Các Mô Hình Văn Phòng Hiện Nay Được Yêu Thích Nhất

Trải qua những giai đoạn khác nhau của thị trường, xã hội hiện đại ngày càng phát triển cũng đã sản sinh ra nhiều xu hướng văn phòng khác nhau. Các mô hình văn phòng hiện nay đều mang đến những ưu điểm vượt trội, phù hợp và đáp ứng nhiều nhu cầu khác nhau của các doanh nghiệp. Các mô hình văn phòng càng đa dạng và phổ biến phản ánh sự tiến bộ trong cách các doanh nghiệp tổ chức không gian làm việc của mình. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về các mô hình văn phòng phổ biến hiện nay được nhiều doanh nghiệp áp dụng.

Chức năng của văn phòng

Văn phòng là nơi tập hợp mọi người làm việc cùng nhau, tại đây cung cấp đầy đủ các trang thiết bị hỗ trợ cho các hoạt động làm việc, quản lý, điều hành, giao tiếp, thảo luận của tổ chức hay doanh nghiệp. Đây là nơi các nhân viên đến làm việc, thực hiện các công việc hàng ngày nhằm duy trì vận hành, phát triển doanh nghiệp. Văn phòng cũng là nơi gặp gỡ, tiếp khách, tổ chức các hoạt động liên quan đến doanh nghiệp.

các mô hình văn phòng hiện nay

Một văn phòng tốt sẽ giúp nhân viên làm việc thoải mái, chăm chỉ & cống hiến

Văn phòng làm việc là nơi quan trọng để hỗ trợ các hoạt động của doanh nghiệp bao gồm:

  • Quản lý và tổ chức: Các hoạt động công việc của nhân viên và quản lý đều được diễn ra và quản lý tại văn phòng, từ lịch làm việc, quản lý thời gian biểu, phân công nhiệm vụ, đảm bảo công việc vận hành một cách hiệu quả, giải quyết các vấn đề đa phần đều được diễn ra tại văn phòng.
  • Nơi giao tiếp nội bộ, ngoại bộ: Là nơi tập trung hầu như tất cả các hoạt động của doanh nghiệp, văn phòng cung cấp cho nhân viên và quản lý không gian để trao đổi công việc, diễn ra các cuộc họp, thảo luận, trao đổi thông tin trong tổ chức. Không chỉ là không gian phục vụ giao tiếp trong doanh nghiệp, nơi đây cũng là nơi để gặp gỡ đối tác, khách hàng và những người lao động có nhu cầu tìm việc.
  • Quản lý thông tin doanh nghiệp: Văn phòng là nơi làm việc, cũng là nơi lưu trữ các hồ sơ, thông tin về các hoạt động của doanh nghiệp. Những hồ sơ, thông tin này được lưu trữ, phân loại, sắp xếp và được sử dụng bởi nhân viên và quản lý
  • Quản lý công nghệ, thiết bị, nhân sự: Văn phòng là nơi được trang bị đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho công việc, và cũng là nơi để quản lý thời gian người lao động. Nơi đây cũng là nơi để thực hiện các hoạt động tuyển dụng, đào tạo, quản lý hồ sơ nhân viên.

Với rất nhiều chức năng của mình, văn phòng là yếu tố quan trọng của doanh nghiệp. Đây giống như một trung tâm quan trọng trong hoạt động hàng ngày của tổ chức, đảm bảo tất cả các hoạt động diễn ra một cách có quản lý, đầy đủ và hiệu quả.

Tại sao cần phải chọn mô hình văn phòng phù hợp?

Người nào cũng phải có nhà như công ty phải có văn phòng vậy. Văn phòng theo nghĩa truyền thống chỉ là nơi có 4 bức tường để nhân viên làm việc hết giờ thì về. Nhưng xã hội hiện đại đang thay đổi từng ngày từng giờ và xu hướng chia sẻ, kết nối lên ngôi.

Văn phòng còn là nơi các nhân viên trao đổi, học hỏi, chia sẻ với nhau chuyện công việc – cuộc sống và cảm giác thoải mái như ở nhà. Khi tinh thần nhân viên tốt thì năng suất làm việc mới cao và cống hiến lâu dài cho công ty. Khi đối tác, khách hàng tới văn phòng thì sẽ cảm nhận được sự chuyên nghiệp và uy tín của công ty, tăng sự tin tưởng và mong muốn hợp tác bền vững.

Khi lựa chọn mô hình văn phòng phù hợp, công ty có thêm kênh để thể hiện văn hóa của mình. Hoặc tiết kiệm được chi phí đáng kể, giảm gánh nặng cho ngân sách. Với sự phát triển lâu dài của công ty, chọn mô hình văn phòng tốt để vận hàng là chìa khóa quyết định sự thành bại.

Một công ty có nhân viên không ngồi làm cố định mà thuê văn phòng trọn gói rất tốn kém tiền. Một công ty đông người đủ phòng ban lại đi thuê văn phòng chia sẻ thì lại làm không hiệu quả. Bởi vậy, lựa chọn mô hình văn phòng rất quan trọng.

Các mô hình văn phòng phổ biến hiện nay

Văn phòng truyền thống

Là mô hình văn phòng phổ biến nhất hiện nay, được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Đây cũng là mô hình xuất hiện sớm nhất, vẫn được ưa chuộng trong thời đại hiện nay. Mô hình này là công ty sở hữu một văn phòng làm việc (có thể thuê hoặc mua), nơi đây được quản lý bởi doanh nghiệp và diễn ra các hoạt động công việc hàng ngày, vị trí, địa chỉ rõ ràng, được định hướng là một nơi làm việc lâu dài và ổn định của doanh nghiệp.

Tại nơi đây sẽ chỉ có doanh nghiệp của mình, doanh nghiệp được quyền quyết định phong cách thiết kế, bố trí văn phòng theo phong cách riêng của mình. Nhân viên trong các văn phòng truyền thống cũng có không gian làm việc mang tính riêng tư, cùng với đó là tính bảo mật thông tin cho doanh nghiệp ở mức cao.

Tuy vậy, mô hình văn phòng truyền thống thường khiến doanh nghiệp tiêu tốn một khoản chi phí không nhỏ, không chỉ là thuê/mua, mà còn là chi phí set up, vận hành, quản lý.

Văn phòng chia sẻ

Hay Coworking Space, là nơi tập trung nhiều doanh nghiệp khác nhau, cùng làm việc tại một văn phòng chung. Mô hình văn phòng này giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ tiết kiệm chi phí rất tốt, nhưng vẫn tạo ra được môi trường làm việc chuyên nghiệp và đầy đủ tiện nghi cho nhân viên. Nơi đây cũng là nơi tập trung nhiều các Start-up.

Đặc điểm chung của các văn phòng chia sẻ đó là thiết kế hiện đại, chuyên nghiệp, cung cấp đầy đủ các trang thiết bị văn phòng và các tiện ích phục vụ công việc. Môi trường văn phòng chia sẻ cũng mang đến sự kết nối, giao lưu giữa các doanh nghiệp, tạo ra nhiều cơ hội hợp tác phát triển.

Văn phòng chia sẻ tiết kiệm chi phí thuê văn phòng tối đa

Văn phòng ảo

Văn phòng ảo là nơi mà doanh nghiệp sử dụng để đăng kí thành lập doanh nghiệp, một cách hợp pháp. Nơi đây vẫn là một văn phòng hiện hữu với những trang bị cơ bản đầy đủ, chức năng chính của loại văn phòng này là nơi tiếp nhận thư từ, giấy tờ,… Văn phòng này chỉ được doanh nghiệp sử dụng khi cần (như gặp đối tác, khách hàng,..) Văn phòng ảo tuy hữu hình, nhưng nơi đây sẽ không có nhân viên làm việc, cũng không có quản lý.

Loại hình này cung cấp cho doanh nghiệp một địa chỉ đăng kí thành lập doanh nghiệp hợp pháp, và nơi sử dụng khi cần, xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp hơn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí rất tốt.

Văn phòng xanh

Văn phòng xanh đang là xu hướng của thế giới hiện đại ngày nay, bằng cách tận dụng và sử dụng các yếu tố thiên nhiên trong văn phòng (bao gồm ánh sáng tự nhiên, cây xanh, các vật liệu tự nhiên). Văn phòng xanh là một văn phòng lành mạnh, tập trung vào sức khỏe, sự thoải mái và góp phần bảo vệ môi trường. Văn phòng xanh mang đến cho người lao động một bầu không khí thông thoáng, thoải mái, dễ chịu.

Bên cạnh đó vẫn còn các mô hình văn phòng thông minh, văn phòng chia sẻ, căn hộ văn phòng,.. là các dạng mô hình văn phòng phổ biến hiện nay.

Từ văn phòng truyền thống cho đến mô hình văn phòng linh hoạt, làm việc từ xa, mỗi mô hình đều có những ưu điểm và hạn chế của riêng mình. Tuy vậy, các mô hình văn phòng hiện nay đều được xây dựng dựa trên những đặc điểm các nhau của từng doanh nghiệp nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu về văn phòng làm việc.

Bài toán chi phí luôn là bài toán khó với các doanh nghiệp, trong đó, chi phí cho văn phòng không hề nhỏ, bởi vậy mà các doanh nghiệp cần cân đối giữa nhu cầu sử dụng và chi phí văn phòng, từ đó mới lựa chọn cho doanh nghiệp mình một mô hình văn phòng phù hợp.

Các xu hướng văn phòng hiện nay được yêu thích

Có nhiều cách phân loại mô hình văn phòng, tùy theo nhu cầu và định hướng phát triển doanh nghiệp, bạn có thể lựa chọn các mô hình khác nhau để ứng dụng vào văn phòng của mình.

Các mô hình văn phòng hiện nay phân theo hình thức thuê hoặc hoạt động

Thứ nhất là văn phòng chia sẻ. Trong các loại hình văn phòng hiện nay thì văn phòng chia sẻ còn khá non nớt nhưng đang ngày càng phổ biến hơn. Đây là văn phòng không phân chia không gian riêng biệt mà thường thiết kế mở, có nhiều người, nhiều công ty khác nhau cùng ngồi làm việc. Vị trí tự do, thời gian thuê linh hoạt, có thể thuê theo tháng, ngày thậm chí là theo giờ nên chi phí rẻ.

Thứ hai là văn phòng trọn gói, tại đây, công ty bạn sẽ hưởng đầy đủ các tiện ích và có không gian riêng tư để công ty làm việc, không bị ảnh hưởng bởi các công ty khác. Mô hình này khá phổ biến, tiết kiệm chi phí lớn cho doanh nghiệp bởi vừa có văn phòng chuyên nghiệp cho công ty vừa đỡ khoản đầu tư chi phí ban đầu lớn để xây dựng hoặc mua hẳn văn phòng.

Thứ ba là văn phòng ảo. Với những công ty ít nhân viên và vị trí làm việc linh hoạt, không cần cố định ngồi tại văn phòng thì có thể cân nhắc chọn mô hình văn phòng này. Đây được coi là mô hình giá “hạt dẻ” nhất trong các mô hình văn phòng hiện nay. Bạn sẽ được cung cấp địa chỉ cụ thể để đăng ký kinh doanh, tiếp khách hàng, nhận bưu từ giấy tờ… rất chuyên nghiệp.

Mô hình văn phòng phân theo cách thiết kế, bố trí

Văn phòng mở là một trong các mô hình văn phòng phổ biến nhất tại các công ty trẻ, starup, công ty nước ngoài, công ty sáng tạo… kích thích sự kết nối, giao lưu và sáng tạo của nhân viên khi làm việc. Văn phòng này tối ưu không gian diện tích, giúp văn phòng nhìn thông thoáng hơn.

Ngoài ra, trong các loại hình văn phòng hiện nay, văn phòng xanh là loại hình phù hợp với nhiều diện tích văn phòng. Dù diện tích nhỏ hay lớn, sự có mặt của cây xanh hoa lá điểm tô sức sống cho văn phòng, tạo ra sự xanh mát. Nhiều nghiên cứu khoa học chỉ ra, làm việc trong không gian xanh giúp mắt của nhân viên thư giãn, tâm trí phấn chấn hơn.

Các văn phòng theo mô hình mở vẫn giữ được nét sang trọng, hiện đại

Mô hình văn phòng đa năng tiện ích

Thật tuyệt nếu như văn phòng vừa là chỗ làm việc, vừa có khu vực để ăn uống, ngủ nghỉ, chơi bóng bàn, pha cà phê, đọc sách… phải không. Nếu xem phim nước ngoài nhiều bạn hẳn đã quen thuộc với cảnh nhân viên ngồi bệt xuống sàn văn phòng vừa uống cà phê vừa làm việc hay là nghỉ trưa trên võng, quầy bar văn phòng đẹp ngỡ như quán bar nào ngoài phố…

Các mô hình văn phòng hiện nay ngày càng đa dạng và có sự góp mặt của các mô hình mới hướng tới nhân viên. Mô hình đa năng tiện ích này là một ví dụ. Dịch vụ văn phòng tích hợp các tiện ích khác nhau vừa tiết kiệm thời gian di chuyển, đáp ứng nhu cầu của nhân viên, giúp nhân viên thoải mái làm việc và yêu công ty hơn.

Mô hình văn phòng tối giản

Nhắc tới các mô hình văn phòng hiện nay không thể bỏ qua mô hình tối giản. Việc chọn lựa đồ nội thất, trang trí và cách sắp xếp bài trí đồ trong văn phòng theo phong cách tối giản, dùng đồ theo nguyên tắc cần và đủ. Không dùng lãng phí, rườm rà, rối mắt. Như thế vừa tiết kiệm tiền cho công ty, vừa tạo ra không gian thoáng đãng, rộng rãi. Nhưng công ty có diện tích nhỏ càng nên áp dụng mô hình này.

Doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng để lựa chọn mô hình văn phòng phù hợp với đặc điểm và mục tiêu của mình. Nhìn chung, cần có sự hiểu biết về các mô hình văn phòng hiện nay và sự linh hoạt trong việc áp dụng chúng sẽ trở thành chìa khóa thành công của doanh nghiệp. Không chỉ giúp tối ưu hóa không gian làm việc mà còn tăng cường hiệu suất và sự hài lòng của nhân viên. Điều này đồng nghĩa với sự phát triển của tổ chức và giúp củng cố vị thế của doanh nghiệp mình trong thị trường đầy tính cạnh tranh như hiện nay.

5/5 - (2 bình chọn)

Liên hệ thuê văn phòng

    Bình luận