Nguyên tắc xếp chỗ ngồi trong phòng họp theo tiêu chuẩn
Những nguyên tắc xếp chỗ ngồi trong phòng họp đóng vai trò khá quan trọng trong cách ứng xử nơi công sở. Việc tuân thủ những quy tắc này không chỉ tạo điều kiện cho cuộc họp diễn ra thuận lợi và hợp lý, mà còn là cách thể hiện sự tôn trọng và tầm quan trọng của các nhân vật tham gia cuộc họp. Những tiêu chuẩn này vừa giúp cuộc họp diễn ra hiệu quả, dễ dàng đạt được mục đích cuối cùng, vừa tạo ra một môi trường thân thiện, khuyến khích, đẩy mạnh sự hợp tác, phối hợp lẫn nhau. Một điều quan trọng nữa là nó giúp tất cả mọi người tham gia cuộc họp có cơ hội để thể hiện, nêu ý kiến và tạo ra tính bình đẳng trong tổ chức, tập thể.
Mục lục
Vì sao phải sắp xếp chỗ ngồi trong phòng họp
Để một cuộc họp có thể phát huy tối đa tác dụng của nó, các thành viên đạt được mục tiêu sau khi cuộc họp kết thúc phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, trong đó có cả việc sắp xếp chỗ ngồi sao cho hợp lý. Việc sắp xếp chỗ ngồi không phải là một việc tình cờ hay ngẫu nhiên, nó đều đã được nghiên cứu và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả trong một cuộc họp.
Thể hiện sự quan trọng và tôn trọng với người chủ tọa, hay người có cấp bậc cao: Thông thường những cuộc họp sẽ có sự tham gia của chủ tọa, người cấp cao với các thành viên còn lại, việc sắp xếp chỗ ngồi hợp lý sẽ giúp tất cả thành phần tham gia hiểu được vị thế và vai trò của mỗi người trong cuộc họp.
Tạo môi trường thân thiện, thúc đẩy sự tham gia: sắp xếp chỗ ngồi sao cho tất cả mọi người dễ dàng quan sát, theo dõi và tham gia trong cuộc họp, đây là cách để khuyến khích các thành viên tham gia tích cực hơn. Bằng kĩ thuật sắp xếp chỗ ngồi hiệu quả cũng sẽ tạo ra một môi trường thân thiện và cởi mở hơn giữa các thành viên, tạo nên một môi trường thoải mái, khuyễn khích hợp tác và giao tiếp.
Hướng đến mục tiêu cuộc họp, nâng cao hiệu suất: Cách bố trí phòng họp có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất cuộc họp, người quan trọng, người có kiến thức quan trọng liên quan đến cuộc họp được sắp xếp ở vị trí quan trọng sẽ tối ưu hiệu suất của cuộc họp. Một không gian thuận lợi, phù hợp để thảo luận, đánh giá, đưa ra những quyết định tốt nhất.
Những nguyên tắc xếp chỗ ngồi trong phòng họp cần ghi nhớ
Việc sắp xếp chỗ ngồi mang đến nhiều hiệu quả hơn chúng ta nghĩ. Dưới đây sẽ là những nguyên tắc mà chúng ta không nên bỏ qua:
Xác định rõ vai trò, cấp bậc
Không chỉ trong những cuộc họp, ngay cả những các sắp xếp chỗ ngồi thông thường chúng ta cũng cần để ý đến nguyên tắc này. Điều này không chỉ thể hiện đúng cấp bậc, vị trí, vai trò của người đó trong tập thể, mà còn là sự tôn trọng với chủ tọa hay người có cấp bậc cao.
Vị trí dành cho chủ tọa sẽ thường được sắp xếp ở trung tâm của cuộc họp, đây là những vị trí “ưu tiên” vừa để chủ tọa có thể nhìn bao quát hết tất cả các thành viên trong cuộc họp, vừa thể hiện được vị thế của mình, thể hiện sự khác biệt với những vị trí còn lại. Những người có vị trí quan trọng thứ hai hay những người hỗ trợ sẽ ngồi kế bên, những vị trí còn lại sẽ dành cho những người tham gia trong cuộc họp.
Không nên sắp xếp ngồi trực diện nhau
Khi sắp xếp chỗ ngồi, chúng ta không nên sắp xếp các vị trí ngồi đối diện nhau, tạo cảm giác đối đầu, căng thẳng trong các cuộc họp. Điều này là không cần thiết và sẽ khiến các thành viên cảm thấy khó khăn khi nêu ra ý kiến của mình. Thay vì thế, chúng ta hãy sắp xếp so le nhau, chênh lệch nhau, vừa thoát khỏi cảm giác đối đấu, vừa mang đến cảm giác thoải mái trong tâm lý.
Tránh những vị trí góc bàn
Theo phong thủy và vận mệnh, chúng ta không nên sắp xếp người tham gia ngồi ở vị trí góc nhọn của bàn. Điều này vừa ảnh hưởng đến mỹ quan cuộc họp và cũng gây khó chịu cho cả người ngồi vị trí này lẫn những người xung quanh.
Tối ưu khả năng quan sát
Đối với vị trí chủ tọa, đây là vị trí trung tâm có khả năng quan sát bao quát toàn bộ các thành viên trong cuộc họp, tuy nhiên với những vị trí khác, cũng cần sắp xếp sao cho vị trí ngồi cũng có được tầm nhìn tốt nhất.
Chúng ta cần ghi nhớ những nguyên tắc xếp chỗ ngồi trong phòng họp một cách cẩn thận và áp dụng chính xác chúng trong những cuộc họp. Đây không phải những quy tắc đơn thuần, chúng là một phần quan trọng của việc tạo nên một môi trường làm việc hiệu quả và thúc đẩy mạnh mẽ sự phát triển trong tổ chức.
Những vị trí ngồi phù hợp sẽ phát huy được những tiềm năng, tạo cơ hội thể hiện cho tất cả các thành viên trong cuộc họp, từ đó tối ưu hóa hiệu suất và hiệu quả của cuộc họp. Bên cạnh đó, tuân theo các quy tắc này còn thể hiện sự tôn trọng, quan tâm đến những người tham gia, giúp xây dựng một mối quan hệ tích cực và khuyến khích sự hợp tác trong doanh nghiệp.
Chỉ khi tạo ra được một môi trường thoải mái, thân thiện, doanh nghiệp mới có thể tạo ra cơ hội để các thành viên thể hiện ý kiến, đóng góp những ý kiến của mình để xây dựng và tham gia tích cực vào nội dung cuộc họp, từ đó nâng cao giá trị của cuộc họp và giúp tập thể đạt được mục tiêu cuối cùng.
Hiệu suất làm việc, kết quả cuối cùng mới là thứ doanh nghiệp nhắm đến, nhưng để đạt được những điều đó, từ những chi tiết nhỏ như vị trí ngồi trong phòng họp cũng cần chú ý. Phát huy tối đa tiềm năng, khả năng của mỗi cá nhân sẽ là cách tốt nhất để doanh nghiệp đi đến thành công trên con đường của mình.
>> Có thể bạn quan tâm: “Chìa khóa” để bố trí phòng họp sang trọng
