Những Điều Bạn Cần Biết Khi Mở Văn Phòng Đại Diện
Để mở rộng và phát triển thị trường, các doanh nghiệp thường sẽ phải mở văn phòng đại diện (VPĐD) hoặc chi nhánh. Tuy nhiên, việc thành lập văn phòng đại diện trên thực tế cũng phát sinh những bất cập, nhất là khi Luật Doanh nghiệp 2020 được áp dụng. Tham khảo bài viết sau, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan về văn phòng đại diện.
Mục lục
Những đặc điểm, chức năng của văn phòng đại diện
Theo luật doanh nghiệp, văn phòng đại diện gồm những đặc điểm sau:
– Là đơn vị phụ thuộc của một doanh nghiệp, không có tư cách pháp nhân. Do vậy, không thể nhân danh văn phòng đại diện để tham gia các hoạt động kinh doanh độc lập. Mọi việc kí kết (nếu có) phải có sự ủy quyền của trụ sở chính.
– Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh. Nó chỉ làm những nhiệm vụ được ủy quyền từ doanh nghiệp.
– Do không trực tiếp kinh doanh nên văn phòng đại diện sẽ không phát sinh nghĩa vụ thuế.
– Văn phòng đại diện có tên, chứng nhận đăng kí hoạt động, con dấu riêng. Con dấu này chỉ phục vụ những hoạt động nội bộ của văn phòng đại diện.
– Tài chính của văn phòng đại diện sẽ phụ thuộc vào doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ chi trả toàn bộ những vấn đề tài chính phát sinh từ văn phòng đại diện.
– Khi mở văn phòng đại diện, doanh nghiệp sẽ quy định cơ cấu, tổ chức, quy mô của văn phòng đại diện. Văn phòng đại diện sẽ hoạt động theo sự cho phép của doanh nghiệp.
Một số lưu ý về khi mở văn phòng đại diện
Các doanh nghiệp cần nắm rõ chức năng của văn phòng đại diện khi quyết định thành lập văn phòng đại diện. Song song với việc tìm địa điểm cho thuê văn phòng đại diện, các doanh nghiệp cũng cần tìm hiểu những vấn đề liên quan khi mở văn phòng đại diện. Cụ thể như sau:
Tên văn phòng đại diện
Theo Điều 40 Luật Doanh nghiệp, tên của văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái tiếng Việt, chữ số và các kí hiệu; đồng thời phải có cụm “Văn phòng đại diện”. Tên của văn phòng đại diện được gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Trên các giấy tờ, hồ sơ giao dịch, tên văn phòng đại diện được in với cỡ chữ nhỏ hơn tên của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể đăng kí tên VPĐD bằng tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài, tên viết tắt. Tên tiếng nước ngoài được dịch từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Tên viết tắt có thể là viết tắt từ tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài.
Một điều cần lưu ý là phần tên riêng của văn phòng đại diện không được sử dụng các từ “doanh nghiệp”, “công ty”.
Về con dấu
Doanh nghiệp có quyền quyết định số lượng, loại dấu, hình thức cũng như nội dung con dấu của văn phòng đại diện. Việc lưu giữ, quản lý con dấu của VPĐD thực hiện theo điều lệ, quy định của công ty.
Những vấn đề liên quan đến thuế
Khi mở văn phòng đại diện, các doanh nghiệp cần lưu ý đến vấn đề về thuế. Nếu văn phòng đại diện có hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ, hàng hóa thì phải nộp thế môn bài. Ngược lại, nếu không phát sinh các hoạt động kinh doanh thì không phải nộp thuế.
Mức thuế môn bài khoảng 1.000.000 đồng/năm. Nếu doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện trước 30/6 hàng năm thì nộp đủ số tiền trên. Nếu thành lập từ 1/7 thì sẽ đóng nửa năm thuế môn bài, vào khoảng 500.000 đồng trong năm đó, những năm tiếp theo đóng đủ 1.000.000 đồng/năm.
Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh nên sẽ không phát sinh thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế giá trị gia tăng. Có thể phát sinh thuế thu nhập cá nhân đối với những người làm việc tại văn phòng đại diện nếu mức lương của họ đủ điều kiện phải nộp thuế cá nhân.
Thay đổi văn phòng đại diện
Khi doanh nghiệp có thay đổi bất kì nội dung nào liên quan đến nội dung hoạt động của văn phòng đại diện thì cần làm thủ tục theo đúng quy định của pháp luật.
Báo cáo của văn phòng đại diện
Hằng năm, văn phòng đại diện sẽ gửi công văn báo cáo hoạt động về Sở Công Thương tại địa phương mở văn phòng. Đồng thời, văn phòng đại diện cũng là đơn vị giải trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Văn phòng đại diện cũng phải cáo cáo hoạt động về trụ sở công ty theo đúng quy định.
Văn phòng đại diện phải dừng hoạt động khi nào?
Doanh nghiệp quyết định mở văn phòng đại diện thì doanh nghiệp cũng sẽ có quyền chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện. Đây là việc dừng hoạt động một cách tự nguyện. Doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục dừng hoạt động văn phòng đại diện theo đúng quy định của pháp luật.
Văn phòng đại diện cũng có thể bị thu hồi giấy chứng nhận đăng kí hoạt động theo quy định của cơ quan nhà nước có thểm quyền. Theo khoản 1 Điều 77 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, văn phòng đại diện bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng kí hoạt động khi:
– Nội dung kê khai trong hồ sơ đăng ký mở văn phòng đại diện là giả mạo. Lúc này, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo hành vi vi phạm của doanh nghiệp, ra quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động VPĐD.
– Văn phòng đại diện dừng hoạt động trong vòng một năm nhưng không thông báo với cơ quan thuế và phòng Đăng ký kinh doanh. Trong trường hợp này, có quan chức năng có thẩm quyền sẽ yêu cầu pháp nhân đại diện doanh nghiệp đến giải trình trực tiếp. Sau 10 ngày kể từ ngày thông báo mà người được yêu cầu không đến giải trình hoặc nội dung giải trình không hợp lý thì Phòng Đăng kí kinh doanh sẽ thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động VPĐD.
Khi chấm dứt văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải hoàn thành nghĩa vụ thuế theo đúng quy định của pháp luật.
Trên đây là một số lưu ý các doanh nghiệp cần nắm khi mở văn phòng đại diện. Chúc các bạn kinh doanh thành công!
