Yêu cầu công việc của trợ lý giám đốc như thế nào?
Trợ lý giám đốc đang là một ngành nghề thu hút được sự quan tâm của rất nhiều bạn trẻ. Theo đánh giá, công việc này có rất nhiều tiềm năng, với mức lương hấp dẫn và nhiều quyền lợi đi kèm. Vậy, yêu cầu công việc của trợ lý giám đốc cụ thể như thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây để biết bạn có thực sự phù hợp với ngành nghề này không nhé!
Mục lục
Trợ lý giám đốc là gì?
Hiểu một cách đơn giản nhất, trợ lý giám đốc chính là người đồng hành cùng giám đốc, là người hỗ trợ ắp xếp, đảm bảo các công việc hàng ngày của giám đốc diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Một trợ lý giám đốc giỏi phải biết sắp xếp công việc một cách khoa học, giúp giám đốc giải quyết các công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả.
Thông thường, các giám đốc sẽ có các lịch họp, gặp mặt đối tác, đi công tác… do vậy, trợ lý giám đốc luôn phải đảm đương việc lên lịch, hẹn gặp đối tác, khách hàng và nhắc nhở lịch làm việc đối với giám đốc. Trong các trường hợp này, kỹ năng sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên sẽ luôn đảm bảo cho trợ lý hoàn thành tốt công việc. Do vậy, trợ lý giám đốc còn được xem như cánh tay đắc lực của giám đốc.
Trợ lý giám đốc và thư ký có giống nhau không?
Rất nhiều người vẫn đang nhầm tưởng trợ lý giám đốc và thư ký là một, vậy hai ngành nghề này có thực sự là một hay không? Thực tế, trợ lý và thư ký là 2 vị trí hoàn toàn khác nhau, thực hiện những công việc khác nhau và quyền hạn cũng khác nhau.
Trợ ký hoàn toàn có thể thực hiện tất cả các công việc của thư ký, nhưng thư ký không thể thực hiện toàn bộ các công việc của trợ lý. Thư ký chỉ đảm nhận việc sắp xếp các cuộc hẹn cho giám đốc, còn trợ lý được trao quyền tổ chức và tạo chương trình cho các cuộc họp, hội nghị….
Ở một số doanh nghiệp, trợ lý còn có thể kiêm luôn vị trí của một kế toán khi họ đảm nhận vai trò quản lý ngân sách của công ty và đảm bảo các khoản thu, chi của doanh nghiệp.
Tóm lại, trợ lý có rất nhiều quyền hạn và có cả vai trò lãnh đạo tổ chức. Vị trí trợ lý và thư ký là hai vị trí hoàn toàn khác nhau.
Những công việc cụ thể của trợ lý giám đốc
Tùy theo quy mô doanh nghiệp mà công việc của một trợ lý giám đốc sẽ khác nhau. Về cơ bản, công việc của trợ lý giám đốc sẽ bao gồm:
– Hỗ trợ giám đốc trong việc lên lịch trình và tiến hành công việc đó theo đúng lịch trình đã lên từ trước.
– Báo cáo kết quả của các phòng ban
– Theo dõi tiến độ triển khai công việc, dự án
– Hỗ trợ các công việc đối nội như nhân sự, tổ chức văn hóa công ty, các nguồn ngân sách công ty….
– Hỗ trợ các việc đối ngoại như: tiếp đón đối tác, đặt phòng, đặt hoa…
– Đóng góp ý kiến, tham mưu cho giám đốc hoặc thay giám đốc đưa ra những quyết định quan trọng…
Có thể thấy công việc của trợ lý giám đốc rất đa dạng và đòi hỏi kiến thức, trình độ chuyên môn, kỹ năng mềm tốt.
Yêu cầu vị trí trợ lý giám đốc
Trước khối lượng công việc lớn cũng như tầm quan trọng của vị trí trợ lý giám đốc, hãy cùng tìm hiểu yêu cầu ở vị trí này đối với các ứng viên là gì?! Thông thường, các ứng viên ứng tuyến vị trí trợ lý giám đốc cần phải đáp ứng các yêu cầu về:
– Trình độ và kinh nghiệm: phải tốt nghiệm trình độ đại học thuộc các chuyên ngành như: quản trị kinh doanh, marketing, luật…. Có kiến thức chuyên môn vững chắc về lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.
– Kỹ năng ngoại ngữ: sở hữu ngoại ngữ tốt chính là lợi thế khi ứng tuyển vào vị trí trợ lý giám đốc. Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều hợp tác làm ăn với các khách hàng là người nước ngoài, việc trợ lý giám đốc có trình độ ngoại ngữ tốt sẽ giúp dễ dành chinh phục khách hàng, đàm phán thuận lợi.
– Kỹ năng tin học: kỹ năng tin học văn phòng sẽ giúp trợ lý hoàn thành tốt các công việc như soạn thảo, chuẩn bị tài liệu, báo cáo, lưu trữ….
– Kỹ năng giao tiếp, ứng xử: Để trở thành một trợ lý đắc lực của giám đốc, không thể nào thiếu kỹ năng giao tiếp, ứng xử. Do đặc thù tính chất công việc là phải tiếp xúc, làm việc với rất nhiều ngời… do vậy, trợ lý cần ứng xử khéo léo, ứng biến linh hoạt, ăn nói lưu loát.
– Kỹ năng tổ chức và quản lý: Một trong những kỹ năng không thể thiếu của một trợ lý đó chính là kỹ năng tổ chức và quản lý.
– Chịu được áp lực công việc: do đặc thù phải tiếp xúc với nhiều công việc, nhiều khác hàng, nên các ứng viên cần phải đảm bảo có đủ sức khỏe, chịu được áp lực công việc.
Trên đây là những yêu cầu công việc của trợ lý giám đốc. Mong rằng với những chia sẻ này sẽ giúp các bạn nắm được những thông tin hữu ích về nghề nghiệp trợ lý và biết mình có phù hợp để ứng tuyển vào vị trí này hay không.
