Tầm Quan Trọng Và Chức Năng Của Văn Phòng

Hiện nay, bất kỳ một doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ, dù có thương hiệu lâu năm hay mới thành lập đều cần có văn phòng. Văn phòng không chỉ là nơi làm việc mà còn là bộ mặt, góp phần tạo nên giá trị thương hiệu cho mọi doanh nghiệp. Nhận định được đúng chức năng của văn phòng, doanh nghiệp sẽ tạo được những bước tiến đột phá trong tương lai. Hãy cùng Intracom Riverside tìm hiểu vấn đề này!

Khái niệm văn phòng công ty?

Văn phòng là nơi thực hiện mọi công việc khác nhau của tổ chức kinh doanh. Bao gồm chức năng thu thập và tổng hợp thông tin, phân phối tin tức, hoạch định và ban hành chính sách, quyết định …

Theo quan niệm truyền thống văn phòng được hiểu là nơi cụ thể để tập hợp mọi thủ tục giấy tờ và thực hiện mọi hoạt động quản lý giấy tờ và văn thư. Theo khái niệm văn phòng là một hoạt động thực hiện các công việc như hành pháp, văn thư. Văn phòng là một bộ phận của các doanh nghiệp, là nơi diễn ra các hoạt động hành chính.

Tổng hợp lại, văn phòng công ty là nơi thực hiện những hoạt động kinh doanh liên quan đến văn thư và điều hành.

chức năng của văn phòng

Tầm quan trọng và chức năng của văn phòng

Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt trong mọi doanh nghiệp. Đây là nơi hỗ trợ cho mọi công việc của các phòng ban được hoàn thành. Chức năng của văn phòng mà chúng ta có thể kể đến như sau:

Chức năng cơ bản

Chức năng cơ bản của văn phòng là thu thập, phân tích, lưu trữ và phân phối thông tin thường xuyên. Mọi doanh nghiệp sẽ thực hiện các hoạt động cơ bản từ văn phòng. Cụ thể các chức năng như sau:

Chức năng tiếp nhận và thu thập thông tin: Chức năng chính của văn phòng là thu thập thông tin từ nội bộ và bên ngoài. Thông tin nội bộ được cung cấp từ nhiều phòng, ban khác nhau của doanh nghiệp. Ngoài ra, các nguồn thông tin từ bên ngoài là các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức, các quý đối tác thu thập và phân phối thông tin.

Chức năng ghi thông tin: Văn phòng sẽ tổng hợp lại những thông tin có sẵn từ nhiều nguồn khác và ghi lại thông tin trong sổ nội bộ và sổ công văn.  Thông tin từ các nguồn như: thư từ, hóa đơn, đơn đặt hàng… sẽ được ghi vào sổ nội bộ. Thông tin do doanh nghiệp cung cấp cho người bên ngoài được ghi vào sổ công văn.

Chức năng phân tích: Với những thông tin thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, ở dang thô chưa qua chỉnh sửa, văn phòng có chức năng phân tích, nghiên cứu chi tiết thông tin đã thu thập. Trong quá trình phân tích văn phòng sẽ nghiên cứu chi tiết để tìm ra sự cần thiết của thông tin.

Chức năng lưu trữ thông tin: Việc lưu lại thông tin nhằm mục đích để sử dụng trong tương lai. Mức độ cần thiết của thông tin sẽ quyết định lưu trữ thông tin đó trong bao lâu. Theo đó mức độ quan trọng của thông tin sẽ được lưu trữ trong một tệp riêng biệt.

Chức năng phân phối thông tin: Chức năng của văn phòng bao gồm cả việc phân phối thông tin đến các nhân viên và các bộ phận liên quan. Thông tin thu thập, nghiên cứu và phân tích sẽ được phân phối cho các nhân viên và bộ phận khác nhau để giúp mọi người lên kế hoạch và thực hiện đạt hiệu quả.

Chức năng quản trị của văn phòng

Chức năng quản trị là vấn đề quan trọng thuộc chức năng của văn phòng liên quan đến quản lý một tổ chức kinh doanh. Đây là chức năng liên quan đến quản lý nhân sự, phát triển hệ thống và bảo vệ tài sản …

Chức năng quản lý: Các hoạt động liên quan đến chức năng quản lý văn phòng như: chỉ đạo, kiểm soát, lập kế hoạch, lãnh đạo … Ban lãnh đạo công ty là những người tham gia trực tiếp vào các hoạt động quản lý.

Chức năng nhân sự: Chức năng nhân sự là việc tuyển dụng đúng người, đúng công việc. Văn phòng có nhiệm vụ xác định và đưa những người có kỹ năng, chuyên môn vào làm việc đúng vị trí của họ. Văn phòng sẽ yêu cầu nhân viên nộp hồ sơ sau đó lưu giữ để cung cấp những vấn đề liên quan khi cần thiết.

Chức năng bảo vệ tài sản: Văn phòng có chức năng bảo vệ tài sản của doanh nghiệp. Văn phòng sẽ thống kê, lưu trữ và cập nhật thông tin khi cần thiết. Văn phòng sẽ bảo vệ tài sản, tránh xảy ra mất cắp, hỏa hoạn hay cháy nổ … Việc bảo trì văn phòng cũng được diễn ra thường xuyên.

Chức năng phát triển hệ thống và quy trình văn phòng: Văn phòng có chức năng như ban hành nội quy văn phòng, xây dựng và phát triển hệ thống cũng như văn hóa doanh nghiệp. Chức năng này giúp xây dựng doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp và uy tín.

Với những chức năng của văn phòng kể trên, văn phòng giống như bộ não của con người, là cơ quan điều khiển trung tâm. Các hoạt động của các bộ phận được điều chỉnh và kiểm soát từ văn phòng. Những thông tin hữu ích về văn phòng vẫn còn nhiều, mọi người hãy tiếp tục theo dõi các bài viết của Intracom Riverside để cập nhật thêm nhiều điều thú vị mới nhé!

5/5 - (1 bình chọn)

Bình luận