Công việc hành chính văn phòng đầy đủ và chi tiết nhất
Trong nền kinh tế phát triển và công nghệ ngày càng tiến bộ, việc quản lý văn phòng và các công việc hành chính liên quan đến nó trở nên cực kỳ quan trọng. Để đảm bảo hiệu quả và sự chính xác trong việc thực hiện các công việc hành chính, việc có một quy trình chi tiết và đầy đủ là rất cần thiết. Dưới đây mô tả chi tiết và đầy đủ nhất về công việc hành chính văn phòng.
Mục lục
Hành chính văn phòng là gì?
Hành chính văn phòng là bộ phận quan trọng của mỗi doanh nghiệp. Làm nhiệm vụ tập hợp các hoạt động và công việc liên quan đến quản lý văn phòng và hỗ trợ hoạt động của công ty.
Nó bao gồm các hoạt động như lập kế hoạch, quản lý tài chính văn phòng, quản lý tài nguyên, tư vấn và hỗ trợ cho nhân viên, quản lý hệ thống thông tin.
Bên cạnh đó hành chính văn phòng còn có nhiệm vụ khác như: văn thư, đặt mua văn phòng phẩm, chuẩn bị giấy tờ, trang thiết bị cho các hội họp, sự kiện của doanh nghiệp…
Mô tả công việc hành chính văn phòng là gì?
Hành chính văn phòng làm công việc quản lý văn phòng. Bao gồm các hoạt động như quản lý vật tư văn phòng, bảo quản tài sản văn phòng và quản lý các hoạt động đầu vào/đầu ra của văn phòng.
Thực hiện công việc quản trị hành chính văn phòng như: quản lý và kiểm soát các hoạt động hành chính của văn phòng để đảm bảo tối ưu hoá các quy trình, tăng năng suất và chất lượng dịch vụ của văn phòng.
Thực hiện công việc quản lý nhân sự. Bao gồm các hoạt động như tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân viên, quản lý các chế độ và quyền lợi của nhân viên.
Quản lý hệ thống thông tin như cập nhật và quản lý thông tin về văn phòng. Sử dụng các công cụ quản lý thông tin để quản lý văn bản, tài liệu.
Hỗ trợ cho các hoạt động của văn phòng như hỗ trợ cho các cuộc họp, giải quyết các vấn đề liên quan đến văn phòng và hỗ trợ cho các nhân viên trong công ty.
Theo dõi và quản lý lịch công việc văn phòng của các nhân sự trong doanh nghiệp. Tiếp nhận đơn xin đến muộn, về sớm, đơn xét tăng lương, đơn xin nghỉ ốm, nghỉ phép … các loại giấy tờ, đề nghị, công văn khác của cán bộ hân viên trong công ty.
Theo dõi, kiểm tra và quản lý chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp. Tiếp nhận các nhu cầu về điều chỉnh phúc lợi, các chế độ đãi ngộ và chính sách thưởng phạt khác để đảm bảo những quyền lợi chính đáng của nhân viên.
Thực hiện công việc photocopy, các vấn đề in ấn trong doanh nghiệp (giấy, mực, gọi kỹ thuật sửa chữa máy in khi máy hỏng, …) văn phòng phẩm (bảng, máy chiếu, …).
Thực hiện công tác lễ tân khi được yêu cầu như: nghe và nhận cuộc gọi liên hệ với doanh nghiệp, đặt lịch công tác / lịch hẹn cho sếp, đón tiếp khách, hỗ trợ trong các buổi họp/event, gửi và nhận văn phòng phẩm …
Phụ trách mua sắm các tài sản, thiết bị hay đồ dùng văn phòng phẩm thông thường trong doanh nghiệp. Hỗ trợ quản lý cơ sở vật chất bằng cách lưu trữ các hóa đơn, chứng từ,những hợp đồng có liên quan tới mua bán, thuê, mượn cơ sở vật chất, máy móc thiết bị trong doanh nghiệp.
Yêu cầu đối với công việc hành chính văn phòng
Công việc hành chính văn phòng cần tốt nghiệp trình độ đại học các ngành liên quan đến: hành chính, nhân sự hay các ngành liên quan. Đồng thời có ít nhất 1-2 năm kinh nghiệm làm ở vị trí tương đương.
Để hoạt động trong môi trường văn phòng một cách hiệu quả, nhân viên hành chính văn phòng cần có sức khỏe tốt, nhanh nhẹn, hoạt bát. Nếu là người năng động trong các phong trào thì càng tốt. Vì điều này sẽ giúp khuấy động các hoạt động phong trào tại doanh nghiệp.
Nhân viên hành chính văn phòng cần có tài năng trong quản lý thời gian, tài nguyên và nhân viên một cách hiệu quả và phù hợp.
Trong công việc hành chính văn phòng cần phải có kỹ năng sử dụng máy tính và phần mềm quản lý văn phòng.
Nhân viên làm hành chính văn phòng cần có kỹ năng giao tiếp tốt với ban lãnh đạo, đồng nghiệp, đối tác và khách hàng… Có tinh thần, trách nhiệm cao trong việc hoàn thành các tác vụ và giải quyết các vấn đề liên quan đến văn phòng.
Ngoài ra phải có có tính chuyên nghiệp cao trong việc giải quyết các tác vụ hành chính và hoạt động trong môi trường văn phòng.
Với phần mô tả công việc như trên đã phần nào giúp bạn xác định được những công việc hành chính văn phòng là gì? Việc tìm hiểu trước khi lựa chọn làm việc sẽ giúp xác định phần việc cần làm của công việc. Từ đó có sự chuẩn bị để tránh trường hợp khối lượng công việc quá lớn hay bị hụt hẫng khi công việc mình làm không như tưởng tượng.
Hy vọng bài viết này của Intracom Riverside đã cung cấp đến bạn những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi và cập nhật những thông tin mới nhất.
>> Tìm hiểu thêm về: Sáng kiến kinh nghiệm trong lĩnh vực văn phòng
