Những Kỹ Năng Tin Học Văn Phòng Bạn Cần Nắm Vững Khi Đi Làm
Nhờ có kỹ năng tin học văn phòng, cuộc sống của con người ngày càng trở nên tiện lợi, làm việc khoa học và thông minh hơn. Dễ dàng tìm kiếm, chia sẻ thông tin khắp toàn cầu, giúp liên lạc và kết nối với nhiều người, xử lý văn bản, thông tin và thuyết trình tốt hơn. Vậy những kỹ năng tin học văn phòng bạn cần nắm vững khi đi làm là gì? Hãy cùng bài viết sau tìm hiểu vấn đề này.
Mục lục
Kỹ năng tin học, máy tính văn phòng là gì?
Kỹ năng tin học văn phòng là những kỹ năng chú trọng đến khả năng xử lý công việc văn phòng như: bảng tính, các văn bản hay trình chiếu. Tin học văn phòng bao gồm: kỹ năng word, excel, PowerPoint… Thành thạo việc gõ văn bản, chỉnh sửa tài liệu, nhập dữ liệu, trích xuất tệp, tìm kiếm thông tin…
Tin học văn phòng có vai trò quan trọng khi tìm kiếm công việc phù hợp. Phần lớn các doanh nghiệp đều yêu cầu nhân viên phải có chứng chỉ tin học văn phòng, tức phải thành thạo kỹ năng máy tính văn phòng, đặc biệt là đối với khối nhân viên văn phòng. Thuần thục kỹ năng tin học giúp hoàn thành các công việc như: giao dịch bằng văn bản, giấy tờ hay những hoạt động liên quan tới hành chính, nhân sự khác.
Những kỹ năng tin văn phòng bạn cần nắm vững
Thứ nhất, kỹ năng tin học văn phòng – Word
Kỹ năng này còn được biết đến với tên khác là Winword. Đây là một công cụ soạn thảo văn bản phổ biển của công ty phần mềm nổi tiếng Microsoft. Trong kỹ năng này cần thuần thục các thao tác như: nhập liệu văn bản, đinh dạng đoạn văn, gõ đúng tiếng, font, cỡ chữ, màu chữ…
Ngoài ra còn có nhiều thao tác khác như: chèn hình ảnh, sơ đồ, vẽ hình khối; chèn ký tự symbol; chèn link (hyperlink) hay ghi chú (footnote) … Lập, chèn và định dạng bảng với bullet, line-spacing, tab; chèn thêm dòng, cột; trộn, tách, căn đoạn; thay đổi đường viền bảng. Thao tác thiết lập in: khổ giấy, header, footer, đánh số trang văn bản, lề in. Trộn văn bản, đặt mật khẩu bảo mật file…
Kỹ năng sử dụng email
Email mang tính quan trọng, phổ biến trong công việc mà mọi nhân viên văn phòng đều phải sử dụng mỗi ngày. Đây là công cụ giao và nhận việc hiệu quả được sử dụng ở nhiều doanh nghiệp nên bạn cần phải thuần thục các thao tác. Sử dụng mail đúng cách không phải chỉ là việc đánh máy văn bản gửi tệp đính kèm mà còn phải biết các kỹ năng trình bày email, sắp xếp email một cách khoa học.
Một email gửi đi được trình khoa học sẽ khiến bạn trở nên chuyên nghiệp trong mắt sếp, đồng nghiệp, đối tác, khách hàng. Sắp xếp mail một cách khoa học giúp hộp thư của bạn hoặc của doanh nghiệp nhìn gọn gàng, đồng thời cũng giúp bạn phản hồi chính xác những thông tin quan trọng và không bị bỏ sót bất kỳ thông tin nào.
Kỹ năng sao lưu dữ liệu
Trong nền công nghệ hiện đại 4.0, hầu hết các công ty đều lựa chọn lưu trữ thông tin vào hệ thống máy tính hoặc các phần mềm sử dụng thông qua máy tính. Vì nó có tính bảo mật cao, tiết kiệm chi phí in ấn, tiết kiệm diện tích không gian lưu trữ … Do đó bạn cần phải sắp xếp các dữ liệu theo từng ổ, từng thư mục, ký hiệu tên file có hệ thống, logic, dễ nhìn.
Kỹ năng tin học văn phòng Excel
Excel là công cụ rất linh hoạt cho phép người dùng sắp xếp dữ liệu, tính toán, làm báo cáo … Bảng tính của Excel bao gồm nhiều ô và được tạo bởi các dòng, cột. Theo đó, người dùng dễ dàng nhập dữ liệu và lập công thức tính toán. Excel có rất nhiều tính năng ưu Việt và có giao diện đơn giản, dễ sử dụng, thao tác chủ yếu là thiết lập và xử lý bảng tính.
Những kỹ năng sử dụng công cụ Excel là định dạng dữ liệu bảng tính, định dạng số, tạo bảng tính, định dạng bảng, trộn, xóa cột …. Định dạng tự động theo yêu cầu (theo ngày, tháng, năm…). Sử dụng các hàm số thông dụng: If, Sum, Sumif, Average, Countif, Min, Max, Year, Month, Day, Now Vlookup, Hlookup… Sử dụng lọc dữ liệu, vẽ biểu đồ, tạo link…
Kỹ năng tin học văn phòng PowerPoint
Đây là công cụ thiết lập hệ trình chiếu, bao gồm: chỉnh sửa, vẽ hình khối, biểu đồ; tạo link, sử dụng các kiểu trình chiếu, thiết kế; tạo hiệu ứng amination; sử dụng slide master; bảo mật file; trình chiếu hoặc xuất file sang định dạng PDF…
PowerPoint là phần mềm trình chiếu giúp bạn truyền đạt thông tin dễ dàng, linh hoạt, cô đọng và hiệu quả. Làm việc với cung cụ này rất hữu ích và đầy sáng tạo. PowerPoint có ích trong mọi công việc, đặc biệt là liên quan đến thuyết trình, trình bày hay thuyết phục… Nó đóng vai trò quan trọng trong môi trường công sở, văn phòng.
Trên đây là những chia sẻ hữu ích về kỹ năng tin học văn phòng mà một nhân viên văn phòng cần có. Hy vọng sẽ giúp các bạn có thể tìm hiểu và học hỏi thêm nhằm trau dồi kiến thức cho bản thân khi tìm kiếm việc làm. Luôn truy cập Intracom Riverside để cập nhật những thông tin hữu ích nhất bạn nhé.
Xem thêm về:
