Các Bước Lập Kế Hoạch Tuyển Dụng Nhân Sự Cho Doanh Nghiệp
Tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp chưa bao giờ là một việc dễ dàng. Các Hr hơn ai hết là người thấu hiểu điều này. Vì thế, việc lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự trước khi bắt đầu là rất cần thiết để tuyển dụng không bị “xôi hỏng bỏng không”.
Mục lục
Kế hoạch tuyển dụng nhân sự là gì?
Kế hoạch là bản chiến lược tuần tự các bước để đạt được một mục đích nào đó. Kế hoạch tuyển dụng nhân sự cũng được định nghĩa tương tự, là chiến lược để “săn” được nhiều nhân tài về làm cho doanh nghiệp, mục đích không chỉ lấp vào chỗ trống nhân sự mà còn tạo đà thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Kế hoạch này thường do bộ phận Hr đảm nhiệm. Hr là gì? Hr là viết tắt của human resources hoặc human resource có nghĩa là, người tìm kiếm & quản lý bộ phận nhân sự cho công ty.
Kế hoạch tuyển dụng chi tiết mục đích, yêu cầu, số lượng… tuyển dụng
Một bản kế hoạch tuyển dụng đạt yêu cầu và thuyết phục các sếp không phải chỉ list vài dòng con số khô khan ra mà cần phải thực sự là bản phác thảo chiến lược tuyển dụng. Trong đó, phân tích được thực trạng nhân sự của công ty, yêu cầu công việc thế nào và các vị trí còn thiếu.
Cụ thể vị trí tuyển dụng theo từng phòng ban, mô tả công việc – yêu cầu – quyền lợi cho mỗi vị trí, thời gian tuyển dụng là bao lâu, các kênh tuyển dụng là gì, hội đồng tuyển dụng là những ai, ngân sách chi trả cho kế hoạch tuyển dụng là bao nhiêu. Khi cụ thể hóa ra kế hoạch như vậy, sếp sẽ dễ có cái nhìn bao quát và thuyết phục hơn, còn về phía Hr, cũng thuận lợi hơn khi đăng tải tin tuyển dụng.
Các bước để lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự
Một kế hoạch tuyển dụng nhân sự càng chi tiết càng dễ được duyệt và triển khai thuận lợi. Tìm hiểu các bước cụ thể sau đây giúp bạn sớm có được bản kế hoạch tuyển dụng trình sếp. “Thời điểm vàng” lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự là khoảng cuối năm với những vị trí được dự trù trước. Còn khi đột ngột trống vị trí nhân sự nào đó trong năm thì bạn vẫn phải tuyển dụng thêm. Nói chung, kế hoạch tuyển dụng này khá linh hoạt.
Bước 1: Tìm hiểu thật kỹ về nhu cầu nhân lực của công ty
Nhu cầu tuyển dụng xuất phát từ các phòng ban. Tuy nhiên, việc tổng hợp nhu cầu, thẩm định và làm kế hoạch, đề xuất lại là nhiệm vụ của phòng nhân sự/bộ phận tuyển dụng. Để có thể nắm được nhu cầu tuyển dụng thực sự cần thiết của công ty, phòng nhân sự cần:
- Đề nghị các phòng ban gửi nhu cầu về nhân sự cần tuyển trong thời gian tới.
- Họp bàn trong bộ phận nhân sự và với các phòng ban chi tiết về số lượng tuyển, yêu cầu với vị trí, mô tả công việc, quyền lợi, thời gian cần tuyển…
- Vạch rõ đó là vị trí thời vụ, dự trù hay cấp thiết, cố định để điều chỉnh mức độ cần tuyển, ưu tiên thời gian tuyển và các phúc lợi chế độ.
Khi tìm hiểu về nhu cầu tuyển dụng nhân sự dài hạn, ví dụ như cho cả năm, thì cần chú ý tới các trường hợp mới kết hôn, chuẩn bị sinh con, nhân viên sắp hết hạn hợp đồng… để lường trước các khả năn và số lượng tuyển dụng.
Ngoài ra có một yếu tố ảnh hưởng gián tiếp tới kế hoạch tuyển dụng nhân sự mà nhiều người chủ quan bỏ qua chính là kế hoạch phát triển của công ty. Kế hoạch tuyển dụng phải ăn khớp với kế hoạch chung. Công ty năm tới định hướng phát triển quy mô ra sao, các nhãn hàng tốc độ lớn mạnh như thế nào… vạch ra các khả năng và phương án tương ứng để kế hoạch tuyển dụng thêm trọn vẹn.
Tìm hiểu kỹ về nhu cầu của công ty giúp cho kế hoạch được triển khai thuận lợi và gặt hái kết quả tốt
Bước 2: Lập bản mô tả chi tiết với từng vị trí tuyển dụng
Khi có một bản mô tả cụ thể cho mỗi vị trí tuyển dụng thì người tuyển dụng sẽ tiết kiệm thời gian tuyển dụng hơn. Ví dụ, mô tả công việc sơ sài, ứng viên không phù hợp ứng tuyển nhiều, mất thời gian phỏng vấn mà không tìm được ứng viên chất lượng phù hợp. Hơn nữa, việc đăng tin tuyển dụng còn liên quan tới chi phí quảng cáo các kênh. Mô tả công việc không thu hút được ứng viên phù hợp, mất tiền quảng cáo mà rốt cuộc không thu lại được gì.
Bản mô tả chi tiết của kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho mỗi vị trí cần liệt kê ra các yêu cầu với ứng viên:
- Về kiến thức và kỹ năng: ứng viên có kỹ năng gì về giao tiếp, làm việc nhóm, bán hàng… có kiến thức về mảng gì?
- Về trình độ chuyên môn và bằng cấp: có yêu cầu bằng cấp hay không, yêu cầu tốt nghiệp chuyên ngành gì?
- Về kinh nghiệm: có yêu cầu kinh nghiệm hay không? Nếu có thì yêu cầu mấy năm kinh nghiệm?
- Các yếu tố cá nhân khác: người có tính cách hay ngoại hình thế nào thì hợp với vị trí này? Ví dụ tuyển trợ lý giám đốc thì cần thêm yếu tố ngoại hình (chiều cao, cân nặng…) hay tính cách thân thiện, hòa đồng, giao tiếp tốt… để đi ngoại giao, tiếp đối tác…
Bước 3: Xác định nguồn và phương pháp tuyển dụng cho kế hoạch tuyển dụng nhân sự
Hiện nay có 2 nguồn tuyển dụng phổ biến để các bộ phận đề xuất trong kế hoạch tuyển dụng là nguồn nội bộ và nguồn bên ngoài công ty. Nguồn nội bộ là do người trong công ty tự ứng tuyển vào vị trí phù hợp, đây là con đường thăng tiến công khai minh bạch cho mọi nhân viên văn phòng trong công ty. Hoặc, do người trong công ty giới thiệu người phù hợp. Nếu tuyển dụng bên ngoài công ty, cần lên được thêm các kênh đăng tin tuyển dụng và dự trù chi phí.
Xác định nguồn và phương pháp tuyển dụng giúp công ty tiết kiệm thời gian và chi phí cho công ty
Về phương pháp tuyển dụng, thông thường sẽ trải qua quy trình 3 khâu: sàng lọc hồ sơ, trắc nghiệm kiểm tra hoặc làm bài test, phỏng vấn trực tiếp/online. Tùy vào yêu cầu mỗi vị trí mà kế hoạch tuyển dụng nhân sự sẽ có phương pháp phù hợp. Có những vị trí không nhất thiết phải test/kiểm tra.
Qua thời gian thực hiện thì bộ phận nhân sự sẽ theo sát thực tế và kế hoạch, có sự đánh giá, điều chỉnh kế hoạch tuyển dụng nhân sự linh hoạt. Từ đó giúp công ty có nguồn nhân lực chất lượng cao, kịp thời để phục vụ nhu cầu mở rộng quy mô, đổi mới và phát triển.
