Khi nào thì nên cải tạo văn phòng để mang đến hiệu quả
Bạn có biết khi nào thì mình nên điều chỉnh lại văn phòng để đêm đến những sự thay đổi tích cực cho doanh nghiệp mình không? Giả sử khi đến văn phòng vào buổi sáng, bạn không còn cảm thấy hứng thú hay thú vị về nơi mình vẫn thường đến làm việc. Có những lúc mà việc tập trung vào công việc trở nên khó khăn, và năng suất làm việc của cả đội ngũ trở nên kém hiệu quả. Đó là lúc mà bạn cần suy nghĩ đến việc cải tạo văn phòng.
Môi trường làm việc đóng một vai trò vô cùng quan trọng và có ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất làm việc hiệu quả. Nơi đây là nơi mà chúng ta dành phần lớn thời gian trong ngày cho việc sáng tạo, giao tiếp, phối hợp cùng đồng nghiệp để đóng góp vào sự phát triển của tổ chức. Tuy vậy, không phải lúc nào môi trường làm việc cũng đáp ứng được những gì mà chúng ta mong muốn. Cải tạo văn phòng không chỉ đơn thuần là thay đổi về vật lí, mà còn là việc tối ưu hóa môi trường làm việc nhằm tạo ra điều kiện thuận lợi cho sự tăng trưởng và phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Mục lục
Cải tạo văn phòng là gì?
Cải tạo văn phòng là việc thay đổi, nâng cấp, sửa chữa văn phòng, môi trường làm việc nhằm cải thiện về cảnh quan, đổi mới văn phòng làm việc để mang đến những tinh thần tích cực mới, bao gồm những cải tạo nội thất văn phòng, không gian, hay thậm chí cả kiến trúc.
Cải tạo lại không gian làm việc không phải là một quyết định đơn giản, tốn nhiều chi phí, nhưng đây cũng chính là cơ hội để doanh nghiệp có thể xây dựng diện mạo mới, nâng cao hình ảnh cho doanh nghiệp.
Cải tạo văn phòng mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:
- Tăng cường hiệu suất lao động với môi trường làm việc thoải mái
- Tạo điều kiện thuận lợi cho sự sáng tạo và đổi mới trong công việc
- Tăng sự hài lòng và trải nghiệm làm việc cho nhân viên
- Thu hút và giữ chân nhân tài
- Tối ưu hóa lại không gian làm việc
- Nâng cao hình ảnh doanh nghiệp
Khi nào thì nên sửa đổi văn phòng?
Như đã đề cập ở trên, việc cải tạo văn phòng là một việc quan trọng, chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê là không hề nhỏ, không thể đưa ra quyết định vội vàng, tuy nhiên nếu bạn đã thấy hết hứng thú, thậm chí là nhàm chán với không gian làm việc, năng suất và tinh thần đội nhóm của doanh nghiệp giảm sút đáng kể thì đây là lúc thích hợp để điều chỉnh lại văn phòng:
Môi trường làm việc lỗi thời
Những văn phòng cũ truyền thống đã quá lỗi thời với xã hội hiện đại ngày nay, không còn phù hợp với xu hướng và nhu cầu làm việc thời hiện đại, đây chính là lúc làm mới nó. Cải tạo văn phòng sẽ mang đến làn gió tươi mới, tiện nghi và chuyên nghiệp. Tạo ra được động lực và tinh thần làm việc cho toàn thể nhân viên. Hay khi doanh nghiệp bạn có nhu cầu thay đổi tổ chức như thu nhỏ hoặc phát triển thêm, đây cũng là thời điểm thích hợp để cải tạo, tạo ra không gian linh hoạt hơn, hỗ trợ các hoạt động mới đảm bảo sự phát triển cho doanh nghiệp.
Hiệu suất công việc giảm sút
Nhân viên của bạn thường xuyên trễ hạn, công việc thường xuyên gặp khó khăn để hoàn thành. Hiệu suất công việc của toàn bộ đội nhóm bị tụt dốc, điều này có thể do môi trường làm việc đang không mang đến tinh thần cho nhân viên. Cải tạo văn phòng là điều cần thiết để tối ưu hóa không gian làm việc, cải thiện điều kiện làm việc và tăng cường hiệu quả công việc.
Cải thiện hạ tầng công nghệ, không gian chức năng
Công nghệ là yếu tố hỗ trợ hiệu quả cho công việc, nâng cấp hạ tầng công nghệ sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của doanh nghiệp. Công nghệ mới mang đến làn gió mới, giải pháp làm việc mới giúp tăng năng suất và hiệu quả công việc.
Các không gian chức năng không đáp ứng được nhu cầu như phòng họp, khu vực làm việc nhóm, khu vực thư giãn,.. cũng cần đưa ra phương án để cải tạo văn phòng. Bổ sung thêm những không gian cần thiết, tối ưu việc sử dụng của không gian văn phòng, nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, việc công trình bị xuống cấp như xuất hiện các vết nứt, gãy, bong, tróc, tường bị ẩm mốc, hay những hệ thống nước, điện, wifi, mạng internet thường xuyên gặp sự cố thì đây cũng là dấu hiệu để bạn suy nghĩ đến việc cải tạo lại văn phòng làm việc của doanh nghiệp mình.
Các hạng mục cải tạo văn phòng hiệu quả
Có nhiều các hạng mục cải tạo văn phòng, không phải cứ cải tạo là “đập đi xây lại” toàn bộ, dưới đây sẽ là những hạng mục giúp mang lại hiệu quả:
Cải tạo đồ nội thất: hình thức cải tạo đơn giản, không can thiệp đến cấu trúc hạ tầng. Thay thế hoặc bổ sung các nội thất có tông màu phù hợp, hiện đại, vừa tăng tính thẩm mĩ, vừa tăng công năng của nội thất văn phòng. Cải tạo ở đây không phải là bán hết rồi mua sắm mới, mà bên cạnh việc thay thế, bổ sung thì văn phòng cũng có thể tận dụng và “nâng cấp” các nội thất cũ bằng việc sơn lại, làm mới,…
Cải tạo không gian văn phòng: tổng thể không gian văn phòng sau một thời gian sẽ nhìn ra những điểm tốt, điểm chưa tốt, việc cải tạo sẽ lên ý tưởng và kế hoạch cải thiện trong thiết kế không gian văn phòng như việc bố trí lại nội thất, phân chia bố cục, vị trí các phòng ban, trang thiết bị sao cho thông thoáng, thuận tiện.
Cải tạo kết cấu: Trần nhà, sàn nhà, cửa sổ, xu hướng ngày nay ưa chuộng các không gian làm việc thoải mái, không gò bó, tận dụng ánh sáng tự nhiên. Cải tạo sàn nhà cũng mang đến hiệu quả đáng kể cho toàn bộ không gian, yếu tố thoải mái, sạch sẽ và các cách kết hợp màu sắc sẽ mang đến những thay đổi đáng kể cho môi trường làm việc.
Cải tạo hệ tống điện, đèn, máy lạnh,…: những hệ thống này có ảnh hưởng trực tiếp đến công việc của doanh nghiệp, việc nâng cấp hay chỉ đơn giản là sắp xếp lại, đi lại các đường dây sao cho hợp lý, đẹp mắt cũng đã là một cải tạo văn phòng hiệu quả
Trong bài viết này, chúng ta đã xem xét các yếu tố quan trọng khi nâng cấp sửa chữa văn phòng để mang đến sự hiệu quả về công việc. Quyết định cải tạo nơi làm việc không phải là một quyết định đơn giản vì không chỉ mất chi phí lớn, quá trình hoạt động của doanh nghiệp bạn cũng sẽ bị ảnh hưởng phần nào nên cần phải xem xét cẩn thận. Tuy nhiên với tình trạng môi trường làm việc lỗi thời, năng suất bị ảnh hưởng thì cải tạo văn phòng sớm sẽ là quyết định sáng suốt để vực dậy tinh thần cho toàn thể đội ngũ.
Trong quá trình cải tạo văn phòng, doanh nghiệp cũng cần lắng nghe ý kiến đề suất của nhân viên để xây dựng một môi trường làm việc tốt nhất. Đầu tư cải tạo cũng cần nhìn về yếu tố dài hạn, tuy nhiên nếu thực hiện đúng cách, việc cải tạo sẽ tối ưu về chi phí và tạo ra được cú hích quan trọng cho tinh thần và năng suất làm việc cho toàn bộ doanh nghiệp.
