Tìm Hiểu Chức Năng Tham Mưu Tổng Hợp Của Văn Phòng
Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu của công ty, tổ chức, doanh nghiệp. Văn phòng có rất nhiều chức năng, nhiệm vụ khác nhau, trong đó chức năng tham mưu tổng hợp của văn phòng được xem là chức năng quan trọng nhất. Hãy cùng tìm hiểu thêm về chức năng này.
Mục lục
Chức năng tham mưu tổng hợp là gì?
Có thể hiểu, tham mưu là việc đưa các đề xuất, ý tưởng, các phương án tối ưu, cụ thể cho đơn vị, doanh nghiệp trong việc thực hiện các kế hoạch hoạt động nhằm mang lại hiệu quả cao nhất.
Tham mưu tổng hợp là việc văn phòng tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý.
Tại các cơ quan, tổ chức hiện nay thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng để có thể giúp cho công tác này được thuận lợi. Theo đó, người chịu trách nhiệm sẽ phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, sau đó thực hiện phân tích, quản lý sử dụng các thông tin này theo nguyên tắc nhất định.
Văn phòng sẽ đóng vai trò là đầu mối tiếp nhận các phương án, ý kiến đóng góp từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ; sau đó tập hợp thành ý kiến thống nhất để đề xuất với ban lãnh đạo.
Như vậy đây chính là chức năng tham mưu tổng hợp của văn phòng: Khi vừa đưa ra ý kiến của mình, vừa tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của bộ phận khác để cung cấp cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức.
Vậy ngoài chức năng tham mưu tổng hợp, văn phòng còn có chức năng nào khác không? Ngoài chức năng tham mưu tổng hợp, văn phòng còn có chức năng hậu cần. Với hoạt động này, văn phòng sẽ chuẩn bị các điều kiện vật chất như thiết bị, công cụ, tài chính, quản lý sắp xép, phân phối… nhằm cung cấp kịp thời và đầy đủ mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan.
Với hai chức năng chủ yếu trên, có thể thấy, văn phòng là bộ phận vô cùng quan trọng trong bất cứ một tổ chức, doanh nghiệp, công ty nào. Do vậy, đây cũng được xem là nơi thu hút, hấp dẫn nhân sự.
Tầm quan trọng của chức năng tham mưu tổng hợp của văn phòng
Công tác tham mưu tổng hợp của văn phòng đóng vai trò rất quan trọng. Nếu tổ chức tốt công tác tham mưu sẽ giúp cho lãnh đạo các tổ chức, doanh nghiệp chỉ đạo, điều hành công việc hành chính văn phòng được tốt hơn. Công tác tham mưu còn góp phần lớn vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động của lãnh đạo trong cơ quan, nắm bắt được kịp thời, chính xác tình hình và nó có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả của công tác lãnh đạo.
Và ngược lại, nếu công tác tham mưu tổ chức không tốt sẽ làm ảnh hưởng lớn đến sự tin tưởng của các cá nhân, tập thể trong công ty, tổ chức đối với lãnh đạo. Thiếu sự chặt chẽ, sát sao trong công tác quản lý, tổ chức.
Trước tầm quan trọng của công tác tham mưu, tại nhiều cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hiện nay đã và đang có nhiều giải pháp giúp nâng cao chất lượng tham mưu. Đây cũng là nền tảng để đảm bảo sự hoạt động tốt, nội bộ đoàn kết trong mỗi doanh nghiệp, tổ chức.
Nhiệm vụ của văn phòng
Bên cạnh các chức năng, văn phòng còn đảm đương nhiều nhiệm vụ khác nhau trong tổ chức, doanh nghiệp. Tùy theo quy mô, lĩnh vực hoạt động văn phòng sẽ có những nhiệm vụ khác nhau. Một số nhiệm vụ thông thường có thể kể đến như:
– Xây dựng các kế hoạch, chương trình, kế hoạch công tác: Đây được xem là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của văn phòng. Hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, văn phòng có nhiệm vụ trình kế hoạch công tác và thường xuyên theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các chương trình, kế hoạch đó.
– Thực hiện thu thập, xử lý, cung cấp và quản lý thông tin: Cũng như chức năng tham mưu tổng hợp, nhiệm vụ của văn phòng sẽ thu thập nhiều loại thông tin từ nhiều nguồn khác nhau và trình lên ban lãnh đạo. Đây là hoạt động vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của cơ quan, đơn vị.
– Thực hiện các công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ, tài liệu
– Sắp xếp, chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị khác chuẩn bị cho các cuộc họp, gặp gỡ đối tác, các lãnh đạo, khách hàng…
– Tổ chức công tác đón tiếp khách, đối nội, đối ngoại của cơ quan, giữ vai trò cầu nối liên hệ giữa cơ quan với cơ quan cấp trên, ngang cấp hay cấp dưới.
Có thể thấy, mỗi một vị trí, phòng ban trong một tổ chức doanh nghiệp đều có vai trò, chức năng, nhiệm vụ riêng. Và văn phòng được xem là phòng kết nối các phòng ban, cá nhân trong một tập thể, lắng nghe và tổng hợp ý kiến trình lãnh đạo và phổ biến những chỉ đạo của cấp trên xuống các phòng ban khác. Với những chia sẻ trên hy vọng đã giúp mọi người hiểu được chức năng tham mưu tổng hợp của văn phòng, tầm quan trọng của chức năng tham mưu tổng hợp trong các doanh nghiệp, tổ chức hiện nay.
