Ưu Điểm Văn Phòng Đóng Và Cách Bố Trí Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp
Thuộc “thế hệ đời đầu” trong phong cách thiết kế phòng làm việc, mô hình văn phòng đóng cho đến nay vẫn giữ được phong độ và vị thế của mình trước các “thế hệ đàn em” bởi những điểm ưu việt khó lòng thay thế. Vậy ưu điểm văn phòng đóng là gì mà có thể khiến nhiều doanh nghiệp ưu ái lâu đến vậy?
Văn phòng đóng – Xu hướng văn phòng được yêu thích từ lâu
Văn phòng không gian đóng là kiểu văn phòng truyền thống, có tuổi đời lâu nhất trong các phong các mô hình văn phòng hiện nay. Khi nhu cầu thiết kế văn phòng xuất hiện trên thế giới thì phong cách này cũng đã nhanh chóng được khai sinh.
Robert Propst, một kiến trúc sư ưu tú của thế kỷ XX đã hình dung ra một mô hình văn phòng mà tại đó người lao động được thoải mái làm việc, không bị áp lực bởi sự giám sát sát sao của quản lý. Đó là tiền đề của sự ra đời của không gian văn phòng đóng.
Đặc trưng của phong cách này là những bức tường ngăn cách giữa các phòng ban, giữa các nhân viên. Việc phân chia rõ ràng như vậy đã tạo nên không gian riêng tư, yên tĩnh cho các thành viên công ty. Từ đó, những thông tin bảo mật được bảo vệ an toàn hơn. Đồng thời, sự tập trung không bị ảnh hưởng, hiệu suất làm việc cũng sẽ tăng lên rõ rệt.
Hiện nay, trên thế giới đã xuất hiện nhiều mô hình văn phòng khác với những ưu điểm vượt trội. Tuy nhiên, không gian đóng vẫn được phần lớn nhân viên phòng văn yêu thích và lựa chọn. Dù có những hạn chế nhất định nhưng những lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp thì khó có mô hình nào có thể thay thế. Thậm chí, nếu áp dụng phù hợp, ưu điểm sẽ át chế nhược điểm và phát huy được tối đa giá trị.
Ưu điểm văn phòng đóng giúp gia tăng giá trị cho doanh nghiệp
Những ưu điểm vượt trội nào khiến không gian kín đến nay vẫn được áp dụng bền vững tại nhiều công ty, tổ chức, nhất là những tổ chức lớn, tài chính tốt?
Lợi ích đứng trên góc độ chung của doanh nghiệp
Tăng hiệu quả kinh doanh do tăng hiệu suất làm việc từ nhân viên. Sự ngăn cách giúp cản trở tiếng ồn, giảm tối đa sự phiền nhiễu từ môi trường xung quanh, khả năng xử lý trong công việc sẽ nhanh hơn. Các bộ phận phòng ban được phân chia rõ ràng, rành mạch giúp bảo mật thông tin được tốt hơn.
Lợi ích đứng trên góc độ cá nhân
Đảm bảo sức khỏe cho mỗi nhân viên: Chia văn phòng thành các phòng nhỏ hơn giúp bảo vệ nhân viên khỏi nguy cơ lây nhiễm các căn bệnh về đường hô hấp. Trong bối cảnh hiện nay, khi hiểm họa toàn cầu Covid 19 đang hoành hành, gây ra hội chứng suy hô hấp cấp ở nhiều quốc gia thì mô hình văn phòng kín sẽ có thể hạn chế được nguy cơ hơn so với kiểu không gian mở.
Có không gian riêng, thoải mái hơn trong công việc: Văn phòng không chỉ là nơi làm việc mà còn là ngôi nhà thứ 2 với hầu hết mọi người. Bởi, thời gian làm việc tại công ty đôi khi còn nhiều hơn thời gian ở nhà. Vì thế, không ít nhân viên mong muốn có được một không gian cá nhân yên tĩnh, riêng biệt.
Tăng vị thế của các cấp quản lý: Sự gần gũi, thấu hiểu giữa nhân viên và sếp là cần thiết tuy nhiên nếu không có một khoảng cách nhấn định thì dễ dẫn đến tình trạng “cá mè một lứa”. Điều đó có nghĩa, vai trò, tiếng nói của quản lý dễ trở nên mất trọng lượng hơn trong mắt cấp dưới. Vì thế, phòng riêng cho sếp là một vấn đề luôn được chú ý trong các doanh nghiệp.
Bố trí không gian văn phòng đóng hiệu quả cho doanh nghiệp
Dù là văn phòng kín hay văn phòng mở, dù là truyền thống hay hiện đại thì cũng cần đảm bảo yếu tố tiện nghi, thoáng đãng mang lại hiệu quả tối ưu cho doanh nghiệp.
Với mô hình văn phòng kín, các doanh nghiệp thường bị tiêu tốn rất nhiều diện tích cho các bức tường ngăn cách. Do đó, nếu không biết cách bố trí hợp lý thì doanh nghiệp sẽ phải bỏ ra chi phí nhiều hơn để đầu tư không gian. Hoặc phòng sẽ trở nên bí bách nếu diện tích phòng được phân chia bé.
Bố trí ưu tiên sự giản đơn
Đơn giản không đồng nghĩa với thiếu thốn. Đơn giản nhưng phải đảm bảo công năng phục vụ công việc. Lời khuyên dành cho kiểu bố trí này là nên lựa chọn những đồ nội thất có đường nét hài hòa, không kiểu cách, cầu kỳ. Về mặt kích thước cũng phải cân đối với phòng, không nên quá đồ sộ.
Bố trí phù hợp với tính chất công việc của mỗi phòng ban
Mỗi vị trí công việc có những yêu cầu khác nhau. Vì thế, cách bài trí phòng ban cũng khác nhau để thúc đẩy hiệu quả công việc. Nội thất trong mỗi phòng cũng cần chú ý đến kiểu dáng, công năng, màu sắc phù hợp. Và điều cốt lõi là phải luôn sạch sẽ, gọn gàng.
Chẳng hạn, khối hành chính, kế toán… tài liệu lưu trữ nhiều, ưu tiên nhiều tủ để bảo mật thông tin. Các bộ phận thiên về tính sáng tạo như thiết kế, truyền thông… thì nên giảm lược các loại tủ gây mất diện tích thay vào đó là bố trí nhiều cây xanh, các vật dụng nhiều màu sắc…
Bố trí đồng bộ phong cách
Đồng bộ phong cách giúp văn phòng trở nên chuyên nghiệp, sang trọng. Không gian thoáng đãng hơn. Chú ý sự tương quan giữa màu sắc, đường nét, chất liệu nội thất…
Bố trí hiệu quả sẽ đưa những ưu điểm của văn phòng đóng tỏa sáng. Vì lẽ đó mà dù còn hạn chế thế nhưng mô hình đóng vẫn được áp dụng thành công tại nhiều doanh nghiệp khác nhau.
