[Tổng hợp] kinh nghiệm thuê văn phòng từ A đến Z

Văn phòng không chỉ đơn thuần là nơi làm việc mà nó còn đại diện cho bộ mặt của một công ty trong các hoạt động giao dịch. Do đó, việc thuê văn phòng cần phải xem xét kỹ càng các tiêu chí từ vị trí địa lý, không gian làm việc, giá cả, cho đến các dịch vụ tiện ích đi kèm, … Tùy theo mục đích sử dụng, ngân sách thuê mà mỗi doanh nghiệp sẽ cân nhắc lựa chọn cho mình những tiêu chí phù hợp nhất.

Vậy làm thế nào để có thể tìm được một văn phòng cho thuê với mức giá hợp lý, vị trí phù hợp với nhu cầu sử dụng và tránh “tiền mất tật mang”? Hãy tham khảo ngay những kinh nghiệm thuê văn phòng dưới đây của chúng tôi, chắc chắn sẽ giúp bạn đưa ra được một sự lựa chọn hợp lý nhất!

bo-tri-van-phong

 

I. Các loại hình văn phòng cho thuê hiện nay

Trước khi đi thuê văn phòng, chúng ta cần xác định rõ mục đích thuê để có thể lựa chọn được loại văn phòng phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng. Hiện nay có 3 loại hình văn phòng phổ biến các bạn có thể tham khảo dưới đây.

1. Văn phòng truyền thống

Văn phòng truyền thống là loại hình văn phòng phổ biến và được nhiều doanh nghiệp và công ty sử dụng nhất. Mô hình văn phòng này mang tính ổn định lâu dài và uy tín cho đơn vị sử dụng. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp khi thuê văn phòng theo hình thức này có thể tự ý trang trí hoặc thiết kế theo phong cách, bản sắc riêng của mình.

Hình thức văn phòng truyền thống đảm bảo được sự riêng tư, tự chủ về mặt không gian. Tuy nhiên sẽ tốn các chi phí phát sinh như tiền điện nước, chi phí sửa sang, phí dịch vụ, nâng cấp, … nên mô hình văn phòng này thường phù hợp với các doanh nghiệp lớn và lâu đời, có nguồn tài chính ổn định.

2. Văn phòng ảo

Văn phòng ảo hay còn gọi là Virtual Office, là một loại văn phòng cung cấp địa chỉ cho doanh nghiệp đăng ký kinh doanh mà không cần đến diện tích thực tế.

Tại địa chỉ này, họ sẽ tiếp nhận bưu điện, tổ chức sự kiện, các cuộc họp, văn bản tiếp khách hay các dịch vụ khách hàng.

Các nhân viên không cần phải đến làm việc trực tiếp mà có thể làm tại nhà hoặc ở các thành phố khác. Mô hình này giúp tiết kiệm đáng kể về mặt chi phí, giảm thiểu chi phí phát sinh một cách tối ưu so với việc thuê văn phòng truyền thống. Về mặt pháp lý thì loại hình này không bị cản bởi pháp luật. Đây là một sự lựa chọn phù hợp dành cho các cá nhân và doanh nghiệp nhỏ.

van-phong-ao

3. Văn phòng chia sẻ

Đây là một hình thức sử dụng chung một văn phòng cho thuê, mà tại đây, các nhân viên của những doanh nghiệp khác nhau cùng làm việc tại một không gian chung. Mô hình này giúp giảm thiểu chi phí thuê mà vẫn đáp ứng được đầy đủ các tiện nghi. Tùy theo từng mục đích sử dụng của công ty, mà các bạn có thể thuê một hoặc nhiều chỗ ngồi, thuê theo ngày hoặc theo giờ tùy thuộc.

Về cơ bản, mỗi loại văn phòng đều có ưu và nhược điểm riêng, mỗi loại hình đều mang lại nhược lợi ích cho doanh nghiệp. Do đó, căn cứ vào nhu cầu và mục đích sử dụng để có thể chọn được loại hình phù hợp nhất.

van-phong-chung

*Xem thêm: 7 kiểu mô hình văn phòng làm việc hiện đại nổi bật hiện nay

II. Quy trình thuê văn phòng chuyên nghiệp

Sau khi đã xác định được nhu cầu và mục đích sử dụng thì chúng ta cùng đến với quy trình thuê văn phòng theo các bước sau đây.

Bước 1: Xác lập thông tin

Các thông tin cần xác lập khi thuê văn phòng thường bao gồm các tiêu chí sau:

–       Cơ bản: Vị trí địa lý, ngân sách tiền thuê, giá thuê.

–     Đặc điểm văn phòng: Các hệ thống điện, điều hòa, hệ thống giao thông, mật độ giao thông tại các khung giờ cao điểm, hệ thống chữa cháy, thang máy, hầm gửi xe.

–       Các mốc thời gian: Mốc thời gian khi bắt đầu rời địa điểm thuê hiện tại, thời gian dự kiến thuê tại địa điểm mới.

–        Các yêu cầu khác: Tiện ích xung quanh, việc tăng giảm nhân sự trong tương lai, thương hiệu của tòa nhà.

Bước 2: Quan sát thực tế

Nếu bạn đã cảm thấy ưng khi xem qua hình ảnh thì bạn cần phải sắp xếp thời gian đến trực tiếp văn phòng đó để quan sát thực tế. Từ đó đánh giá được mức độ khả quan của khu vực đó xem có phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình hay không.

Bước 3: Thương lượng và đưa ra quyết định

Đây là bước cuối cùng nếu như bạn đã tìm được một địa điểm thuê văn phòng phù hợp. Hãy thương lượng giá cả và xác định rõ các hạng mục trong văn bản hợp đồng thuê giữa hai bên tránh các rủi ro không đáng có.

III. Bộ 4 tiêu chí thuê văn phòng cần chú ý

Đi vào nội dung chi tiết trong quy trình thuê văn phòng, chúng ta cần phải xác định những tiêu chí cụ thể như thế nào từ địa điểm thuê, chi phí đến các yếu tố trong hợp đồng. Do vậy, bạn cần tham khảo 4 tiêu chí dưới đây để có thể lựa chọn được cho doanh nghiệp của mình một địa điểm hợp lý nhất.

1. Vị trí địa lý, giao thông

Vị trí địa lý và giao thông là một trong những tiêu chí đầu tiên cần được xem xét kỹ càng trước khi quyết định thuê văn phòng hay mua bất kỳ một động sản nào. Các yếu tổ mà bạn cần chú ý có thể kể đến như: đặc điểm của khu vực; hệ thống giao thông, đường xa thuận tiện, đường 1 chiều hay 2 chiều, có dự án giao thông để mở rộng đường hay không, các khu đường sắt trên cao, phương tiện công cộng qua lại; các dịch vụ vui chơi giải trí; các tiện ích xung quanh như chỗ ăn cho nhân viên hay phòng giao dịch Ngân hàng, …

Theo đó, các văn phòng tọa lạc tại những vị trí có giao thông đồng bộ, nhiều tiện ích xung quanh, đường xá rộng rãi luôn được ưu tiên lựa chọn.

Các khu vực đắc địa tại Hà Nội có thể kể đến như: Thanh Xuân, Hà Đông, Bắc Từ Liêm, Nam Từ Liêm, Cầu Giấy, Láng Hạ, … Đây là những khu vực tập trung nhiều các tòa nhà lớn, giao thông thuận tiện và nhiều dịch vụ tiện ích nhằm đáp ứng các nhu cầu đi lại và tiêu dùng của khách hàng.

2. Chi phí thuê văn phòng

Cùng với việc chọn các tiêu chí về giao thông thì sự tính toán về ngân sách thuê cũng rất quan trọng. Giá thành thuê phải phù hợp với ngân sách trong kế hoạch của công ty và tính toán đến các vấn đề rủi ro có thể xảy ra. Do đó, bạn cần lên một danh sách tổng chi phí vận hành 1 không gian văn phòng theo m2/tháng.

2.1. Chi phí cố định

Chi phí cố định bao gồm tiền thuê văn phòng, phí dịch vụ và thuế VAT

Tiền thuê văn phòng được tính theo m2 và giá cả có thể linh động theo từng vị trí địa lý hay không gian của văn phòng. Phí thu sẽ tính theo quý hoặc năm phụ thuộc vào sự thương lượng trong hợp đồng giữa hai bên.

Phí dịch vụ là khoản chi phí khách thuê phải trả cho các dịch vụ mà tòa nhà cung cấp bao gồm: vệ sinh, nước trong khu wc, lễ tân, an ninh, thang máy, hệ thống chiếu sáng, hệ thống điều hòa công cộng, chăm sóc cây xanh, … Tuy nhiên, phí dịch vụ thường không bao gồm tiền điện trong diện tích thuê, phí đỗ xe.

2.2. Chi phí biến đổi theo thực tế sử dụng

Chi phí biến đổi bao gồm tiền điện điều hòa, tiền điện tiêu thụ trong phòng và phí đỗ xe ô tô, xe máy.

Theo đó, bạn cần phải trả phí theo mức điện năng tiêu thụ và sử dụng trong tháng khoảng 20.000 – 40.000 đồng/m2/tháng. Về phí đỗ xe thì có sự linh động theo từng tòa nhà, có tòa nhà thì cho đỗ xe miễn phí trong một diện tích nhất định, có tòa thì không có ưu đãi này, tùy thuộc vào khả năng đàm phán trong hợp động giữa bạn và bên cho thuê.

2.3. Chi phí bất thường

Đây là khoản chi phí mà khách hàng phải trả cho những phí phát sinh của tòa như như tiền điện thang máy, hệ thống chiếu sáng, hệ thống điều hòa công cộng, … Thông thường chi phí phát sinh tính theo văn phòng rơi vào khoảng 300.000 đồng/h/văn phòng. Đối với các doanh nghiệp thường xuyên phải làm ngoài giờ thì nên đàm phán để có một mức phí thuê văn phòng hợp lý nhất.

2.4. Chi phí trả một lần trong thời gian thuê

Các thiết bị nội thất, tiện nghi có sẵn tại các văn phòng thông thường sẽ được bên cho thuê cân nhắc miễn phí tiền thuê nhưng vẫn tính phí dịch vụ. Các tòa nhà hạng A, B thường thu ở mức 70.000 – 120.000 đồng/m2/tháng.

Bên cạnh đó, các hợp đồng đều quy định về khoản chi phí hoàn trả mặt bằng và các hao mòn khi sử dụng bao gồm: phí phá dỡ, nâng cấp, trang trí nội thất đã xây dựng, …

3. Vấn đề an ninh

An ninh là một khía cạnh quan trọng quyết định việc gắn bó lâu dài giữa các doanh nghiệp và bên cho thuê. Theo đó, đội ngũ an ninh tòa nhà cần luôn phải túc trực, hệ thống báo cháy, chữa cháy phải được trang bị đầy đủ, khu lễ tân phục vụ trong suốt giờ hành chính, khu vực trông giữ xe được lắp đặt hệ thống theo dõi camera đảm bảo sự an toàn và văn minh.

4. Hợp đồng cho thuê

Khi tiến hành ký kết hợp đồng và các loại giấy tờ, doanh nghiệp cần xem xét kỹ về mặt lợi ích giữa hai bên, tránh các trường hợp vụ lợi hay mập mờ trong khâu văn bản ký kết. Do đó, cần phải đọc kỹ các mục, các điều khoản và trách nhiệm của bên cho thuê và bên thuê vì đây là một yếu tố quan trong trong những hợp đồng có tính dài hạn.

Các vấn đề mà bạn cần phải xác định và có hợp đồng rõ ràng với bên cho thuê văn phòng để làm rõ các hạng mục liên quan: Giá thuê; diện tích thuê; số tiền đặt cọc và thời gian đặt cọc; mức tăng giá sau 1 năm (thường là 10%); thời gian thanh toán; trao đổi về thời gian thuê trong hợp đồng khi cắt hợp đồng thuê giữa hai bên để rõ được khoản tiền mà mình cần phải đền bù và thời gian thông báo trước khi chấm dứt hợp đồng.

Sự rõ ràng về các văn bản hành chính và pháp luật sẽ giúp bảo vệ bạn khi có các vấn đề tranh chấp xảy ra giữa hai bên.

IV. Mách bạn những vị trí cho thuê văn phòng đắc địa của Intracom Group

Hiện nay, Intracom đang là chủ đầu tư của nhiều tổ hợp nhà cao tầng và dịch vụ cho thuê văn phòng gồm: Intracom 1, Intracom 2, Intracom Riverside. Tất cả các cơ sở của Intracom đều tọa lạc tại các vị trí “thiên thời – địa lợi – nhân hòa”, tập trung nhiều hoạt động thương mại, hệ thống giao thông thuận tiện, nhiều dịch vụ tiện ích và cơ sở hạ tầng đạt chuẩn.

intracom-riverside

Bên cạnh vị trí địa lý thuận lợi, thương hiệu uy tín, chi phí hợp lý thì Intracom còn có các dịch vụ đi kèm như lễ tân, nhân viên trực điện thoại, các thiết bị văn phòng, an ninh đảm bảo, …

Cụ thể các cơ sở cho thuê văn phòng của Intracom tại Hà Nội:

  • Intracom Riverside – Nhật Tân, Vĩnh Ngọc, Đông Anh, Hà Nội.
  • Intracom 2 – Phú Diễn, Bắc Từ Liêm, Hà Nội.
  • Intracom Building – 72 Trần Thái Tông, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội.

*Tìm hiểu chi tiết về văn phòng cho thuê Intracom Riverside tại đâyCó nên thuê văn phòng Intracom Riverside?

Để không bỏ lỡ cơ hội thuê văn phòng chất lượng tại Intracom Riverside, hãy nhanh tay gọi đến hotline: 0358.565.565,

Hoặc liên hệ website: www.intracom-riverside.vnGmail: intracomriverside.in8@gmail.com để được đội ngũ nhân viên tư vấn cụ thể.

Trên đây là những chia sẻ về kinh nghiệm thuê văn phòng thực tế từ giai đoạn chuẩn bị cho đến khi ký kết hợp đồng. Hy vọng với các thông tin trên sẽ giúp bạn thiết lập được một quy trình hợp lý và thuê được địa điểm văn phòng phù hợp với doanh nghiệp của mình, tránh gặp các rủi ro không đáng có.

Bình luận

*