Trợ Lý Là Gì? Trợ Lý Và Thư Ký Giám Đốc Có Giống Nhau Không?
Một trong những ngành nghề phổ biến đang thu hút sự quan tâm hiện nay đó là nghề trợ lý. Công việc này được xem là công việc vô cùng đặc biệt, bởi họ hỗ trợ hầu hết các công việc lớn nhỏ và sắp xếp lịch trình cho ban lãnh đạo công ty. Vậy bạn có thực sự hiểu trợ lý là gì hay chưa? Hãy cùng chúng tôi giải đáp ngay trong bài viết dưới đây.
Mục lục
Trợ lý là gì?
Hiểu một cách đơn giản, trợ lý là người hỗ trợ những công việc cho lãnh đạo của một đơn vị như chủ tịch, giám đốc, trưởng phòng… Với những ngời làm trợ lý cấp cao, họ có thể nắm quyền hành cao hơn cả các trưởng bộ phận.
Một số vấn đề trợ lý thường hay giải quyết có thể kể đến như: việc xử lý các mối quan hệ đối nội – đối ngoại, giải quyết các vấn đề liên quan đến tài chính, gặp gỡ, đàm phán với đối tác, khách hàng, truyền đạt thông tin….
Có thể thấy, vị trí trợ lý vô cùng quan trọng và tương đối phức tạp. Do vậy để ứng tuyển vào vị trí này, các ứng viên cần có nhiều kỹ năng, trình độ chuyên môn để đảm bảo hoàn thành tốt công việc được giao.
Các công việc của trợ lý
Tùy theo quy mô, tính chất hoạt động của doanh nghiệp mà mỗi trợ lý sẽ có những công việc theo yêu cầu riêng. Tuy nhiên, thông thường, công việc của trợ lý giám đốc thường sẽ đảm nhận các công việc như:
– Chuẩn bị giấy tờ, tài liệu cho các cuộc họp, các sự kiện của công ty
– Lên lịch họp và các cuộc hẹn
– Cập nhật cơ sở dữ liệu nội bộ
– Tam mưu và trợ giúp lãnh đạo xây dựng định hướng và chiến lược phát triển công ty
– Hỗ trợ các phòng ban, bộ phận trong việc hoạch định mục tiêu, chiến lược, kế hoạch, chính sách…
– Thực hiện tổng hợp, báo cáo, đánh giá tình hình hoạt động của công ty và các phòng ban thông qua cáo cáo của các bộ phận…
Có thể thấy, so với các nghành nghề khác, nghề trợ lý mang đặc thù công việc riêng với khối lượng công việc tương đối đa dạng và nhiều thách thức. Do vậy để đạt được kết quả tốt, trợ lý cần phải có những kỹ năng cần thiết.
Những yếu tố tạo nên một trợ lý giỏi
Để trở thành một trợ lý giỏi, ngoài chuyên môn, bạn cần phải có thêm những kỹ năng mềm bổ trợ như: khả năng thích ứng, khả năng tổ chức và tham mưu, khả năng quyết định độc lập, khả năng giao tiếp, kỹ năng văn phòng, hiểu biết về pháp lý và vi tính văn phòng…
Có thể thấy, nếu chỉ dừng lại ở trình độ chuyên môn thì chưa chắc bạn đã trở thành một trợ lý tốt. Thay vào đó, bạn cần có thêm những kỹ năng mềm để đảm bảo hỗ trợ tối đa trong quá trình thực hiện công việc của mình.
Một số vị trí việc làm trợ lý phổ biến hiện nay có thể kể đến như: trợ lý giám đốc/tổng giám đốc, trợ lý dự án, trợ lý kinh doanh, trợ lý sản xuất, trợ lý hành chính…
Trợ lý và thư ký giám đốc có giống nhau không?
Rất nhiều người vẫn luôn nghĩ rằng trợ lý và thư ký chính là một nghề. Mặc dù 2 nghề này có một số điểm tương đồng, nhưng bản chất là 2 ngành nghề hoàn toàn khác nhau, với những chức năng, nhiệm vụ khác nhau.
Một số công việc cả trợ lý và thư ký đều có trách nhiệm hoàn thành có thể kể đến như: quản lý văn phòng phẩm, công tác văn thư, lưu trữ, chuẩn bị tài liệu, tổ chức cuộc họp, lên lịch họp…
Điểm khác nhau giữa trợ lý và thư ký đó chính là trợ lý là một người trực tiếp tham gia vận hành và quản trị tổ chức dưới sự cho phép của lãnh đạo. Còn thư ký văn phòng chỉ phụ trách mảng hành chính của lãnh đạo.
Trợ lý có thể tham gia thực hiện tất cả các công việc mà một thư ký đang đảm nhận, nhưng thư ký thì không thể tham gia vào các công việc của trợ lý.
Trợ lý cũng có thể tham gia vào các nhiệm vụ của kế toán như quản lý ngân sách công ty, đảm bảo các khoản thu, chi của doanh nghiệp.
Trợ lý cũng đóng vai trò phân công công việc và giám sát công việc của nhân viên của các phòng ban, sau đó tổng kết, báo cáo lại với ban lãnh đạo công ty.
Có thể thấy, trợ lý và thư ký là 2 ngành nghề hoàn toàn khác nhau. Nghề trợ lý thực sự là một nghề đòi hỏi cả về tính cách, năng lực, kỹ năng và nhân cách. Hiện nay, mức lương của nghề trợ lý vô cùng hấp dẫn, tạo nên lợi thế thu hút nguồn nhân lực và trở thành một ngành nghề được nhiều bạn trẻ mơ ước.
Với những chia sẻ trên hy vọng đã giúp các bạn hiểu được trợ lý là gì? trợ lý và thư ký giám đốc có giống nhau hay không?
