiết
– Kiểm tra các biên bản cuộc họp của công ty
– Quản lý cơ sở dữ liệu
– Quản lý phòng kho hoặc thư viện của công ty
– Quản lý phòng hội nghị truyền hình, máy fax và các thiết bị văn phòng
– Xem xét các tài liệu được gửi đến
– Đào tạo hoặc giám sát nhân viên văn thư
– Quản lý và báo cáo chi phí
Có thể thấy, các công việc mà một admin executive bao gồm cả các công việc của một admin văn phòng và có thêm nhiều công việc khác đòi hỏi chuyên môn, trình độ cao hơn.
Những yêu cầu tuyển dụng mà một admin executive cần phải đáp ứng
Sở hữu mức lương cao cùng nhiều chế độ đãi ngộ hấp dẫn, vị trí admin executive luôn hấp dẫn các bạn trẻ hiện nay. Vậy những yêu cầu mà nhà tuyển dụng đưa ra dành cho vị trí của một admin excecutive là gì?
– Cần phải đáp ứng trình độ chuyên môn: Đây chắc chắn là yêu cầu đầu tiên để tuyển dụng vào vị trí này. Theo đó, các trợ lý điều hành thường sẽ phải tốt nghiệp trình độ đại học trỏ lên. Ngoài ra có thể nhiều doanh nghiệp còn yêu cầu bạn biết thêm các chuyên ngành về hành chính, nhân sự, kinh tế tài chính… Điều này phụ thuộc rất nhiều vào quy mô và ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp.
– Sử dụng thành thạo tin học văn phòng: đây cũng là một trong những yêu cầu quan trọng dành cho các trợ lý điều hành. Kỹ năng này sẽ giúp các ứng viên đảm bảo hoàn thành tốt các công việc quan trọng của mình. Soạn hồ sơ gửi giám đốc, khách hàng hoặc nội bộ doanh nghiệp.
– Khả năng giao tiếp: Chắc chắn một admin executive thành công phải có khả năng giao tiếp tốt, vì tính chất công việc ở vị trí này yêu cầu họ phải là cầu nối trung gian giữa cấp lãnh đạo với các bộ phận khác, với đối tác, khách hàng. Với những doanh nghiệp quy mô lớn, đối tác nước ngoài sẽ yêu cầu thêm admin executive có trình độ ngoại ngữ tốt, sử dụng thành thạo tiếng anh, tiếng trung, tiếng nhật để giao tiếp.
– Đảm bảo tính bảo mật: Nguyên tắc khi trở thành 1 admin executive đó chính là phải đảm bảo sự bí mật, đảm bảo những thông tin tuyệt mật của các văn phòng cấp điều hành và các bộ phận khác.
– Đảm bảo việc quản lý thời gian: Do phải nắm được các lịch trình họp, sự kiện, gặp gỡ đối tác, khách hàng, lên lịch hàng ngày cho ban giám đốc nên một admin executive cần biết tạo và sắp xếp lịch, các kế hoạch phù hợp.
Có thể thấy, nghề admin executive không chỉ yêu cầu khắt khe về các mặt kiến thức chuyên môn, mà còn đòi hỏi nhiều kỹ năng mềm khác như kĩ năng giao tiếp, khả năng sử dụng từ ngữ linh hoạt trong từng câu từng chữ. Đây là một nghề thu nhập cao, cơ hội thăng tiến tốt nên yêu cầu cũng rất khắt khe.
Hiện nay cũng chưa có một trường đại học nào chuyên đào tạo chuyên ngành trợ lý, tuy nhiên đa số các công ty đều đặt yêu cầu giỏi ngoại ngữ, đòi hỏi sự hoạt bát, năng động và khéo léo trong ứng xử.
Với những chia sẻ trên hy vọng đã giúp các bạn hiểu được admin executive là gì và có thêm kiến thức về ngành nghề này để có thể thực hiện theo đuổi đam mê, lựa chọn nghề nghiệp được đúng nhất.
