Công Việc Và Nhiệm Vụ Của Thư Ký Văn Phòng Là Gì?

Hiện nay, với sự phát triển của thị trường mà vai trò của thư ký cũng đang được chú trọng. Hầu hết các cơ quan, tổ chức đều có chức danh thư ký văn phòng. Tuy nhiên vẫn còn khá nhiều người chưa thực sự hiểu rõ về công việc này. Vậy công việc và nhiệm vụ của thư ký văn phòng là gì? Cùng tham khao những thông tin dưới đây.

Khái niệm thư kí văn phòng

Thư kí văn phòng là người làm và chịu trách nhiệm về các công việc liên quan đến công tác quản lý, điều hành chung trong văn phòng. Thư ký sẽ hỗ trợ cho ban lãnh đạo sắp xếp kế hoạch hoạt động hàng ngày, các vấn đề liên quan đến giấy tờ, văn bản, tiếp khách, hồ sơ … hoặc các công tác quản lý, điều hành chung văn phòng công ty. Đây là vị trí quan trọng và thiết thực tại các doanh nghiệp.

thư ký văn phòng

Công việc chính của thư ký văn phòng là gì?

Thứ nhất, sắp xếp lịch làm việc cho ban lãnh đạo. Đây là công việc quan trọng nhất trong những công việc mà thư ký phải đảm nhiệm. Để hoàn thành công việc này, thư ký cần phải năm rõ kế hoạch, dự định trong tương lai của doanh nghiệp. Từ đó làm kế hoạch cụ thể, chi tiết, phù hợp với các công việc. Đồng thời triển khai có hiệu quả kế hoạch đó. Thư ký sắp xếp lịch trình chuyến đi cho ban lãnh đạo, đặt vé máy bay, đặt khách sạn, lên kế hoạch hẹn gặp khách hàng … Văn bản giấy tờ làm công việc tạm ứng và quyết toán các chi phí trong các chuyến đi.

Tất cả các lịch họp, lịch công tác hay các cuộc gặp gỡ của các sếp, thư ký cũng phải nắm rõ, lên lịch. Thư ký trực tiếp tham gia cuộc họp, làm công việc ghi chép, lưu trữ thông tin trong cuộc họp để báo cáo ban lãnh đạo sau cuộc họp, góp phần điều hành doanh nghiệp tốt nhất.

Thứ hai, đón tiếp khách hàng, gặp gỡ đối tác. Thư ký cần phải thể hiện sự khéo léo, tận tâm, chu đáo trong công tác đón tiếp khách hàng. Đồng thời trong một số trường hợp phải đảm nhiệm vai trò tiếp khách, giải quyết công việc trong giới hạn của mình.

Thứ ba, công việc tiếp nhận và xử lý thông tin. Thư ký cần phải nhanh nhẹn để xử lý rất nhiều loại giấy tờ kinh doanh, các số liệu, tài liệu tham khảo cho ban lãnh đạo khi cần thiết. Trong một vài trường hợp đặc biệt, thư ký cần lấy ý kiến của khách và xử lý nhanh chóng và hiệu quả. Đồng thời thư ký cũng phải kết hợp hỗ trợ góp phần giải quyết các công việc nội bộ.

Nhiệm vụ của của thư ký văn phòng là gì?

Khi đã tìm hiểu về khái niệm và công việc của thư ký thì cũng có thể dễ dàng xác định được nhiệm vụ của thư ký văn phòng.

Một là đảm nhận việc thu thập thông tin, cung cấp thông tin, xử lý thông tin, dữ liệu cho ban lãnh đạo và các phòng ban tại cơ quan, tổ chức.

Hai là chịu trách nhiệm quản lý các loại văn bản quan trọng, lưu trữ và tra cứu thông tin trong văn bản đó.

Ba là thư ký thực hiện nhiệm vụ biên tập và soạn thảo văn bản tới các bộ phận, phòng ban khác. Soạn thảo email tới quý đối tác, khách hàng.

Bốn là là chịu trách nhiệm vụ giải quyết các công việc như liên lạc, phương tiện phục vụ ban lãnh đạo.

nghiệp vụ của thư ký văn phòng

Những kỹ năng cần có của thư ký văn phòng

Thư ký cần có kỹ năng giao tiếp tốt, lịch sự, hài hòa để thực hiện các công việc tiếp khách, tiếp đối tác khi cần. Một người thư ký có phong thái tự tin, giọng nói truyền cảm, thuyết phục sẽ, đặc biệt là sự hiểu biết sâu rộng trong công việc và cả xã hội sẽ giúp ích rất nhiều cho ban lãnh đạo công ty.

Thư ký phải thực sự là người nhạy bén, có kỹ năng xử lý tốt thông tin và các tình huống phát sinh. Trong nhiều trường hợp cần thiết có thể giải quyết vấn đề trong phạm vi công việc cho phép, điều hướng công việc sao cho có lợi nhất cho công ty.

Thư ký cần nắm vững nghiệp vụ thư ký văn phòng, các thao tác và nghiệp vụ chuyên môn. Thư ký cần có kỹ năng truyền đạt thông tin và kỹ năng sử dụng các trang thiết bị tại văn phòng. Thư ký phải thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng, bao gồm các chương trình cơ bản như: Word, Excel, soạn hợp đồng, văn bản, thư mời…

Thư ký cần biết cách sắp xếp, tổ chức các công việc, quản lý thời gian, sắp xếp các lịch trình. Vị trí này cần phải hỗ trợ ban lãnh đạo trong công tác quản lý văn phòng, quản lý hồ sơ, dữ liệu, thông tin. Thư ký văn phòng cần nhanh nhạy, có tư duy logic và phản ứng linh hoạt để xử lý các vấn đề trong tổ chức quản lý doanh nghiệp.

Với những chia sẻ trên đã giúp những doanh nghiệp cần tuyển vị trí về thư ký văn phòng sẽ có được những thông tin hữu ích. Hy vọng các bạn trẻ năng động đang quan tâm về thư ký sẽ có được những kiến thức và kỹ năng cần thiết để theo đuổi công việc trong tương lai.

5/5 - (1 bình chọn)

Bình luận