Virtual office là gì? Ưu và nhược điểm
Thuật ngữ virtual office được phổ biến trong thời gian gần đây, vậy virtual office là gì? Trong thời đại hiện nay, các doanh nghiệp xuất hiện ngày càng nhiều dẫn đến xuất hiện nhiều nhu cầu khác nhau trong việc lựa chọn và sử dụng văn phòng làm việc. Nhiều mô hình văn phòng hiện đại hình thành, đáp ứng nhu cầu của tất cả các doanh nghiệp với mục tiêu mang đến sự tiện nghi, phù hợp và tối ưu chi phí cho các doanh nghiệp. Trong đó, virtual office chính là một mô hình điển hình!
Mục lục
Virtual office là gì?
Virtual office (dịch ra có nghĩa là văn phòng ảo) là thuật ngữ chỉ loại hình văn phòng mà chỉ cung cấp địa chỉ và liên lạc mà không cần đến diện tích thực tế. Hay hiểu theo một cách khác, đây là cụm từ mô tả cho dịch vụ cho thuê văn phòng đại diện. Văn phòng ảo cung cấp cho các doanh nghiệp một địa chỉ thực tế cùng với những dịch vụ văn phòng như địa chỉ, lễ tân, biển hiệu công ty, địa chỉ nhận thư từ và các thông báo thuế, bảo hiểm,…
Với việc sử dụng văn phòng ảo cho thuê, nhân viên có thể làm việc từ bất cứ nơi đâu nhưng vẫn sẽ có địa chỉ mail, dịch vụ trả lời điện thoại, họp trực tuyến,… Thay vì đầu tư một số tiền lớn để thuê một văn phòng truyền thống, các doanh nghiệp hoặc cá nhân startup có thể chọn loại hình này để tiết kiệm chi phí một cách hiệu quả. Sử dụng dịch vụ văn phòng ảo với những tiện ích cần thiết để giảm bớt gánh nặng về tài chính, điều mà nhiều doanh nghiệp non trẻ còn đang gặp khó khăn.
Thuê một văn phòng ảo khi khởi nghiệp, doanh nghiệp không cần chuyển đồ đạc tới, cũng không cần set up văn phòng, thiết kế văn phòng mà chỉ cần đặt biển tên và logo của công ty mình tại đó. Khi cần, khách hàng cũng có thể thuê thêm phòng họp, nơi tiếp khách để gặp gỡ đối tác, khách hàng. Tại Việt Nam, mô hình này vẫn còn khá mới mẻ và chưa được áp dụng nhiều. Doanh nghiệp sẽ không cần phải có nhân viên thường trực, bộ phận nhân sự của văn phòng ảo sẽ trả lời điện thoại, tiếp nhận thư và các giấy tờ liên quan và chuyển thông tin này đến tận nơi cho khách hàng.
Mô hình văn phòng ảo hoàn toàn hợp pháp, được chấp nhận khi đăng kí thành lập doanh nghiệp và pháp luật cũng không cấm trường hợp này.
Ưu – Nhược điểm của mô hình văn phòng ảo
Ưu điểm của mô hình văn phòng ảo
Tiết kiệm thời gian và chi phí: Đây có lẽ là ưu điểm lớn nhất của loại hình văn phòng này. Chúng ta đều biết rằng chi phí cho việc thuê, setup và thi công một văn phòng truyền thống là không hề nhỏ, hơn nữa quá trình này cũng mất khá nhiều thời gian. Nếu như trước đây một doanh nghiệp hoạt động và tồn tại cần đầu tư vào một văn phòng làm việc, đầu tư vào trang thiết bị sử dụng. Giờ đây, với một vài doanh nghiệp, họ không cần đầu tư thời gian và tiền bạc vào một văn phòng truyền thống, thứ họ cần chỉ là một văn phòng ảo. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí.
Kết nối nhanh chóng: Việc kết nối với khách hàng, nhân sự hay đối tác một cách nhanh chóng và tiện lợi nhờ công nghệ là một ưu điểm của văn phòng ảo. Ngày nay, nhờ sự phát triển của công nghệ và Internet, chúng ta không còn xa lạ với các hình thức họp online, trao đổi trực tuyến. Điều này giúp chúng ta rút ngắn khoảng cách, không mất thời gian vào việc di chuyển.
Tạo dựng văn hóa làm việc linh động: Các doanh nghiệp có thể xây dựng văn hóa làm việc chuyên nghiệp bằng cách tối ưu quy trình, trong đó, công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ, theo dõi và quản lý. Tất cả mọi thứ đều được làm việc trực tuyến, điều này cũng giúp doanh nghiệp không bị hạn chế trong vấn đề mở rộng quy mô. Không bị giới hạn bởi thời gian và không gian, tạo điều kiện thuận lợi để mở rộng ra toàn cầu.
Nhược điểm
Hạn chế trong dịch vụ: Một số dịch vụ của văn phòng ảo có thể yêu cầu phải đặt, đăng kí trước. Điều này khiến doanh nghiệp phải có kế hoạch làm việc rõ ràng. Ví dụ như có nhiều gói văn phòng ảo chỉ đi kèm với việc hạn chế sử dụng phòng họp thực tế, hoặc dịch vụ hội nghị trực tuyến cũng sẽ bị giới hạn.
Hạn chế truy cập: Các văn phòng ảo có thể bị hạn chế truy cập vào ban đêm hoặc cuối tuần, rõ ràng văn phòng ảo mang đến sự linh hoạt trong công việc nhưng lại khá bất tiện vào từng thời điểm.
Mất tập trung: Không phải ai cũng có thể làm việc từ xa, khi ở nhà, chúng ta khó có thể tập trung làm việc như tại văn phòng truyền thống.
Qua bài viết này chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu khái niệm virtual office là gì và ưu nhược điểm của mô hình văn phòng ảo này trong ứng dụng thực tế. Đây rõ ràng là một lựa chọn hợp lý cho nhiều doanh nghiệp, tất nhiên việc đưa ra quyết định lựa chọn văn phòng không chỉ dựa trên mục tiêu, ngành, mà còn phụ thuộc rất lớn vào khả năng tài chính của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp của bạn cần tính linh hoạt và tiết kiệm chi phí, văn phòng ảo hay virtual office có thể là một giải pháp tốt.
Tuy vậy, doanh nghiệp vẫn cần đến một không gian văn phòng thực tế để tăng khả năng giao tiếp trực tiếp, từ đó nâng cao hiệu quả đội nhóm và năng suất công việc. Đó cũng là lí do mà văn phòng truyền thống vẫn được ưa chuộng. Điều quan trọng, việc lựa chọn văn phòng ảo hay một văn phòng truyền thống cần đáp ứng đầy đủ mục tiêu, nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp. Tận dụng mọi lợi ích mà môi trường làm việc mang lại, hạn chế tối đa sự lãng phí tài nguyên để tối ưu ngân sách cho doanh nghiệp.
