Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng là gì?

Văn phòng là nơi gắn bó phần lớn thời gian của dân công sở. Tuy nhiên chưa hẳn ai cũng nắm rõ khái niệm văn phòng cũng như chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Hãy cùng Intracom Riverside tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây.

Văn phòng là gì? Chức năng của văn phòng

Theo quan niệm truyền thống, văn phòng là một nơi cụ thể, thực hiện mọi hoạt động quản lý và văn thư. Văn phòng thu thập và lưu trữ thông tin. Văn phòng thường có bộ nhân diện văn phòng để thể hiện sự chuyên nghiệp.

Theo khái niệm hiện đại văn phòng là một bộ phận của các doanh nghiệp, được dành cho việc chỉ đạo và điều phối các hoạt động khác nhau. Do đó văn phòng không chỉ là một địa điểm mà còn là một bộ phận quan trọng của tổ chức.

nhiệm vụ của văn phòng

Tóm lại, văn phòng có vai trò là điểm trung tâm của toàn bộ tổ chức và tất cả thông tin và tài nguyên đều đến từ văn phòng. Do đó, văn phòng phải thực hiện nhiều chức năng khác nhau. Theo đó, chức năng của văn phòng được chia thành hai loại sau là: chức năng cơ bản và chức năng quản trị.

Chức năng cơ bản là thu thập và phân phối thông tin thường xuyên. Chức năng này giúp thu thập, ghi lại, phân tích, lưu trữ và phân phối thông tin.

Văn phòng sẽ ghi lại thông tin có sẵn từ nguồn nội bộ, sổ công văn hoặc thông tin có sẵn từ bên ngoài như: thư từ, hóa đơn, đơn đặt hàng… Các thông tin do tổ chức cung cấp cho người bên ngoài được ghi vào sổ công văn.

Văn phòng thực hiện chức năng phân phối thông tin đến những người và bộ phận liên quan. Thông tin thu thập được sẽ phân phối cho những người và bộ phận khác nhau để giúp họ đưa ra quyết định và các hoạt động khác.

Chức năng quản trị của văn phòng liên quan đến quản lý nguồn nhân lực, mua, kiểm soát bảo vệ tài sản, quan hệ công chúng …

Chức năng quản lý là các hoạt động liên quan đến quản lý kinh doanh như: lập kế hoạch, lãnh đạo, kiểm soát, chỉ đạo. Những người cấp cao nhất của tổ chức sẽ tham gia vào các hoạt động quản lý từ văn phòng.

Chức năng nhân sự liên quan đến việc tuyển chọn nhân viên vào đúng vị trí. Văn phòng có trách nhiệm xác định yêu cầu của những người có kỹ năng khác nhau và đặt họ vào đúng vị trí.

Chức năng mua hàng và kiểm soát. Văn phòng sẽ thực hiện chức năng mua hàng, kiểm soát, xác định các tài sản khác nhau để đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được hiệu quả.

Văn phòng cũng đảm nhiệm chức năng duy trì mối quan hệ chặt chẽ với công chúng bằng cách thường xuyên phân phối thông tin và tổ chức các hoạt động khác nhau.

Văn phòng cần bảo vệ tài sản của một tổ chức. Đồng thời cần bảo trì thường xuyên tài sản đó..

>> Có thể bạn muốn biết: Chức năng của văn phòng đại diện

Nhiệm vụ của văn phòng là gì?

Tùy theo quy mô và lĩnh vực hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp mà văn phòng sẽ được giao những nhiệm vụ khác nhau. Các nhiệm vụ đó thường gồm:

Xây dựng chương trình kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác. Xây dựng chương trình kế hoạch công tác năm, tháng, quý, tuần và thường xuyên theo dõi đôn đốc việc thực hiện. Văn phòng cũng phải trực tiếp xây dựng chương trình kế hoạch, lịch công tác của lãnh đạo. Văn phòng là nơi tổng hợp các chương trình kế hoạch công tác đó để tạo thành hệ thống hoàn chỉnh nhằm đạt mục tiêu chung.

Nhiệm vụ thu thập, xử lý, cung cấp, quản lý thông tin. Văn phòng được ví như “cửa sổ”, là “bộ lọc” thông tin vì tất cả thông tin đến hay đi đều được thu thập, xử lý chuyển phát và lưu trữ tại văn phòng.

Văn phòng thực hiện nhiệm vụ truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo. Đồng thời tổng hợp tình hình hoạt động của các đơn vị để báo cáo lãnh đạo, đề xuất các biện pháp phục vụ cho việc chỉ đạo điều hành của lãnh đạo.

Văn phòng làm nhiệm vụ tư vấn về văn bản cho lãnh đạo, trợ giúp ban lãnh đạo về kĩ thuật soạn thảo văn bản. Từ đó đảm bảo các văn bản có nội dung đầy đủ, đúng thẩm quyền.

Tổ chức công tác đón tiếp khách, đối nội, đối ngoại cũng là nhiệm vụ của văn phòng. Văn phòng sẽ chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị khác chuẩn bị tổ chức các cuộc họp. Đồng thời, văn phòng phối hợp với các đơn vị tổ chức chuyến đi công tác giúp bảo đảm cho các chuyến đi đạt kết quả cao nhất.

Văn phòng phải lập kế hoạch về nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, trang bị, quản lý sử dụng các cơ sở vật chất để giúp nâng cao hiệu quả của văn phòng.

Sau nội dung bài viết này có lẽ chúng ta đã có cái nhìn rõ nét và hiểu rõ hơn về nhiệm vụ của văn phòng là gì. Những thông tin bổ ích về văn phòng vẫn còn rất nhiều, mọi người hãy tiếp tục theo dõi các bài viết của Intracom Riverside để cập nhật thêm nhiều điều thú vị mới.

5/5 - (1 bình chọn)

Bình luận