Kinh Nghiệm Quản Lý Tòa Nhà Văn Phòng Hiệu Quả
Quản lý tòa nhà văn phòng giúp đảm bảo chất lượng, dịch vụ của tòa nhà tốt nhất để hoạt động ổn định, mang lại sự hài lòng cho khách hàng thuê hoặc mua mặt bằng. Mặt khác, quản lý tòa nhà tốt còn giúp nhà đầu tư vận hành bất động sản của mình trôi chảy và thu về nguồn lợi khổng lồ. Trong bài viết sau, chúng tôi giới thiệu với các bạn những kinh nghiệm “để đời” khi quản lý tòa văn phòng mang lại hiệu quả cao nhất.
Mục lục
Kinh nghiệm quản lý tòa nhà văn phòng bạn nên biết
Quá trình đưa hoạt động của một tòa nhà vào guồng vận hành chưa bao giờ là việc dễ dàng, nhất là với các tòa nhà mới xây và bắt đầu đi vào hoạt động. Nếu chủ quan, quản lý lỏng lẻo sẽ gây ra thất thoát, thiệt hại cho tòa nhà và chủ đầu tư, mất đi hình ảnh chuyên nghiệp của tòa nhà. Chính vì vậy, kế hoạch quản lý cần được xây dựng và thực hiện nghiêm túc.
Có lịch cố định bảo trì tòa nhà
Không ai muốn thuê mặt bằng tại một tòa nhà cũ kỹ, xuống cấp, không được bảo trì thường xuyên cả. Nhìn vào một là thấy mất an toàn, hai là mất mỹ quan, giảm sự chuyên nghiệp. Các doanh nghiệp hiện nay luôn muốn có không gian làm việc hiện đại, sạch sẽ, sáng sủa và nhiều tiện ích. Đó cũng là cách truyền thông cho thương hiệu của họ, làm đẹp hình ảnh của họ trong mắt khách hàng và đối tác.
Một số hạng mục cần chú ý bảo trì ở các tòa nhà cần lưu tâm là: lợp mái, sửa kính, sơn lại tường, chăm sóc cảnh quan, kiểm tra khu vực đỗ xe, bảo trì lại hệ thống điện -nước – internet hay phòng cháy chữa cháy… Đối với cụ thể từng văn phòng, cần có kế hoạch kiểm tra các đầu mục như nội thất, tường, sàn, đồ đạc… có ổn hay không, có thất thoát gì so với lúc bàn giao hay không.
Ban quản lý cần lập kế hoạch bảo trì định kỳ theo tháng, quý, năm với từng hạng mục. Nếu có sự cố phát sinh bất kỳ lúc nào, cần có biện pháp xử lý ngay lập tức. Trong nội quy tòa nhà văn phòng nên quy định rõ ràng trách nhiệm của bên thuê, những điều nghiêm cấm để hạn chế tác động tiêu cực tới cơ sở hạ tầng của tòa nhà.
Quản lý tòa nhà văn phòng cần phải quan tâm tới nhiệm vụ bảo trì vì nó giúp nâng tuổi thọ bất động sản, đồng thời, thu hút khách hàng nhiều hơn, gia tăng lợi nhuận cho chủ đầu tư. Bên cạnh đó, còn khẳng định được uy tín và trách nhiệm của chủ đầu tư, của ban quản lý với các công ty thuê mặt bằng tại tòa nhà.
Hiểu biết rõ về hợp đồng cho thuê
Một tòa nhà sẽ có nhiều tầng, mỗi tầng chia ra nhiều diện tích khác nhau phục vụ nhu cầu khách thuê. Bạn sẽ phải liên tục làm hợp đồng cho khách, nhiều loại hợp đồng khác nhau: người mua mặt bằng, người thuê mặt bằng, người ngắn hạn, người dài hạn… Bạn cần phải lập ra hợp đồng chặt chẽ, cụ thể và rõ ràng với mỗi khách hàng và nắm được hết các điều khoản trong hợp đồng. Như vậy sẽ chủ động ứng phó với các tình huống, câu hỏi của khách hàng và có biện pháp giải quyết hợp tình hợp lý nhất khi phát sinh vấn đề. Trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên ký tên trong hợp đồng thế nào, bạn phải nắm rõ.
Hợp đồng có giá trị pháp lý để đảm bảo việc tuân thủ hợp đồng diễn ra đúng và đủ. Nếu không rành về pháp luật, ban quản lý tòa nhà văn phòng có thể nhờ bên tư vấn pháp lý đứng ra hỗ trợ. “Bút sa gà chết”. Trước khi mỗi bên đặt bút ký vào hợp đồng, đảm bảo mọi điều khoản đều được kiểm tra kỹ càng và đôi bên thống nhất.
Hiểu rõ bất động sản của chính mình
Các cụ nói câu “Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng” không sai. Áp dụng vào việc quản lý tòa nhà văn phòng cũng vậy. Bạn phải hiểu rõ bất động sản của mình quản lý từ trong ra ngoài, từ cơ sở hạ tầng tới tiện ích dịch vụ… để sẵn sàng tư vấn cho khách hàng. Bên cạnh đó, bạn cần phải nghiên cứu cả nhu cầu của khách thuê và nắm được tâm lý họ muốn điều gì ở một mặt bằng công ty.
Đặc biệt, trước khi bàn giao mặt bằng cho khách thuê, bộ phận quản lý tòa nhà văn phòng tận tâm và trách nhiệm cần phải ghi chép và chụp hình lại hiện trạng của mặt bằng. Một biên bản bàn giao ghi cụ thể các thông tin về tình trạng và số bàn ghế, máy móc, điều hòa, đèn… sẽ giúp hai bên có căn cứ để đối soát sau này. Ngoài ra, cũng giúp cho bên thuê có trách nhiệm bảo quản và giữ gìn hạ tầng vật chất có sẵn tại mặt bằng hơn.
Học cách giao tiếp cùng người thuê
Một kinh nghiệm quản lý tòa nhà văn phòng được nhiều chuyên gia nhấn mạnh hiện nay là mối quan hệ win – win giữa bên cho thuê và bên thuê mặt bằng.
Theo đó, ban quản lý hãy giữ kênh liên lạc thường xuyên với bên thuê, kịp thời nhận đóng góp và đề xuất của bên thuê để có cách đáp ứng hoặc giải thích cho phù hợp làm hài lòng khách thuê.
Bất cứ việc tu bổ, cải tạo gì liên quan tới tòa nhà, dù ở không gian chung hay riêng từng mặt bằng, ban quản lý cũng nên thông báo cho các doanh nghiệp làm việc tại tòa nhà. Để cẩn thận, ngoài thông báo trực tiếp, điện thoại thì có thể thông báo bằng văn bản gửi qua email để đảm bảo mọi người, mọi công ty đều nắm được. Hạn chế các hoạt động của ban quản lý ảnh hưởng tới hoạt động của công ty, gián đoạn quá trình làm việc của nhân viên.
Khi bên thuê có điều gì chưa hài lòng, cần nhiệt tình tiếp thu và xem xét, không gay gắt với bên thuê để làm rạn nứt mối quan hệ.
>> Xem thêm: Những Lí Do Nên Chọn Tòa Nhà Văn Phòng Hà Nội
Một số công ty quản lý tòa nhà chuyên nghiệp
Quản lý tòa nhà đòi hỏi kỹ năng nghiệp vụ cao và đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp. Thế nên, tại các thành phố lớn hiện nay, ngoài việc chủ đầu tư trực tiếp lập ra ban quản lý vận hành tòa nhà thì thuê các đơn vị có chuyên môn quản lý là một giải pháp khá tối ưu. Dưới đây là một số công ty uy tín về quản lý tòa nhà, lĩnh vực văn phòng để các chủ đầu tư tham khảo.
Pan Services Hà Nội
Là thành viên của Nihon Housing – tập đoàn hàng đầu Nhật Bản về lĩnh vực quản lý bất động sản, Pan Services Hà Nội sở hữu quy trình quản lý và vận hành tòa nhà chuyên nghiệp. Đội ngũ đầy chuyên môn và tâm huyết của công ty còn hỗ trợ chủ đầu tư khai thác kinh doanh tòa nhà hiệu quả nhất.
PMC
Là công ty liên doanh giữa tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam – VNPT và Công ty Nhật Bản – Biken Techno Corporation, PMC cung cấp dịch vụ quản lý vận hành cho hầu hết các loại hình bất động sản, trong đó có mảng văn phòng. Quy trình quản lý của PMC hiện đại và đáp ứng các yêu cầu của khách thuê cao cấp.
CBRE Việt Nam
CBRE Việt Nam nổi bật trong các công ty quản lý tòa nhà bởi cung cấp dịch vụ tư vấn, triển khai hệ thống vận hành cho tòa nhà từ A – Z, đặc biệt quản lý tài sản, quản lý tiện ích, kiểm toán thiết bị… chuyên nghiệp. Là chi nhánh của công ty có trụ sở tại Los Angeles, CBRE Việt Nam có kinh nghiệm vận hành, quản lý nhiều tòa cao ốc văn phòng nổi tiếng.
Trên đây là những kinh nghiệm vàng trong quản lý tòa nhà văn phòng mà ban quản lý hoặc chủ đầu tư nào cũng nên nắm được để tăng giá trị bất động sản, hấp dẫn khách thuê và tăng nguồn lợi nhuận theo thời gian. Một bất động sản thu hút các công ty thuê mặt bằng không chỉ là có hệ thống tiện ích, cơ sở hạ tầng tốt, vị trí đẹp mà còn phải sở hữu dịch vụ quản lý chuyên nghiệp.
>> Xem thêm: Giá thuê văn phòng hạng A tại Hà Nội
