Nhân Viên Văn Phòng Là Gì? Những kỹ năng công việc cần có
Nhắc tới nhân viên văn phòng thì nhiều người nghĩ ngay tới sự an nhàn, làm trong môi trường mưa không tới mặt nắng chẳng tới đầu. Thực tế thì nhân viên văn phòng là gì, họ làm gì và phải có những kỹ năng gì? Có thực là an nhàn như suy nghĩ của nhiều người trước nay hay không.
Mục lục
Nhân viên văn phòng là gì?
“Office Staff” là khái niệm được chỉ nhân viên văn phòng trong tiếng Anh, được hiểu là những bảo mẫu trong công ty, có nhiệm vụ thiên về các công việc liên quan tới giấy tờ, sổ sách, hành chính, văn thư… Đây là một bộ phận không thể thiếu của các văn phòng làm việc, mang trọng trách nặng nề, đảm bảo guồng máy hành chính – nhân sự của công ty vận hành tốt.
Các công việc cần làm của nhân viên văn phòng là gì? Tùy theo vị trí cụ thể mà mỗi nhân viên văn phòng sẽ có công việc khác nhau, tuy nhiên, vẫn có thể liệt kê một số đầu mục công việc phổ biến với nhân viên văn phòng. Ví dụ như thống kê, theo dõi và thanh toán các khoản chi phí trực tiếp cho văn phòng (điện, nước, mạng, gửi xe, an ninh…) Bộ phận lễ tân tiếp đón khách, chuẩn bị hậu cần cho các buổi họp, hội nghị…
Các công tác văn thư lưu trữ cũng là công việc của nhân viên văn phòng: các giấy tờ, công văn, hợp đồng giao dịch của công ty hay của nhân viên… Soạn thảo và in ấn các tài liệu, chứng từ, hợp đồng nội bộ và giao dịch của công ty.
Ngoài ra, nhân viên văn phòng còn nhận order các trang thiết bị cần thiết phục vụ công việc của các phòng ban, sau đó gửi duyệt và tiến hành mua sắm, bàn giao lại cho các bộ phận. Các công việc tuyển dụng nhân sự, quản lý chấm công… cũng là công việc mà nhân viên văn phòng thường làm.
Những kỹ năng cần thiết của nhân viên văn phòng
Nhân viên văn phòng là nhóm công việc tuy không yêu cầu về trình độ chuyên môn quá nhiều nhưng để đảm nhiệm tốt vị trí này thì đòi hỏi nhân viên phải sở hữu nhiều kỹ năng tổng hợp. Như vậy thì nhân viên văn phòng không phải là công việc “ngồi mát ăn bát vàng” dễ dàng như người ngoài nhìn vào.
Kỹ năng nghiệp vụ văn phòng
Để đảm bảo công việc trôi chảy thì nhân viên văn phòng cần phải có trình độ nghiệp vụ về các phần mềm phổ biến của văn phòng như word, excel, powerpoint… và dùng các phần mềm quản trị nhân sự, dữ liệu… Các loại máy móc như máy in, máy tính, máy scan, máy chiếu… nhân viên văn phòng cũng cần phải sử dụng thành thạo.
Kỹ năng giao tiếp và lắng nghe
Kỹ năng giao tiếp luôn cần thiết với mọi ngành nghề và với nhân viên hành chính văn phòng thì lại càng cần thiết hơn. Khả năng ăn nói tốt sẽ giúp bạn diễn đạt tốt các ý tưởng, trình bày các quy định của công ty hay hướng dẫn thủ tục, quy trình làm việc của công ty.
Không cần phải có khả năng nói hay như diễn giả nhưng khả năng ăn nói là rất quan trọng với nhân viên văn phòng. Bởi bộ phận hành chính nhân sự của mỗi văn phòng tiếp xúc với rất nhiều người và nhiều bộ phận trong công ty, không khác gì sợi dây kết nối cả.
Vậy kỹ năng lắng nghe của nhân viên văn phòng là gì? Cũng không kém phần quan trọng so với kỹ năng giao tiếp, lắng nghe giúp bạn tiếp thu được kỹ với thái độ nhiệt tình khi mọi người, mọi phòng ban đóng góp ý kiến. Bạn hãy tưởng tượng vai trò của nhân viên văn phòng giống như cán bộ hành chính tiếp xúc với dân ở ủy ban nhà nước.
Cán bộ có lắng nghe dân thì mới được lòng dân. Hơn nữa, những mâu thuẫn nảy sinh trong công ty là điều không thể tránh khỏi. Khả năng lắng nghe của nhân viên văn phòng sẽ giúp gỡ rối các mâu thuẫn dễ hơn.
Kỹ năng học hỏi và phát triển bản thân
Đặc thù nhân viên văn phòng không có quá nhiều yêu cầu trình độ chuyên môn sâu. Thực tế là nhiều người không cần học chuyên ngành về hành chính – nhân sự vẫn có thể đảm nhiệm vị trí này. Vị trí này rất cạnh tranh. Thế nên, trong quá trình làm việc, nhân viên văn phòng cần phải nỗ lực học hỏi và phát triển hơn các kỹ năng, nghiệp vụ… để không bị tụt hậu so với mặt bằng nhân sự trên thị trường. Đồng thời, có thể tự tạo ra cơ hội thăng tiến hơn trong công việc.
Lộ trình thăng tiến của nhân viên văn phòng là gì? Từ nhân viên, bạn có thể lên vị trí thư ký hoặc trợ lý giúp việc cho giám đốc rồi có thể lên vị trí trưởng phòng, ban nhân sự tập đoàn… Nếu cố gắng, chắc chắn bạn sẽ không dừng lại ở cấp bậc nhân viên văn phòng.
Lợi ích của làm nhân viên văn phòng là gì? Khi làm nhân viên văn phòng, bạn sẽ có rất nhiều lợi ích như dễ mở rộng các mối quan hệ trong và ngoài công ty, trau dồi được nhiều kỹ năng mới. Tuy nhiên, cũng chủ động sẵn sàng đối mặt với nhiều áp lực. Qua bài viết này, hẳn bạn đã hiểu rõ nhân viên văn phòng là gì và có quyết định lựa chọn phù hợp.
>> Bài biết liên quan:
- Chuẩn Bị Cơm Trưa Văn Phòng Cần Lưu ý gì?
- Choáng Ngợp Top 3 Văn Phòng Công Ty Đẹp Nhất Thế Giới
