Những Kỹ Năng Văn Phòng Cơ Bản Cho Nhân Viên Công Sở
Nền kinh tế thị trường đang trên đà phát triển, sự cạnh tranh gia tăng giữa các doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi các nhân viên vừa phải có chuyên môn, nghiệp vụ, vừa phải đáp ứng những kỹ năng văn phòng cần thiết. Hãy cùng bài viết sau tìm hiểu những kỹ năng này.
Mục lục
Kỹ năng văn phòng là gì?
Kỹ năng văn phòng là một trong những kỹ năng hành chính cơ bản giúp một văn phòng hoạt động theo một nguyên tắc nhất định, hỗ trợ công việc thuận lợi giữa các thành viên trong một bộ phận công ty. Các nhà tuyển dụng thường mong đợi quản trị viên phải có kinh nghiệm hoặc kiến thức về các kỹ năng văn phòng cơ bản trước khi họ quyết định thuê bạn. Những kỹ năng này cho phép nhân viên sắp xếp các cuộc hẹn, chào hỏi khách hàng, đảm bảo văn phòng hoạt động bình thường và cung cấp cho các nhân viên nguồn lực văn phòng.
Vì sao kỹ năng lại cần thiết cho mọi nhân viên công sở
Các tập đoàn, doanh nghiệp hiện nay thường yêu cầu cán bộ, nhân viên thành thạo kỹ năng văn phòng. Đặc biệt tại những văn phòng lớn càng quan tâm vấn đề này. Bởi nhân viên văn phòng là người sử dụng và làm việc liên tục trên máy tính. Những người trang bị cho mình những kỹ năng tốt sẽ giúp giải quyết các công việc như: quan hệ với khách hàng, đối tác qua email, tin nhắn, lên kế hoạch lịch trình, lưu trữ giữ liệu, hồ sơ trên phần mềm…
Các doanh nghiệp hiện nay còn mở những khóa tập huấn, đào tạo về sử dụng kỹ năng văn phòng. Lý do là nó giúp tăng hiệu quả giá trị công việc đạt được. Kỹ năng sẽ giúp trình chuyên môn được mài dũa, trở nên tốt hơn, dày dạn hơn và đạt được những giá trị cao trong công việc.
Những kỹ năng văn phòng cơ bản hiện nay
Kỹ năng tin học văn phòng
Đa phần hiện nay các cán bộ, nhân viên trong công ty, doanh nghiệp đều làm việc trên máy tính và cần đến kỹ năng tin học văn phòng. Đây là những người đã được đào tạo cơ bản về Microsoft và google. Thành thạo Microsoft giúp các công việc như: soạn thảo văn bản, làm hợp đồng, ghi biên bản cuộc họp, nhập dữ liệu, làm báo cáo, lập kế hoạch, thông báo, thuyết trình … Công cụ google để tra cứu các thông tin khác nhau.
Kỹ năng giao tiếp
Giao tiếp là kỹ năng quan trọng trong văn phòng và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Kỹ năng giao tiếp tốt giúp truyền đạt ý tưởng, suy nghĩ đến mọi người trong nội bộ doanh nghiệp và đối tác, khách hàng. Giao tiếp bao gồm kỹ năng nói và khả năng lắng nghe. Biết lắng nghe quan điểm, ý kiến và thể hiện sự tôn trọng với mọi người dù thân hay không thân, dùng cùng phòng hay khác phòng. Kỹ năng nói, diễn đạt vấn đề rõ ràng, linh hoạt. Ngoài ra kỹ năng nói còn thể hiện qua việc gửi và trả lời email lịch sự.
Kỹ năng lập kế hoạch và quản lý thời gian
Văn phòng muốn tổ chức quy củ thì phải có kế hoạch cụ thể, trong đó sẽ chi tiết các hoạch định và lịch trình cụ thể, logic. Các sự kiện hay cuộc hẹn với đối tác, khách hàng cần phải lên lịch rõ ràng và có người tổ chức, theo dõi.
Việc quản lý thời gian cũng rất quan trọng. Bởi khi đi làm văn phòng ngoài giờ hành chính còn có thể phát sinh tăng ca hoặc đi công tác. Điều này đòi hỏi bạn phải biết sắp xếp thời gian, quản lý quỹ thời gian mang lại hiệu quả tối đa.
Kỹ năng làm việc nhóm
Văn phòng là môi trường làm việc tập thể. Trong đó các thành viên của doanh nghiệp sẽ cùng chung tay làm việc, hỗ trợ nhau, đoàn kết và học hỏi lẫn để đạt được hiệu quả tốt nhất. Điều này cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí.
Kỹ năng giải quyết vấn đề, giải quyết mẫu thuẫn
Đôi khi trong công việc có những lúc áp lực, tranh luận quá gay gắt dẫn đến mâu thuẫn. Hoặc sự chồng chéo công việc dẫn đến hiểu lầm nhau. Do vậy mỗi người cần phải có cách giải quyết vấn đề hòa nhã nhất để không làm ảnh hưởng đến công việc.
Kỹ năng tổ chức
Nhân viên văn phòng phải làm khá nhiều công việc liên quan đến tổ chức như: tổ chức tài liệu, tổ chức hoạt động nội bộ, tổ chức các hoạt động sự kiện kinh doanh để quảng cáo, giao lưu… Ngoài kỹ năng tổ chức những người này cần phải biết chịu trách nhiệm về các vấn đề phát sinh…
Kỹ năng quyết định vấn đề
Kỹ năng này rất quan trọng trong một tổ chức. Đứng trước vấn đề xảy ra mà nhân viên lúng túng không thể giải quyết sẽ gây ra ảnh hưởng trong công việc, có thể giảm sự chuyên nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng. Đối với người lãnh đạo đưa ra quyết định đúng lúc, đúng người, đúng vấn đề… sẽ giúp công ty thu về những thành quả to lớn.
Kỹ năng lãnh đạo và chịu trách nhiệm
Kỹ năng năng đạo cần có ở mỗi người chứ không riêng gì ban lãnh đạo công ty. Kỹ năng này sẽ giúp nhân viên công sở có cơ hội thăng tiến trong tương lai, đồng thời giúp tiếng nói của bạn được nâng tầm hơn, mọi người sẽ chú ý, lắng nghe hơn. Kỹ năng lãnh đạo là sự tổng hợp của tất cả các kỹ năng. Người có kỹ năng này không chỉ làm việc nhóm tốt mà còn có thể nắm quyền và chịu trách nhiệm về mọi công việc được giao.
Trên đây là những kỹ năng văn phòng rất cơ bản và cần thiết cho khối văn phòng. Xây dựng và hoàn thiện kỹ năng sẽ giúp mỗi người trở nên toàn diện hơn. Hy vọng bài viết đã cung cấp thông tin hữu ích để người làm văn phòng hiểu được tầm quan trọng của các kỹ năng, sẽ thuần thục nó để giúp thành công hơn trong công việc.
