Những Kỹ Năng Cần Có Trong Công Việc Của Lễ Tân Văn Phòng
Tại các tập đoàn, doanh nghiệp hiện nay, lễ tân văn phòng có vai trò quan trọng. Bộ phận này này liên quan đến việc thể hiện tính chuyên nghiệp và nâng tầm thương hiệu. Tuy nhiên, khá nhiều người chưa hiểu rõ về công việc và chưa đánh giá cao nghề này. Hãy cùng Intracom Riverside tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Mục lục
Lễ tân văn phòng là gì?
Lễ tân văn phòng là vị trí không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Vị trí này thuộc bộ phận hành chính của doanh nghiệp. Đây là vị trí quan trọng, được xem như là tuyến liên lạc của cả công ty và bên ngoài công ty. Lễ tân giúp đảm bảo các công việc của các phòng ban được hỗ trợ đầy đủ, nhanh chóng. Vị trí lễ tân thực hiện các công việc cơ bản như: gọi và trả lời điện thoại trong nội bộ doanh nghiệp và ngoài doanh nghiệp, gặp gỡ và tiếp đón khách hàng, nhận và giao thư từ, bưu phẩm …
Công việc của lễ tân văn phòng
Vị trí lễ tân làm công việc tiếp đón đối tác, khách hàng. Có thể dẫn khách tham quan văn phòng công ty, doanh nghiệp khi cần thiết. Lễ tân làm công việc trực tổng đài, sẵn sàng gọi hoặc tiếp nhận các cuộc gọi đến. Đồng thời kết nối tới đúng các phòng, ban hoặc trực tiếp xử lý trong phạm vi công việc.
Lễ tân cũng cần phải thường xuyên sắp xếp văn phòng, quầy lễ tân sao cho ngăn nắp, gọn gàng. Để bất cứ khi nào có đối tác, khách hàng thì văn phòng đều sạch đẹp và được trang hoàng. Nhân viên lễ tân cũng cần biết thực hiện việc nộp hồ sơ, photocopy khi cần.
Lễ tân cần đảm bảo cung cấp đầy đủ đồ dùng văn phòng phẩm tới từng phòng, ban, từng thành viên. Cần quản lý văn phòng phẩm và đặt mua khi định kỳ hoặc khi cần thiết. Vị trí này cũng cần chú ý trả lời email, hòm thư điện tử. Đồng thời sẵn sàng tiếp nhận thông tin và cung cấp thông tin tới đối tác, khách hàng khi cần thiết.
Lễ tân cần chú ý đến an ninh văn phòng, thực hiện nghiêm chỉnh nội quy văn phòng, quản lý sổ sách cẩn thận. Nhân viên lễ tân có thể kết hợp với thư ký văn phòng để làm công việc sắp xếp và lên lịch họp.
Những kỹ năng cần có của lễ tân
Lễ tân văn phòng cần phải có những kỹ năng phù hợp để đáp ứng đa dạng công việc. Như vậy, ngoài chuyên môn vững thì lễ tân cần phải nắm được các kỹ năng sau để trở nên toàn năng trong công việc.
Chỉn chu về hình thức, phong thái lịch sự, chuyên nghiệp
Đối với các vị trí lễ tân, cần chú trọng việc chỉn chu chu, gọn gàng về hình thức. Điều này thể hiện ở tác phong chuyên nghiệp, gọn gàng, phong thái nhã nhặn, lịch sự. Hình thức là điều đầu tiên mà mỗi người đối tác, khách hàng nhìn thấy khi gặp gỡ. Hình thức của lễ tân không chỉ thể hiện ở ngoại hình mà còn ở: cách ăn mặc gọn gàng, nụ cười gần gũi, thân thiện, tác phong nhanh nhẹn và ứng xử khéo léo.
Thành thạo và am hiểu các kỹ năng, chuyên môn nghiệp vụ
Lễ tân cần phải có các kỹ năng đón tiếp khách, xử lý công văn và chuẩn bị phòng họp. Đón tiếp khách cần có thái độ chu đáo, lịch sự và thân thiện để tạo cảm giác thoải mái cho đối tác, khách hàng. Điều này cũng gây ấn tượng tốt về hình ảnh doanh nghiệp. Nếu lễ tân có khả năng giao tiếp tiếng Anh tốt hoặc một vài ngoại ngữ thì đây cũng là lợi thế rất tốt trong giao tiếp và hoạt động kinh doanh.
Vị trí lễ tân là đầu mối tiếp nhận văn thư và gửi các công văn đi. Do đó, lễ tân cần có nghiệp vụ văn phòng như: sử dụng máy tính, máy in, máy photocopy, máy fax, lưu trữ thông tin, soạn thảo và xử lý văn bản… Trước các cuộc hội họp, hội nghị cần chuẩn bị chu đáo phòng họp. Các công việc cụ thể như: in ấn tài liệu, đăng ký phòng họp, hỗ trợ hậu cần, chuẩn bị nước uống…
Thái độ, phong cách làm việc
Đối với vị trí lễ tân thì thái độ và phong cách làm việc đặc biệt quan trọng. Nếu như ở các phòng, ban khác thì chuyên môn là điều cần thiết và quan trọng nhất thì lễ tân không yêu cầu khắt khe vấn đề này. Lễ tân cần có kỹ năng phản ứng nhanh nhạy và giải quyết các vấn đề, các tình huống phát sinh thật tốt. Kỹ năng thuyết phục và gây thiện cảm với người đối diện.
Vị trí lễ tân nên tránh tham gia vào cuộc đàm tiếu, nói xấu nhau trong văn phòng. Đặc biệt là không được tiết lộ thông tin quan trọng, thông tin mật của đối tác, khách hàng hay nhân viên…
Lễ tân cần phải biết tiết chế, biết kìm chế cảm xúc, không được dễ dàng nổi nóng với khách. Dù cuộc nói chuyện có phát sinh vấn đề gì thì lễ tân cũng cần giữ thái độ ôn hòa, lắng nghe, lịch sự. Luôn niềm nở trước, trong và sau cuộc gặp để gây được thiện cảm tốt nhất.
Như vậy, Intracom Riverside vừa cùng các bạn tìm hiểu tầm quan trọng của vị trí lễ tân văn phòng. Do đó, những người lễ tân cần trang bị kỹ lưỡng và hoàn thiện khá nhiều kỹ năng. Đồng thời cũng cần có chuyên môn, ý thức cao trong công việc. Hi vọng, bài viết trên đã giúp các bạn có thêm thông tin về công việc lễ tân và có định hướng phù hợp trong tương lai.