Thực Hiện 5s Trong Văn Phòng, Tại Sao Không?

Đi từ triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển, người Nhật đã khởi xướng mô hình thực hành 5S. Đây là nền tảng của văn hóa doanh nghiệp và là chìa khóa thành công của nhiều doanh nghiệp. Thực hiện 5S trong văn phòng của bạn ngay hôm nay, tại sao không? Cùng tìm hiểu về mô hình này trong bài viết sau đây.

Giới thiệu về thực hiện 5S trong văn phòng

Nguyên tắc 5S là mô hình, phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc có nguồn gốc từ đất nước mặt trời mọc – Nhật Bản – được nhiều quốc gia trên thế giới, trong đó, có Việt Nam ứng dụng. Phương pháp này được tóm gọn bằng 5 từ có chữ S đầu trong tiếng Nhật.thực hiện 5s trong văn phòng

Quy định 5S văn phòng bao gồm những gì?

Seiri – Sàng lọc: Tiêu chí này cũng giống với việc tối giản chỗ làm việc. Bỏ đi những thứ không cần thiết, rườm rà và chỉ giữ lại những thứ cần để phục vụ công việc.

Seiton – Sắp xếp: Mọi đồ vật, dụng cụ trên bàn làm việc được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp chứ không để bừa bãi, lộn xộn. Setup văn phòng làm việc nói chung và bàn làm việc nói riêng sao cho mọi đồ đạc dễ dàng lấy khi cần và đảm bảo an toàn. Có thể nhớ ngắn gọn là sắp xếp sao cho: “dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại”.

Seiso – Sạch sẽ: Có lịch dọn dẹp định kỳ bàn làm việc mỗi ngày, mỗi tuần để cảm thấy thoải mái khi ngồi bàn làm việc bất cứ lúc nào.

Seiketsu – Săn sóc: Duy trì và thường xuyên kiểm tra, săn sóc 3S ở trên để đảm bảo hình thành thói quen, nâng cao hiệu quả và tiến tới 5S toàn diện.

Shitsuke – Sẵn sàng: Luôn thúc đẩy bản thân tôi rèn, duy trì trật tự, nâng cao tinh thần tự giác, trách nhiệm và lan tỏa hình ảnh 5S văn phòng tới mọi người xung quanh.

Nói thêm về 5S thì phương pháp này được áp dụng lần đầu tiên ở Toyota và lan rộng rất nhanh sau đó tại hầu hết các công ty Nhật Bản. Giai đoạn tiếp theo, 5S được phổ biến sang nhiều nước khác.

Ở Việt Nam, thực hiện 5S trong văn phòng lần đầu tiên được áp dụng vào năm 1993, ở 1 công ty động cơ Nhật mở rộng đầu tư ở Việt Nam, có tên Vikyno. Tới nay, rất nhiều công ty sản xuất, kinh doanh ở Việt Nam áp dụng 5S. Không chỉ là các ty của Nhật, có vốn đầu tư Nhật hay ông chủ Nhật mà các công ty thuần Việt cũng ưa chuộng phương pháp này. Có thể kể tới như các công ty về công nghệ, giao vận: Laptop24h, bưu cục J&T, Viettel Digital…

Lợi ích của 5S mang lại là gì?

Chỗ làm việc của mỗi người nói riêng và văn phòng nói chung luôn sạch sẽ, gọn gàng. Tinh thần mỗi người đều cảm thấy thoải mái, vui vẻ, thư giãn. Từ đó, tập trung và sáng tạo hơn khi làm việc, gia tăng năng suất lao động, tăng doanh thu cho công ty. Ngoài ra, một doanh nghiệp thực hiện quy định 5S văn phòng sẽ tạo ra văn hóa doanh nghiệp hiện đại, thống nhất, gắn kết nhân viên. Bên cạnh đó, hình ảnh 5S văn phòng giúp khách hàng và đối tác nhìn vào, thấy sự chuyên nghiệp của công ty. Như vậy, sẽ tăng độ hài lòng, tin tưởng vào chất lượng dịch vụ, sản phẩm công ty cung cấp.

Các bước thực hiện quy định 5S trong văn phòng

Để đưa 5S thành thói quen, nề nếp tự giác của nhân viên văn phòng thì bạn cần phải thực hiện đúng quy trình.

Bước 1: Chuẩn bị và xem xét, phân tích, đánh giá thực trạng công ty mình đang thực hiện được những S nào rồi hay chưa thực hiện được S nào.

Bước 2: Phát động thực hiện 5S trong văn phòng tới toàn thể công ty hoặc phòng ban mong muốn áp dụng, nêu rõ lợi ích của 5S và giải thích 5S cụ thể.

Bước 3: Kêu gọi cán bộ công nhân viên thực hiện quy định 5S văn phòng. Có thể treo hình ảnh 5S ở ngay biển hiệu văn phòng để nhắc nhở nhân viên có thêm động lực thực hiện.

Bước 4: Bắt tay vào hiện thực hóa từng S trong 5S.

Bước 5: Luôn giám sát chặt chẽ, kịp thời khen ngợi những cá nhân, tập thể thực hiện tốt 5S. Đánh giá định kỳ để xem có cần điều chỉnh gì không.

Để thực hiện 5S trong văn phòng hiệu quả thì nhất định bạn không được quên các yếu tố quan trọng dưới đây:

– Lãnh đạo phải thực sự hiểu biết, cam kết và hỗ trợ mọi người thực hiện 5S. Lãnh đạo là tấm gương thực hiện cho cán bộ công nhân viên học hỏi.

– Luôn bắt đầu bằng đào tạo, “mưa dầm thấm lâu” chứ không ép buộc, cưỡng ép mọi người ngay lập tức. Cung cấp cho mọi người thông tin về 5S, lợi ích và cách  thực hiện tốt. Đây là tiền đề để mọi người tự giác chấp hành.

– Tạo ra môi trường cởi mở, khuyến khích mọi người thực hiện, cùng thi đua thực hiện với nhau.

– Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn, ngày hôm nay 5S tốt hơn ngày hôm qua để hình ảnh 5S văn phòng ngày một chuyên nghiệp, đẹp đẽ hơn, nâng cao hơn tinh thần và hiệu quả làm việc của nhân viên.

++ Đọc thêm: Tiêu chuẩn xếp hạng văn phòng

Thực hiện 5S trong văn phòng mang lại hiệu quả rõ rệt cho doanh nghiệp, có thể linh hoạt áp dụng vào mọi ngành nghề, lĩnh vực từ sản xuất tới kinh doanh. Quy định 5S văn phòng ngắn gọn dễ nhớ nhưng lại không dễ để tất cả mọi người trong công ty thực hiện tự giác, nghiêm túc. Vậy nên, vai trò của người lãnh đạo “cầm cân nảy mực” lại càng quan trọng hơn. Thực hiện 5S triệt để, toàn diện, tích cực mới mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp. Nếu lãnh đạo chỉ phát động 5S và để đó cho nhân viên thực hiện, còn bản thân thì không tuân thủ, như vậy 5S chỉ là hình thức, nửa vời, không có hiệu quả rõ ràng.

5/5 - (1 bình chọn)

Bình luận