5 bước sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên không nên bỏ qua
Có bao giờ bạn luôn tự hỏi: vì sao có những người cùng khối lượng công việc như mình nhưng họ luôn thong thả, thậm chí còn có nhiều thời gian riêng dành cho bản thân; còn mình lại phải ngụp lặn miệt mài và lúc nào cũng rơi vào trạng thái “bận rộn” không lối thoát với công việc hay chưa?! Đó có thể là do bạn chưa biết sắp xếp công việc một cách hợp lý. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên chính là bí quyết để nâng cao hiệu quả công việc và cải thiện, cân bằng cuộc sống.
Mục lục
Cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Để sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, các bạn có thể làm theo các cách sau:
Tạo danh sách các công việc cần làm
Điều quan trọng đầu tiên trong việc sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên đó chính là tạo một danh sách các công việc cần làm. Sau khi đã tạo được danh sách các công việc cụ thể cần làm trong ngày, bạn sẽ dễ dàng phân chia quỹ thời gian cho các công việc một cách hợp lý.
Sắp xếp theo thứ tự các công việc quan trọng cần làm trước
Sau khi đã có danh sách các công việc trong ngày, bạn cần thực hiện sắp xếp các công việc theo thứ tự. Những công việc quan trọng nên để lên trước, đánh dấu để ưu tiên thực hiện trước.
Lên lịch cho các công việc trong danh sách để không bị quên
Mỗi công việc cần phải có lịch, thời gian bắt đầu, thời gian hoàn thiện nhất định. Bạn có thể tạo ra một bảng tính và thực hiện sắp xếp các việc trong lịch theo thời hạn ngày hoàn thiện. Từ đó sẽ thấy được các công việc nào cần hoàn thiện trước, công việc nào cần hoàn thiện sau, tránh trường hợp các việc ưu tiên bị chồng lên nhau, quên việc. Đối với admin officer, việc lên lịch cho các công việc chính là một trong những bí quyêt để hoành thành tốt công việc.
Cân nhắc thời gian và công sức hoàn thành các công việc
Sau khi đã hoàn thành việc sắp xếp, đánh dấu các công việc quan trọng cần làm trước, bạn cần đặt ra một khoảng thời gian nhất định để phấn đấu hoàn thành xong một công việc. Việc hoạch định, đặt ra thời gian nhất định để hoàn thành một công việc sẽ giúp bạn làm chủ được thời gian. Thêm vào đó, bạn có thể đánh giá được một cách tổng quan, công việc nào cần dành nhiều thời gian hơn, công việc nào cần hoàn thành trong thời gian ngắn nhất.
Gạch bỏ những công việc đã hoàn thành
Sau khi hoàn thành xong một công việc, hãy tạo thói quen gạch bỏ công việc đã hoàn thành trong bảng sắp xếp công việc. Việc này sẽ giúp bạn vừa có cảm giác đạt được thành tựu nhất định trong ngày vừa giúp bạn dễ dàng kiểm soát khối lượng công việc đã hoàn thành bao nhiêu, cần phải làm thêm các công việc gì.
Lợi ích của việc sắp xếp công việc hợp lý
Việc sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên sẽ mang đến cho bạn rất nhiều lợi ích. Một trong số đó có thể kể đến như:
Chủ động trong công việc
Nếu không sắp xếp công việc rất có thể bạn sẽ mất thời gian loay hoay trong núi công việc và không biết phải bắt đầu tư đâu. Thế nhưng, nếu biết cách sắp xếp thì công việc của bạn sẽ trở nên nhẹ nhàng, dễ dàng hơn rất nhiều. Tất cả công việc sẽ được thực hiện lần lượt, bạn sẽ biết mình đang ở giai đoạn nào, việc nào cần gấp và việc nào chưa cần gấp.
Chủ động trong các tình huống phát sinh
Dù có là ngành nghề gì đi chăng nữa, các tình huống phát sinh vẫn là điều có thể xảy ra. Việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn có những thời gian trông phù hợp. Vào khoảng thời gian trống này bạn hoàn toàn có thể xử lý các tình huống, các công việc phát sinh. Từ đó, đảm bảo hoàn thành công việc trong ngày.
Nếu trong trường hợp phát sinh thêm công việc đột xuất, nhưng khối lượng việc cần hoàn thành gấp trong ngày của bạn rất nhiều, bạn có thể có phương án xử lý để đảm bảo hoàn thiện khối lượng công việc, không ảnh hưởng đến công việc. Việc chủ động trong các tình huống phát sinh còn là yêu cầu đối với nhân viên văn phòng.
Có thời gian để thư giãn hoặc có thời gian để phát triển bản thân
Một điều thú vị là khi bạn biết sắp xếp công việc trong ngày hợp lý bạn sẽ có thời gian để làm điều mình muốn. Ví dụ như có thêm thời gian để thư giãn hoặc học thêm các nghiệp vụ cần thiết bổ sung cho công việc của mình. Có thể thấy, chỉ cần bạn biết cách sắp xếp công việc, bạn sẽ không phải vui đầu làm việc quá giờ và kết thúc một ngày làm việc đầy mệt mỏi.
Nâng cao hiệu quả làm việc
Một trong những lợi ích chắc chắn bạn sẽ đạt được khi biết sắp xếp công việc, đó chính là hiệu quả làm việc được nâng lên.
Như vậy có thể thấy, chỉ cần dành 5 đến 10 phút mỗi ngày làm việc để sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, bạn sẽ nhận được về rất nhiều lợi ích, vừa đảm bảo thực hiện tốt công việc, vừa nâng cao sự uy tín, giá trị của bản thân.
