Mô tả chi tiết công việc của hành chính nhân sự
Lý do vì sao mọi công ty đều không thể thiếu bộ phận hành chính nhân sự? Dù không trực tiếp tạo ra doanh thu nhưng bộ phận này lại là chất kết nối, gắn kết mọi bộ phận, phòng ban, góp phần gián tiếp tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp. Đây cũng là bộ phận đặc biệt quan trọng, là “cánh tay đắc lực” của Ban Lãnh đạo. Vậy công việc của hành chính nhân sự cụ thể là gì? Mời bạn tham khảo bài viết này nhé.
Mục lục
Tìm hiểu hành chính nhân sự là gì?
Một nhân viên hành chính nhân sự sẽ chịu trách nhiệm về các công việc có liên quan đến các thủ tục hành chính, lưu trữ văn thư, lưu trữ thông tin và quản lý nhân sự các phòng ban trong công ty.
Thực chất, công việc của hành chính nhân sự gồm cả 2 khía cạnh: “Hành chính” và “Nhân sự”
Hành chính: mảng công việc liên quan đến các giấy tờ, thủ tục trong các hoạt động của công ty (bao gồm cả công việc lưu trữ văn thư, giấy tờ, thông tin..)
Nhân sự: mảng công việc gắn liền với quản lý con người của công ty, quản lý các vấn đề liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, lương thưởng.
Nếu những công ty có quy mô nhỏ và vừa và số lượng nhân sự không quá nhiều thì bạn sẽ là người thực hiện cả 2 khía cạnh. Bạn sẽ đảm trách công việc của một nhân viên hành chính và nhân sự tổng hợp.
Công việc của hành chính nhân sự: Từ A-Z
Dưới đây là chi tiết các công việc mà một nhân viên hành chính nhân sự sẽ đảm nhiệm trong công ty:
Quản lý hồ sơ giấy tờ, lưu trữ có hệ thống
Điều đầu tiên mà vị trí này cần xử lý là tiếp nhận, chuyển tiếp các công văn, đơn thư, giấy tờ (bao gồm cả đơn xin nghỉ phép, đơn xin nghỉ, báo ốm, giải trình…) từ tất cả các phòng ban trong công ty. Chính hành chính nhân sẽ trực tiếp xử lý, giải quyết các văn bản trong phạm vi quyền hạn của bộ phận mình. Sau đó, họ sẽ lưu trữ tất cả các văn bản này một cách hệ thống trong kho dữ liệu của công ty.
Quản lý tài sản, thiết bị chung trong công ty
Bộ phận hành chính nhân sự quản lý, theo dõi, bàn giao hoặc nhận bàn giao các máy móc, thiết bị thuộc quyền sở hữu của công ty với các bộ phận nhân sự có liên quan.
Họ theo dõi và thực hiện các lịch bảo trì, sửa chữa máy móc, thiết bị và đề xuất mua các tài sản cần thiết phục vụ cho công việc của các bộ phận.
Xây dựng và thực hiện kế hoạch tuyển dụng nhân sự
Vị trí này tổng hợp ý kiến, nhu cầu nhân sự của các phòng ban, lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự để trình lên Ban giám đốc.
Một việc thường xuyên là đăng bài tuyển dụng, sàng lọc ứng viên, phối hợp với các phòng ban trong quá trình chọn lọc và phỏng vấn ứng viên. Họ sẽ gửi thông báo, soạn thảo hợp đồng, với ứng viên. Ngoài ra, hành chính nhân sự cũng hướng dẫn, giới thiệu với nhân viên mới về chính sách, quy định của công ty.
Cập nhật lương thưởng, bảng lương nhân viên, chính sách đãi ngộ.
Lương thưởng là vấn đề mọi người lao động khi đi làm đều đặc biệt quan tâm. Đây cũng là mảng việc của hành chính nhân sự. Cụ thể, họ sẽ tổng hợp ngày công, tính lương, thưởng và các đãi ngộ khác cho nhân sự, gửi phòng kế toán. Bộ phận HCNS theo dõi và cập nhật những thay đổi về lương thưởng của nhân sự. Bên cạnh đó, bộ phận này giúp xử lý và nhanh chóng hoàn tất các quy trình, thủ tục tham gia Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế.
Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo
HCNS sẽ tham gia và hoàn thành các công việc thuộc chức năng nhiệm vụ được giao từ cấp trên. Ngoài ra, bộ phận này sẽ tham gia tổ chức các hoạt động, sự kiện truyền thông của công ty.
Mô tả công việc của một nhân viên HCNS bao gồm khá nhiều đầu việc đa dạng. Bên cạnh đó, một nhân viên HCNS giỏi sẽ là nhân tố góp phần gắn kết, tạo mối quan hệ tốt đẹp trong nội bộ công ty và với các đối tác bên ngoài.
Một hành chính nhân sự giỏi: Cần gì?
Kỹ năng đa nhiệm
Như đã nói ở trên, công việc của HCNS bao gồm nhiều đầu việc đa dạng, yêu cầu nhân sự phải có kỹ năng đa nhiệm để có thể tổ chức, sắp xếp công việc khoa học, đáp ứng các công việc đúng thời hạn.
Kỹ năng này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất hoàn thành công việc, nếu trì trệ sẽ khiến công việc bị dồn ngày càng nhiều, dẫn đến chán nản trong công việc.
Giao tiếp tốt, linh hoạt xử lý tình huống
Đây là một vị trí thường xuyên phải làm việc, tiếp xúc với con người, vì thế, kỹ năng giao tiếp là điều quan trọng quyết định sự thành công. Giao tiếp tốt cũng giúp hài hòa các mối quan hệ giữa các thành viên trong công ty, cầu nối hiệu quả giữa các nhân viên và ban lãnh đạo.
Ngoài ra, một nhân viên HCNS giỏi sẽ cần sự nhanh nhẹn, linh hoạt để xử lý những tình huống phát sinh trong quá trình làm việc một cách gọn gàng và hiệu quả.
Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc
Một người HCNS giỏi phải biết sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, để biết việc nào là việc quan trọng, việc nào cần ưu tiên xử lý.
Kỹ năng tổ chức sẽ hỗ trợ rất nhiều trong các công tác tổ chức các hoạt động, sự kiện.
Kỹ năng tin học văn phòng
Tin học văn phòng tưởng chừng đơn giản nhưng đây lại là kĩ năng bắt buộc cần phải có của nhân viên hành chính nhân sự, bởi hầu hết các công việc đều sử dụng đến văn bản, giấy tờ.
Trên đây là những thông tin, mô tả chi tiết nhất về công việc của hành chính nhân sự cập nhật 2023. HCNS không phải một công việc quá khó khăn, yêu cầu chuyên môn cao. Tuy nhiên khi làm HCNS bạn phải liên tục cập nhật, không ngừng học hỏi, ngày càng trau dồi và tích lũy thêm những kĩ năng để cải thiện hiệu quả trong công việc.
HCNS là một công việc có tính ổn định cao, cũng như các công việc khác, mức lương cho vị trí này cũng sẽ dựa vào thời gian và kinh nghiệm mà bản thân tích lũy được.
