Kỹ Năng Yêu Cầu Đối Với Nhân Viên Văn Phòng Gồm Những Gì?
Đất nước ta phát triển theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa, doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ từ khu vực thành thị đến nông thôn. Tại các doanh nghiệp, bộ phận văn phòng giúp việc, hỗ trợ công việc cho lãnh đạo là bộ phận không thể thiếu. Vậy yêu cầu đối với nhân viên văn phòng có khắt khe không, cần có những kỹ năng gì? Khám phá ngay câu trả lời trong bài viết dưới đây!
Nhân viên văn phòng thường gồm những vị trí gì?
Một công ty mới thành lập, công ty nhỏ, nhân viên văn phòng thường có 1 người và phụ trách nhiều nhóm công việc như: lễ tân, chấm công, quản lý giờ giấc làm việc của nhân viên, đặt mua văn phòng phẩm, trang thiết bị công ty cần dùng….
Song nếu doanh nghiệp lớn, quy mô hàng nghìn nhân viên, nhân viên văn phòng thường là một bộ phận, một phòng trong Công ty, trong Tập đoàn, mỗi vị trí đảm nhiệm một công việc chuyên môn riêng.
Nhân viên văn phòng phục vụ công tác lễ tân sẽ phụ trách việc đón tiếp khách đến làm việc tại công ty, trả lời điện thoại các cuộc gọi từ khách hàng gọi đến công ty; hỗ trợ các cuộc họp, hôi thảo của công ty …
Nhân viên văn phòng phục vụ công tác nhân sự sẽ phụ trách việc đăng tuyển dụng nhân sự mới, hoàn tất thủ tục với nhân viên cũ bảo đảm theo hợp đồng đã giao kết, đặt hẹn phỏng vấn ứng viên, thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho nhân viên; quản lý chấm công và theo dõi xin nghỉ, đi sớm, đi muộn của nhân viên….
Nhân viên hỗ trợ dự án phụ trách các công việc như: tư vấn các vấn đề liên quan đến tính pháp lý, hỗ trợ làm hồ sơ cho dự án của công ty…
Thư ký văn phòng, trợ lý văn phòng phụ trách hỗ trợ giúp việc cho lãnh đạo cấp cao trong doanh nghiệp.
Yêu cầu đối với nhân viên văn phòng gồm những kỹ năng nào?
Mỗi vị trí có một đặc thù riêng nên yêu cầu đối với nhân viên văn phòng về chuyên môn cũng có sự khác nhau. Song dù ở vị trí nào, nhân viên văn phòng cũng cần có những kỹ năng sau đây:
Kỹ năng tin học văn phòng
Kỹ năng tin học văn phòng là một trong những kỹ năng quan trọng của một nhân viên văn phòng ở bất cứ vị trí nào. Kỹ năng tin học văn phòng bao gồm kỹ năng soạn thảo, chỉnh sửa văn bản, lập bảng đồ bảng biểu, tính toán số liệu, … trên các phần mềm như Word, Excel, Power Point.
Một nhân viên văn phòng sẽ phải làm việc trên các phần mềm tin học văn phòng kể trên thường xuyên mỗi ngày. Vì thế kỹ năng tin học văn học chính là một trong những kỹ năng các chủ doanh nghiệp đặc biệt ưu tiên khi tuyển dụng nhân viên văn phòng.
Kỹ năng giao tiếp
Một nhân viên văn phòng ở vị trí lễ tân thường xuyên tiếp xúc với đối tác, khách hàng đến làm việc tại Công ty, nhân viên văn phòng ở vị trí nhân sự cần trao đổi làm việc với ứng viên để có thể tuyển dụng nhân viên cho công ty, nhân viên thư ký, trợ lý thường xuyên tiếp xúc với lãnh đạo kết nối trao đổi công việc của lãnh đạo và các bộ phận phía dưới…. Nhân viên văn phòng thường xuyên phải giao tiếp với nhiều người, vì thế một kỹ năng mà nhân viên văn phòng không thể thiếu được đó là kỹ năng giao tiếp.
Hiện nay có rất nhiều cuốn sách viết về kỹ năng giao tiếp hay trong đó “Đắc nhân tâm” được đánh giá là cuốn sách hay nhất mọi thời đại dạy về kỹ năng giao tiếp bạn có thể tham khảo để trở thành người giao tiếp chuyên nghiệp hơn.
Kỹ năng giải quyết vấn đề
Công việc văn phòng thường xuyên tiếp xúc với lãnh đạo với nhân viên trong công ty với đối tác khách hàng sẽ có rất nhiều vấn đề phát sinh xảy ra, vì thế một kỹ năng văn phòng tiếp theo một nhân viên làm văn phòng cần phải trang bị đó là kỹ năng giải quyết vấn đề. Khi có kỹ năng giải quyết vấn đề những vấn đề phát sinh, những vấn đề mâu thuẫn… sẽ được xử lý nhẹ nhàng không gây mất đoàn kết nội bộ, không làm ảnh hưởng xấu đến hình ảnh công ty.
Ngoại ngữ
Nếu làm nhân viên văn phòng cho một công ty nước ngoài thì ngoại ngữ là một trong những yếu tố bắt buộc, bạn nên trang bị một số thứ tiếng như: Tiếng Anh, Tiếng Nhật, Tiếng Trung, Tiếng Hàn…. Nếu làm việc cho đơn vị doanh nghiệp Việt Nam, một số công ty cũng đòi hỏi nhân viên thư ký biết ngoại ngữ, có thể giúp lãnh đạo trao đổi công việc với người nước ngoài.
Với những thông tin chia sẻ như trên giờ đây hi vọng bạn đã biết những kỹ năng yêu cầu đối với nhân viên văn phòng gồm những gì? Chúc bạn luôn trang bị được nhiều kỹ năng mềm, kiến thức chuyên môn tốt để có thể phát triển sự nghiệp tại các công ty có mức đãi ngộ tốt.