Quản Trị Văn Phòng Là Gì? Xu Hướng Phát Triển Trong Năm 2023
Sự phát triển và mở rộng của các doanh nghiệp kéo theo sự phát triển của nhiều ngành nghề đặc thù đi liền với doanh nghiệp, trong đó có ngành quản trị văn phòng. Vậy ngành quản trị văn phòng là gì? Ngành này làm gì và tiềm năng phát triển ra sao? Nếu bạn quan tâm tới những điều trên thì đừng bỏ qua bài viết dưới đây.
Mục lục
Quản trị văn phòng là gì và làm gì?
Khái niệm quản trị văn phòng không hề mới nhưng không phải ai cũng hiểu rõ khái niệm và các vị trí trong ngành. Nhiều người nghĩ đó ắt là một vị trí lãnh đạo chứ không thể là nhân viên vì có chữ “quản trị”? Nhiều người nghĩ “văn phòng” chắc là nhàn nhã vì mưa không đến mặt, nắng chẳng đến đầu? Thực hư ngành này như thế nào? Cùng tìm hiểu nhé.
Khái niệm quản trị văn phòng
Quản trị văn phòng có tên tiếng Anh là Office administration. Ngành này trực tiếp liên quan tới nhiều mảng công việc trong văn phòng mỗi công ty, doanh nghiệp, cơ quan như: lên kế hoạch, tổ chức thực hiện, bám sát đôn đốc, đánh giá và đảm bảo quá trình làm việc diễn ra theo đúng kế hoạch. Nhiều người ví các vị trí trong ngành này như “bảo mẫu” của công ty, việc gì cũng biết, cũng tới tay và có phần chung vai gánh vác trách nhiệm.
Người làm quản trị văn phòng còn được coi là “bảo mẫu” của công ty
Các vị trí của ngành quản trị văn phòng là gì?
Khái niệm về “quản trị văn phòng là gì” sẽ được hiểu rõ hơn khi bạn biết các vị trí phổ biến trong ngành này. Khi dấn thân vào ngành, bạn sẽ có cơ hội trải nghiệm nhiều vị trí công việc khác nhau, tùy vào mức độ kiến thức, kinh nghiệm của bạn.
- Thư ký/ trợ lý cho các lãnh đạo, thư ký tổng hợp cho công ty hoặc làm nhân viên ban thư ký các công ty lớn
- Quản trị viên hành chính hay văn phòng trong các công ty
- Nhân viên hành chính nhân sự
- Bộ phận lễ tân
- Trưởng phòng hành chính nhân sự
- Ban nhân sự tập đoàn
- Chuyên viên hành chính nhân sự
- Cán bộ quản lý các phòng ban về lập kế hoạch, điều hành hoạt động
- Chuyên viên tuyển dụng nhân sự (phụ trách lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự và tuyển dụng nhân sự cho công ty)
Ngoài ra còn rất nhiều vị trí khác nữa mà bạn có thể trải nghiệm trên con đường thăng tiến rộng mở của ngành quản trị văn phòng. Vị trí nào cũng có áp lực, vất vả riêng chứ không hề hoàn toàn nhàn nhã như nhiều người lầm tưởng.
Ngành quản trị văn phòng phù hợp với ai?
Hiện nay có nhiều trường đào tạo chuyên ngành quản trị văn phòng, sinh viên ra trường có nhiều kiến thức và kỹ năng thực chiến. Tuy nhiên, thực tế là nhiều người làm nghề này không hẳn được đào tạo chuyên ngành mà học các ngành như kế toán, xã hội học, báo chí… rẽ ngang sang. Có thể thấy là ngành này mở cửa chào đón nhiều đối tượng, tính cạnh tranh của nghề cao. Vì thế nên nếu ai đang có ý định làm việc gắn bó và thăng tiến với công việc này thì cần phải nghiêm túc. Vậy tố chất để theo ngành này là gì? Những ai phù hợp?
Người làm ngành này cần nắm vững các kỹ năng tin học văn phòng, các phần mềm tin học cơ bản
Yêu cầu tin học văn phòng cần có ở người làm quản trị văn phòng là gì?
Kỹ năng văn phòng trong thời buổi công nghệ này ai cũng biết. Nhưng nếu làm quản trị văn phòng thì bạn không chỉ dừng lại ở mức biết cơ bản mà còn phải phải nắm vững thành thạo, nhất là các phần mềm như word, excel, powerpoint… Vị trí trong ngành này yêu cầu sử dụng máy tính rất nhiều.
Áp lực công việc lớn, lúc cần dùng phần mềm này, lúc cần dùng phần mềm khác. Nếu công ty có phổ biến một phần mềm gì mới cho nhân viên văn phòng thì bộ phận hành chính nhân sự cũng là đơn vị tiếp quản đào tạo chủ yếu. Thế nên, nhanh nhạy với máy tính, công nghệ sẽ giúp bạn hoàn thành công việc dễ dàng hơn.
Giao tiếp khéo léo
Nếu không giao tiếp khéo léo thì khó khăn của người làm quản trị văn phòng là gì? Rất nhiều khó khăn nhé. Đừng nghĩ làm văn phòng là chỉ tiếp xúc với máy tính, giấy tờ nhiều. Làm vị trí này bạn sẽ phải tiếp xúc với mọi phòng ban trong công ty, tổ chức tuyển dụng, đào tạo nhân sự mới, đứng ra tổ chức các hoạt động gắn kết nhân sự trong công ty…
Những đầu việc đó tùy vào vị trí cụ thể khác nhau nhưng tựu chung lại là luôn luôn bạn phải giao tiếp khéo léo. Làm sao để giữ hòa khí công ty, hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình? Nếu giao tiếp khéo léo, bạn sẽ tự mình mở ra nhiều cơ hội tốt trong công việc và các mối quan hệ.
Cẩn thận và tỉ mỉ
Đức tính quan trọng nhất của ngành này là gì? Rất nhiều nhưng quan trọng nhất, theo kinh nghiệm của nhiều “bậc tiền bối” trong nghề chính là sự cẩn thận. Đây cũng là điều mà nhiều nhà tuyển dụng yêu cầu và mong muốn tìm thấy ở các ứng viên ứng tuyển vị trí quản trị văn phòng.
Đặc thù của ngành là làm việc nhiều với hồ sơ, chứng từ, kế hoạch, báo cáo… những thứ này sai một ly là đi một dặm. Thế nên, nhất định người ứng tuyển vào vị trí này cần phải thật sự cẩn thận và thể hiện được điều đó trong mắt nhà tuyển dụng nếu muốn ghi điểm.
Xu hướng phát triển của ngành quản trị văn phòng trong năm 2022 là gì?
Dịch bệnh tác động không nhỏ tới bức tranh phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, những thống kê doanh nghiệp đăng ký kinh doanh và số vốn đầu tư kinh doanh lại tăng lên khá so với các năm trước cho thấy nhiều người, nhiều doanh nghiệp đã nhanh nhạy nắm bắt thời cơ, biến khó khăn thành chất xúc tác phát triển. Nếu bạn muốn thử sức hoặc gắn bó với quản trị văn phòng thì đây cũng là điều kiện thuận lợi. Bởi doanh nghiệp nào trên con đường phát triển bền vững cũng luôn cần những “bảo mẫu” – quản trị văn phòng có năng lực, tận tâm.
Ngành quản trị văn phòng đang ngày càng hot hơn, có tính cạnh tranh cao hơn, đòi hỏi người theo nghề phải không ngừng nỗ lực học hỏi và tích lũy kinh nghiệm
Sự thay đổi từng giờ từng phút của công nghệ cũng tác động tới ngành. Nếu không muốn mãi dậm chân tại chỗ, hài lòng với mức lương và vị trí hiện tại thì điều cần ở người làm ngành này là gì? Chính là tiếp cận công nghệ, mở mang kiến thức, kỹ năng và không ngừng học hỏi.
Xem thêm: Hr Là Gì? Tất Tần Tật Về Công Việc Của Hr
Khi nhu cầu các vị trí của ngành cao, bạn lại có khả năng dày dặn trong ngành thì hoàn toàn có thể tìm kiếm những cơ hội mới đầy sức hút như giảng viên, mở các khóa học online về kỹ năng văn phòng, lập kênh tiktok làm KOLs booking quảng cáo cho các phần mềm văn phòng…
Khi bạn theo đuổi đam mê, thành công sẽ theo đuổi bạn. Câu nói đó đúng với bất cứ ngành nghề nào, ngay cả quản trị văn phòng. Điều quyết định bạn có thành công và gắn bó với nghề hay không, quan trọng nhất là sự đam mê. Qua bài viết trên, chắc bạn đã hiểu quản trị văn phòng là gì, công việc và xu hướng của ngành, từ đó thêm tự tin vào lựa chọn của mình.
