Admin Officer Là Gì? Những Điều Cần Biết về Vị Trí Này
Khi sử dụng mạng xã hội chúng ta thường hay bắt gặp từ Admin hay còn được gọi là quản trị viên. Vậy Admin Officer là gì? Công việc cụ thể của một Admin Officer là làm gì? Để giải đáp những vướng mắc này, hãy đọc ngay những thông tin hữu ích trong bài viết dưới đây.
Mục lục
Admin Officer là gì?
Có thể hiểu một cách đơn giản, admin officer là quản trị hành chính văn phòng. Thông thường, chức vụ này thường có ở các doanh nghiệp, tổ chức có quy mô để giám sát các trưởng bộ phận và đảm bảo sự hoạt động trơn tru của doanh nghiệp.
Ngoài ra admin văn phòng còn có chức năng giải quyết, xử lý những việc làm nội bộ của công ty như lễ tân, đưa đón và tiếp khách, cung ứng thiết bị, mua sắm văn phòng phẩm…
Nghề Admin văn phòng dễ bắt đầu và khó để tồn tại nếu bạn không chịu update bản thân liên tục bằng trải nghiệm trong nghề và kiến thức chuyên môn. Bởi, nghề này là một lĩnh vực rộng, bao hàm nhiều mảng công việc khác nhau, rất nhiều điều thú vị nhưng cũng nhiều thử thách, mới mẻ mỗi ngày. Do vậy, trước khi quyết định lựa chọn theo đuổi công việc Admin văn phòng, bạn hãy tìm hiểu thật kỹ các công việc và kỹ năng, trình độ chuyên môn cần thiết để bổ trợ cho công việc nhé!
Ngoài ra, làm việc ở vị trí này lâu bạn sẽ có nhiều kinh nghiệm, nếu có tố chất bạn có thể trở thành một Chief Administrative Officer chuyên nghiệp.
Các công việc thường làm của Admin Officer
Tính chất công việc của Admin Officer là quản lý các công việc hàng ngày của một doanh nghiệp, tổ chức do đó, các nhiệm vụ, công việc thường làm của họ có thể kể đến như:
Lễ tân văn phòng: Các admin văn phòng thường có nhiệm vụ trả lời những cuộc điện thoại từ khách hàng, đối tác, đón tiếp khách hàng hay đối tác của công ty, hỗ trợ các công việc như: đóng dấu, in ấy, chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp….
Thư ký hỗ trợ: Công việc này cũng tương tự lễ tân văn phòng. Nhưng phạm vi công việc sẽ ít hơn công việc của lễ tân. Một số công việc của thư ký hỗ trợ có thể kể đến như: sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, chuẩn bị tài liệu, các thiết bị cần thiết cho cuộc họp, buổi phỏng vấn…
Văn thư, quản lý hồ sơ, sổ sách: đây là công việc thường thấy của một Admin văn phòng. Công việc cụ thể của họ là tiếp nhận hồ sơ, giấy tờ, công văn từ các bộ phận chuyển đến và giải quyết hoặc soạn công văn, hồ sơ, giấy tờ từ các phòng ban trong công ty, tổ chức của mình và chuyển đi. Sau khi tiếp nhận tài liệu, hồ sơ thì họ cần sắp xếp, phân loại và chuyển tài liệu, hồ sơ đén các bộ phận có thẩm quyền để giải quyết.
Quản lý tài sản và trang thiết bị: Thực hiện kiểm kê tài sản chung của công ty, giám sát và có kế hoạch bảo trì thay thế trang thiết bị cũ, hư hỏng. Đối với với đơn vị, phòng ban có đề xuất bổ sung thiết bị để đảm bảo tiến độ công việc, Admin văn phòng có trách nhiệm làm đề xuất trình lãnh đạo và cung cấp bổ sung thiết bị.
Lên bảng lương: một công việc thường thấy của admin văn phòng đó là lên bảng lương. Họ sẽ thực hiện tổng hợp bảng chấm công của nhân sự, lên bảng lương và tính công cho nhân viên.
Ngoài ra, tùy vào tình hình hoạt động sản xuất tại doanh nghiệp, tổ chức mà các admin văn phòng có thể đảm nhiệm thêm các nhiệm vụ khác. Có thể thấy làm admin văn phòng đồng nghĩa với việc quản lý rất nhiều đầu việc, công việc này đòi hỏi sự chỉn chu, cẩn thận và các kỹ năng chuyên môn tốt.
Học ngành nghề gì để có thể làm Admin Officer?
Để có thể làm Admin Officer thì bạn cẩn phải có bằng cao đẳng hoặc bằng cử nhân ngành quản trị hành chính văn phòng, hành chính công, kinh doanh thương mại, quản trị nhân lực, kế toán, quản trị kinh doanh…
Có thể thấy công việc này có nhiều ngành học liên quan đều có thể đảm đương. Tuy nhiên, để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ là một Admin Officer, ngoài trình độ học vấn, bạn cần có thêm kỹ năng và chuyên môn sau để có thể làm tốt vai trò của mình như:
– Kỹ năng tổ chức, quản lý thời gian
– Sử dụng tốt các kỹ năng tin học văn phòng như word, excel…
– Kỹ năng giao tiếp tốt
– Khả năng thực hiện nhiều đầu việc
– Đảm bảo sức khỏe tốt, có tính tỉ mỉ, độ chính xác cao
– Nhanh nhẹn, tháo vát
– Chịu được áp lực công việc
Đây là công việc cần nhiều kinh nghiệm trong nhiều lĩnh vực. Nhân viên làm admin văn phòng cũng có khối lượng công việc nhiều và đặc tính công việc là tiếp xúc với nhiều phòng ban. Do vậy sự nhạy bén trong công việc là vô cùng cần thiết.
Cơ hội nghề nghiệp và phát triển nghề nghiệp của nghề Admin văn phòng hiện nay là rất lớn với mức lương hấp dẫn. Đây cũng được đánh giá là ngành nghề triển vọng trong tương lai. Hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức đều cần có những Admin để đảm bảo việc vận hành công việc, tổ chức được tốt nhất.
Các bạn trẻ hiện nay đều đặc biệt quan tâm đến các ngành nghề có triển vọng và các ngành học có khả năng làm việc được nhiều lĩnh vực khác nhau. Admin Officer là một nghề hấp dẫn, do đó với những chia sẻ trên hy vọng sẽ giúp các bạn định hướng được một phần công việc và chọn được công việc phù hợp.