Văn phòng chức năng là gì? – Chức năng và nhiệm vụ

Thông thường khi nhắc tới văn phòng người ta thường nghĩ đến các loại hình văn phòng với chức năng tổng hợp, thực hiện nhiệm vụ khác nhau của doanh nghiệp. Tuy nhiên có một loại hình văn phòng khác ít được nhắc đến hơn nhưng chúng vẫn tồn tại và phát triển với nhiều vai trò, nhiệm vụ quan trọng khác. Các văn phòng chính thường thực hiện các chức năng tổng thể, trong khi các văn phòng chức năng lại thường chỉ tập trung vào một nhiệm vụ trọng tâm nào đó. Dưới đây là chia sẻ của Intracom Riverside về các văn phòng chức năng hiện nay và những nhiệm vụ đặc biệt của nó.

van-phong-chuc-nang

1. Văn phòng chức năng là gì?

Văn phòng chức năng được hiểu là một tổ chức bao gồm nhiều nhân viên, cán bộ… có am hiểu, phụ trách một mảng lĩnh vực nào đó, cùng thực hiện các nhiệm vụ chung và được phân công theo chuyên môn và chức năng quản trị.

Văn phòng chức năng có thể xuất hiện trong các công ty doanh nghiệp, thực hiện từng nhiệm vụ riêng. Ngoài ra cũng có các văn phòng được thành lập riêng, thực hiện các giao dịch, các chức năng nhất định như văn phòng luật, văn phòng công chứng, văn phòng dịch vụ, …

2. Nhiệm vụ đặc biệt của văn phòng chức năng

Văn phòng chức năng có nhiệm vụ chuẩn bị các quyết định do cấp trên ban hành, theo dõi hoạt động của các phòng ban, thường xuyên cập nhật và báo cáo tình hình hoạt động của văn phòng mình.

Văn phòng chức năng là một bộ phận của doanh nghiệp và không có quyền hạn chỉ huy hay cho hoạt động lãnh đạo, giao việc cho các văn phòng cùng cấp trong công ty.

3. Các loại văn phòng chức năng

3.1. Văn phòng hành chính

van-phong-chuc-nang

Nhiệm vụ:

  • Tham mưu cho ban lãnh đạo về các vấn đề liên quan đến tổng thể của công ty.
  • Tổ chức tham mưu về các phòng ban, phân chia nhân sự theo mô hình, đặc điểm văn hóa của công ty, doanh nghiệp cũng như các hình thức kinh doanh và quy mô doanh nghiệp.
  • Phòng hành chính cũng là đơn vị phụ trách các hoạt động tuyển dụng, nhân sự, có kế hoạch và trực tiếp thực hiện công việc tuyển dụng, phỏng vấn nhân sự.
  • Ngoài ra các hoạt động khác mà phòng hành chính quản lý là quản lý tài sản, hệ thống an ninh, môi trường tổng quan của doanh nghiệp. Các hoạt động sửa chữa, mua bán liên quan đến tài sản doanh nghiệp đều do phòng hành chính quản lý.

3.2. Phòng kế toán

van-phong-chuc-nang

Phòng kế toán có những nhiệm vụ chính như:

  • Nắm bắt tình hình tài chính cụ thể của doanh nghiệp, xây dựng chiến lược, hệ thống kế toán phù hợp, cũng như xây dựng phương thức làm việc nhằm đem lại hiệu quả với văn hóa doanh nghiệp.
  • Theo dõi thời hạn các loại chi phí, cập nhật nội dung các chính sách liên quan đến thuế và các loại chi phí liên quan.
  • Nắm bắt chính xác và kiểm soát các dòng tiền, đầu vào, đầu ra các khoản nợ, tài sản cố định, các loại hàng hóa tồn kho thanh toán các hợp đồng và gia hạn khi cần thiết… của doanh nghiệp. Từ đó tham mưu với cấp trên về tình hình tài chính của công ty từ đó có các kế hoạch điều chỉnh thích hợp.
  • Phòng kế toán là đơn vị giải quyết các chế độ lương thưởng, các chế độ như thai sản, ốm đau, cũng như các loại thưởng cho nhân viên.

3.3. Phòng kinh doanh

van-phong-chuc-nang

Phòng kinh doanh là bộ phận đảm nhận chức năng:

Mang lại nguồn kinh tế chính cho doanh nghiệp đơn vị; xây dựng kế hoạch phát triển cho công ty, bằng các hoạt động như lập kế hoạch, mục tiêu, phương án rõ ràng, cụ thể.

Hoạt động chủ lực của phòng chức năng là tổ chức chiến lược, tham mưu với lãnh đạo công ty về phương hướng phát triển doanh nghiệp trong những giai đoạn khác nhau nhằm mang lại lợi ích lớn nhất cho doanh nghiệp.

Ngoài ra, phòng kinh doanh cũng là nơi đảm bảo sự vận hành của các bộ phận trong hệ thống bằng hoạt động kiểm tra, thúc đẩy tốc độ tiến hành cũng như chất lượng công việc của các phòng ban khác.

3.4. Văn phòng đại diện

Một văn phòng đại diện thực hiện các chức năng như sau:

  • Thực hiện đúng các công việc, phát triển đúng ngành nghề theo giấy phép kinh doanh trên địa bàn hoạt động được cấp phép.
  • Thực hiện các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường, đối tác.
  • Thực hiện các công việc báo cáo với các cơ quan chức năng tại địa phương theo đúng quy định của nhà nước.
  • Thực hiện báo cáo tài chính định kỳ về trụ sở chính theo quy định của doanh nghiệp.
  • Tổ chức việc hạch toán kinh tế theo nguyên tắc hạch toán độc lập.

*Xem thêm:

Kinh nghiệm thuê văn phòng ảo hiệu quả

[Tổng hợp] kinh nghiệm thuê văn phòng từ A đến Z

Tiêu chí thiết kế nội thất văn phòng tạo sự ấn tượng

Kinh nghiệm bố trí văn phòng làm việc hiện đại, chuyên nghiệp.

Giải pháp thuê văn phòng làm việc hữu ích cho doanh nghiệp

Văn phòng làm việc lý tưởng được tạo nên như thế nào?

Mỗi phòng chức năng lại đảm nhận những nhiệm vụ khác nhau, không thể thay thế, vậy nên mỗi doanh nghiệp lại cần có những tính toán cẩn thận để dung hòa các bộ phận này với nhau nhằm phối hợp để đạt được hiệu quả công việc cao nhất. Hy vọng với những thông tin trên, Intracom Riverside đã giúp bạn hiểu rõ hơn về văn phòng chức năng và có thể lựa chọn được loại hình văn phòng ưng ý nhất với doanh nghiệp của mình.

Để không bỏ lỡ cơ hội thuê văn phòng chất lượng tại Intracom Riverside, hãy nhanh tay gọi đến hotline: 0358.565.565, hoặc liên hệ websitewww.intracom-riverside.vn và Gmail: intracomriverside.in8@gmail.com để được đội ngũ nhân viên tư vấn cụ thể.

Bình luận

*