Hành Chính Nhân Sự Là Gì? Công Việc Hằng Ngày Của Họ
Có vị trí được coi là “bảo mẫu” công ty, chính là người làm hành chính nhân sự. Đây là vị trí có vai trò quan trọng để công ty vận hành, phát triển tốt. Vậy hành chính nhân sự là gì? Vị trí này cần làm cụ thể những công việc gì? Họ có vất vả không hay nhàn nhã? Cùng chúng tôi tìm hiểu ngay dưới bài viết sau đây.
Mục lục
Hành chính nhân sự và cơ hội nghề nghiệp hiện nay
Hành chính nhân sự trong tiếng Anh là Human Resources Staff, chỉ những người làm việc tại văn phòng và đảm nhiệm công việc gồm hai mảng chính là hành chính và nhân sự. Mảng hành chính thì họ đảm bảo giao nhận giấy tờ công văn, bảo quản thiết bị chung, tiếp đón khách, thư ký cho sếp… Mảng nhân sự thì họ phải lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự, tuyển dụng, làm hồ sơ thử việc và chính thức, đào tạo văn hóa… Đây là những người rất quan trọng với các doanh nghiệp, công ty từ nhỏ tới lớn bởi ảnh hưởng trực tiếp tới bộ máy vận hành, cơ chế phúc lợi của người lao động.
Số lượng doanh nghiệp đăng ký thành lập mới tại Việt Nam đang gia tăng đáng kể kéo theo nhu cầu cần có nhân viên hành chính nhân sự cũng tăng theo. Nắm bắt được thị trường nhân lực, nhiều trường Đại học, Cao đẳng như Đại học Nội vụ, Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Cao đẳng Thống kê… đã đưa chuyên ngành Hành chính nhân sự vào đào tạo. Các bạn muốn dấn thân theo nghề này giờ đây có thể lựa chọn nơi học dễ dàng. Sau khi ra trường, nếu tích lũy được kiến thức và kinh nghiệm tốt, tìm việc cũng không khó khăn.
Thị trường tuyển dụng cho thấy nhu cầu tuyển nhân viên hành chính nhân sự rất cao và không ngừng tăng
Cơ hội thăng tiến của người làm hành chính nhân sự là gì? Tâm huyết và gắn bó với ngành này, bạn hoàn toàn có thể từ vị trí nhân viên thăng tiến lên các lãnh đạo cấp cao, làm trưởng bộ phận hành chính nhân sự, giám đốc nhân sự… với mức lương hấp dẫn không thua kém gì các ngành khác.
Công việc của nhân viên hành chính nhân sự là gì?
Trăm dâu đổ đầu… nhân viên hành chính nhân sự là có thật! Bởi những người làm vị trí này phải biết bao quát các thông tin về công ty, nắm các thông tin kịp thời về nhân sự. Từ việc lớn như bám sát chính sách, bảo vệ quyền lợi cho người lao động cho tới việc nhỏ như chuẩn bị ban thờ công ty cúng rằm… đều thường tới tay nhân viên hành chính nhân sự. Đây là công việc làm dâu trăm họ, nên cũng khá áp lực. Vậy cụ thể công việc của nhân viên hành chính nhân sự là gì?
Quản lý và lưu trữ hệ thống hồ sơ, giấy tờ cho công ty
Đây là vị trí tiếp xúc nhiều với hồ sơ, giấy tờ. Cụ thể nội dung công việc này của hành chính nhân sự là gì?
Tiếp nhận các loại công văn, đơn thư, giấy tờ đề nghị, quà tặng, văn bản… gửi theo hình thức online hay bưu điện được chuyển đến công ty. Nhân viên hành chính nhân sự sẽ có quyền giải quyết chúng trong thẩm quyền hoặc tiếp tục gửi tới các bộ phận/cá nhân có thẩm quyền, sau đó tiến hành lưu trữ tại kho của công ty và lấy ra khi cần.
Các giấy tờ liên quan tới đề xuất, đơn xin, khen thưởng… của nhân viên đều được nhân viên hành chính nhân sự lưu trữ. Đảm bảo hồ sơ của nhân viên được lưu trữ đầy đủ để bảo vệ quyền lợi cho nhân viên.
Nhân viên hành chính nhân sự phải tiếp xúc với nhiều hồ sơ, giấy tờ
Làm các nhiệm vụ lễ tân
Tiếp đón khách hàng, ứng cử viên tới phỏng vấn, người mới nhận việc… Giữ máy hotline gọi tới của các đối tác, khách hàng. Làm nhiệm vụ lễ tân mỗi khi công ty tổ chức sự kiện, lễ tết.
Tổng hợp bảng lương nhân viên
Kế toán là bộ phận xuất tiền trả lương cho nhân viên. Nhưng bộ phận hành chính nhân sự lại là những người theo dõi bảng chấm công,. Sau đó, tổng hợp, chấm lương và phối hợp cùng phòng kế toán chi trả lương. Ngoài ra, các chế độ phúc lợi khác cho nhân viên như thai sản, nghỉ ốm, bảo hiểm xã hội… đều được bộ phận hành chính nhân sự cập nhật, phổ biến, giải đáp kịp thời. Từ đó, nhằm bảo vệ quyền lợi cho anh em trong công ty.
Quản lý tất cả các tài sản, thiết bị chung của công ty
Vai trò của hành chính nhân sự là gì trong việc bảo vệ tài sản công ty? Tất nhiên, không phải là bảo vệ trông giữ 24/24 nhưng vai trò của hành chính nhân sự lại rất quan trọng. Đây là bộ phận tiếp nhận ý kiến của các nhân viên về việc thiếu máy móc thiết bị làm việc, máy móc hư hỏng… để đề xuất mua bổ sung hoặc sửa chữa kịp thời. Đây cũng là bộ phận nhận trách nhiệm bàn giao tài sản cho mọi người sử dụng. Các order văn phòng phẩm hằng tháng cũng do nhân viên hành chính nhân sự đảm nhiệm.
Nhân viên hành chính quản lý các thiết bị và máy móc của công ty
Tuyển dụng nhân sự
Nhân viên hành chính nhân sự có nhiệm vụ tổng hợp nhu cầu tuyển dụng của các phòng ban, lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự. Ngoài ra còn đăng bài tuyển dụng, phối hợp cùng các phòng ban phỏng vấn nhân sự, tiếp nhận nhân sự, đào tạo văn hóa nhân sự mới… Trong quá trình làm việc, những vấn đề như ốm đau, nghỉ làm, bảo hiểm, hiếu hỷ… nhân viên cũng cần liên hệ với hành chính nhân sự để thông báo và biết về chế độ công ty.
Hành chính nhân sự là một vị trí có nhiều cơ hội để phát triển vì kết nối mở rộng quan hệ với nhiều người, có nhiều kỹ năng tổng hợp, giao tiếp tốt. Tuy nhiên, cũng có nhiều áp lực từ phía sếp, từ phía các đồng nghiệp trong công ty. Các tố chất cần có ở người làm hành chính nhân sự là gì? Đó là sự nhẫn nại, cẩn thận, chăm chỉ, khéo léo giao tiếp. Đặc biệt, không ngừng học hỏi nâng cao kiến thức và kỹ năng để trụ vững và thăng tiến trên thịt rường nhân sự khốc liệt ngày càng cạnh tranh.
XEM THÊM: Ngành Quản Trị Văn Phòng Và Cơ Hội Nghề Nghiệp
