Tủ Để Hồ Sơ Văn Phòng Có Vai Trò Gì Trong Công ty?
Tủ để hồ sơ văn phòng là vật dụng quan trọng cần phải có ở những văn phòng làm việc dù lớn hay nhỏ. Tủ để hồ sơ văn phòng giúp cho không gian làm việc của doanh nghiệp trở nên tối ưu hơn. Bài viết sau sẽ nói rõ vai trò của tủ đựng hồ sơ, từ đó giúp gia tăng hiệu suất làm việc đáng kể của doanh nghiệp.
Mục lục
Vai trò không thể thay thế của tủ để hồ sơ văn phòng
Giúp sắp xếp văn phòng làm việc ngăn nắp, gọn gàng
Văn phòng không có tủ để hồ sơ thì sẽ trở nên bừa bộn, cản trở nhiều đến việc tìm tài liệu. Và nếu việc sắp xếp văn phòng làm việc mất quá nhiều thời gian để tìm thậm chí là không thể tìm ra sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc của bạn. Do vậy, bố trí văn phòng sạch sẽ, gọn gàng sẽ là điều rất quan trọng. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp bạn đạt hiệu quả cao trong công việc. Mọi thứ được ngăn nắp thì khi cần gì bạn sẽ không phải mất quá nhiều thời gian.
Giúp quản lý tài liệu, sổ sách của công ty
Một doanh nghiệp, công ty phát triển sẽ luôn có đầy đủ các hồ sơ, giấy tờ liên quan. Vì thế nếu không sử dụng đến tủ để hồ sơ văn phòng thì việc quản lý tài liệu sẽ trở lên rất khó khăn và phức tạp. Lựa chọn tủ để hồ sơ mang đến cho công ty giải pháp quản lý tài liệu một cách hiệu quả nhất. Đặc biệt là những tài liệu càng quan trọng thì càng nên cất giữ cẩn thận để dễ dàng tìm thấy khi cần.
Giúp quản lý thời gian hiệu quả
Trong một văn phòng làm việc nếu không có tủ để hồ sơ – tài liệu riêng biệt sẽ khiến cho người tìm rất vất vả, mất nhiều thời gian và ảnh hưởng tới chất lượng công việc. Do đó tủ tài liệu văn phòng có vai trò rất quan trọng trong việc quản lý thời gian công việc tốt nhất.
Tăng tính thẩm mỹ của văn phòng
Tủ để hồ sơ ngoài việc giúp quản lý các giấy tờ và tài liệu thì còn có tác dụng như đồ nội thất giúp trang trí phòng làm việc trong công ty trở nên sang trọng, chuyên nghiệp. Sở hữu chiếc tủ để hồ sơ làm cho công ty trở nên sinh động và trang nhã hơn. Tủ có nhiều kiểu dáng và mẫu mã khác nhau nên các doanh nghiệp có thể thỏa sức để lựa chọn.
Giúp bảo mật thông tin
Việc bảo mật thông tin rất quan trọng đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào. Nếu các hồ sơ, tài liệu quan trọng, mật thiết không được cất giữ riêng thì có gây ảnh hưởng lớn đến việc kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra, tủ để hồ sơ văn phòng sẽ giúp công ty bạn quản lý và bảo mật những tài sản quý của doanh nghiệp, bạn có thể cất gọn gàng vào các ngăn tủ nhỏ và khóa lại để đảm bảo tính bí mật và an toàn.
Kích thước khi lựa chọn tủ hồ sơ văn phòng
Trước hết, khi lựa chọn tủ để hồ sơ văn phòng phải quan tâm đến mục đích sử dụng của chiếc tủ ấy. Tài liệu sử dụng là loại nào, tính chất của tài liệu như thế nào. Nếu không cần thiết phải bảo mật thì không nên sử dụng cánh và có khóa, việc này vừa tiết kiệm chi phí, vừa tiết kiệm thời gian thao tác mở, đóng cửa tủ.
Ví dụ đối với tủ giám đốc, đòi hỏi sự bảo mật và thiết kế hiện đại vì vậy khi nên lựa chọn tủ cho giám đốc thì cần có tính sang trọng, hiện đại, màu sắc hài hòa góp phần tạo nên không khí làm việc thoải mái trong phòng giúp người lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định sáng suốt. Đối với tủ hành chính nhân sự nên lựa chọn tủ có yếu tố thẩm mỹ, tôn nên nét văn hóa làm việc của công ty.
Kích thước tủ hồ sơ văn phòng nên phù hợp và đủ tiêu chuẩn. Tiêu chuẩn về kích thước của các vách ngăn hay các đợt cần tùy thuộc vào dạng kẹp file mà bộ phận đó sử dụng. Thông thường, kẹp File sẽ có kích thước tiêu chuẩn với chiều cao 34.5m, sâu 29cm, dày 7cm. Như vậy khoang để hồ sơ tối thiểu phải có chiều cao là 36cm, chiều sâu là 31cm.
Ngoài ra cũng cần chú ý đến màu sắc và chất liệu của tủ để hồ sơ văn phòng. Doanh nghiệp có thể lựa chọn màu sắc tương đồng với bàn làm việc hoặc màu sơn tường hay màu sàn để tạo được một thể thống nhất cho nội thất văn phòng.
Tuy nhiên, trong một vài trường hợp, tủ chính là điểm nhấn của văn phòng. Nên trong trường hợp này khi bố trí văn phòng cần kê một chiếc tủ lớn nhằm đảm bảo hiệu suất lưu trữ tài liệu hằng ngày.
Về chất liệu, thường tủ gỗ sẽ đẹp và sang trọng hơn tủ sắt vì tủ gỗ có các vân gỗ tạo nên bề mặt với nhiều hoa văn còntủ sắt mẫu mã chỉ được mạ bằng kim loại hoặc phủ sơn. Nhưng trên thực tế tủ sắt sẽ có độ bền cao hơn tủ gỗ. Đồng thời, tủ sắt có tải trọng từng ngăn cũng cao hơn. Do vậy, tùy vào mục đích sử dụng và kích thước của tài liệu để lựa chọn loại tủ để hồ sơ văn phòng phù hợp nhất.
Trên đây là những vai trò quan trọng của tủ để hồ sơ văn phòng. Hy vọng thông tin trên sẽ giúp các doanh nghiệp lựa chọn được tủ phù hợp với văn phòng và công việc kinh doanh.
