Cách Hạch Toán Chi Phí Thuê Văn Phòng Của Công Ty

Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng của công ty hợp lý nhất? Nếu như trả tiền trước, trả hàng hàng tháng thì công đoạn thực hiện ra sao ? Cách hạch toán tiền thuế nộp thay cho chủ thuê như thế nào? Liên quan tới chuyện tiền nong, không phải ai cũng có kinh nghiệm. Theo dõi bài viết dưới để có thông tin hữu ích nhất.

Chi phí thuê văn phòng nằm trong hay ngoài chi phí quản lý kinh doanh?

Theo thông tư 133 của Bộ Tài Chính, việc hạch toán kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh cuối kỳ phải theo quy định. Theo đó, một doanh nghiệp sẽ cần phải hạch toán một cách cụ thể về chi phí quản lý kinh doanh của mình trong một năm.

chi phí thuê văn phòng của công ty

Trước khi tìm hiểu về hạch toán chi phí thuê văn phòng của công ty thì chúng ta sẽ tìm hiểu các thông tin liên quan trước. Chi phí quản lý kinh doanh gồm 2 loại chi phí cụ thể bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

  • Chi phí bán hàng chính là các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa. Chi phí này sẽ gồm các khoản như: chi phí chào hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm… Chi phí chi cho việc bảo hiểm sản phẩm hàng hóa, bảo quản, kinh phí cho công đoàn hay bảo hiểm thất nghiệp. Bên cạnh đó còn có chi phí cho nguyên vật liệu, các công cụ lao động. Các chi phí cho dịch vụ mà công ty mua ở bên ngoài gồm có: điện, nước, điện thoại…
  • Chi phí quản lý doanh nghiệp là các loại chi phí quản lý chung phục vụ cho sự vận hành của doanh nghiệp. Khoản chi phí quản lý này thường được dùng để phục vụ công việc: lương trả cho công nhân viên chức người lao động. Các loại bảo hiểm (từ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp)… Bên cạnh đó, còn chi trả cho các khoản tiền phục vụ cho việc đầu tư hay vận hành cơ sở hạ tầng như văn phòng, trụ sở, các dịch vụ trong văn phòng như: tiền nước, điện thoại, mạng internet, vệ sinh…

Có một lưu ý cho doanh nghiệp là khi xem xét các khoản tiền chi cho việc bán hàng, hoặc các loại chi phí quản lý doanh nghiệp. Đó là chi phí thuê văn phòng của công ty không được trì theo quy định của Luật Thuế Thu nhập Doanh nghiệp. Thế nhưng việc đầy đủ hóa đơn là bắt buộc, ngoài ra cần có hợp đồng thuê văn phòng và được hạch toán đúng theo Chế độ kế toán.

Căn cứ vào đó, hạch toán chi phí thuê văn phòng sẽ không được ghi giảm chi phí kế toán. Mà các khoản chi này được điều chỉnh trong quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp nhằm tăng số thuế thu nhập doanh nghiệp. Không doanh nghiệp nào là ngoại lệ, phải nộp đầy đủ.

Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng của công ty hợp lệ, hợp pháp nhất?

Thuê nhà giữa các cá nhân với nhau rất đơn giản. Tuy nhiên, điều đó lại không đơn giản khi một doanh nghiệp/cá nhân thuê văn phòng. Điều kiện bắt buộc phải có là thực hiện theo đúng quy định của pháp luật đối với các khoản chi quản lý doanh nghiệp như đã nói bên trên.

Việc hạch toán chi phí thuê văn phòng của công ty một cách hợp lệ, hợp pháp không phải ai cũng làm được. Chủ doanh nghiệp nắm rõ giá thuê văn phòng nhưng bộ phận kế toán mới là chủ chốt hạch toán. Nhiệm vụ hạch toán đòi hỏi bộ phận kế toán của doanh nghiệp cần phải tuân thủ và làm theo hướng dẫn cụ thể, chính xác. Một doanh nghiệp chỉ có thể được ghi nhận khoản chi phí tiền thuê văn phòng là chi phí hợp lệ khi tập hợp đầy đủ những thông tin, giấy tờ dưới đây:

  • Tất cả các loại hóa đơn, chứng từ thanh toán, hợp đồng thống nhất hai bên thuê văn phòng… trong trường hợp doanh nghiệp thuê lại cơ sở hạ tầng của một công ty nào đó.
  • Hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán… khi doanh nghiệp đi thuê địa điểm làm văn phòng từ phía cá nhân.
  • Nếu hợp đồng có ghi bên thuê nhà sẽ nộp thuế thanh cho chủ nhà. Thì trường hợp này, trong bộ hồ sơ sẽ cần bổ sung thêm: Chứng từ nộp tiền thuế đối với các cơ quan thuế ở địa phương nơi doanh nghiệp đang hoạt động. Chú ý: Trường hợp này sẽ không có hóa đơn, do hiện nay các cơ quan thuế không cấp hóa đơn bán lẻ như trước nữa.

Cần phân ra các trường hợp khác nhau để hạch toán cụ thể: Thanh toán bằng hình thức trả trước; Thanh toán hàng tháng có hóa đơn; Thanh toán tiền mặt hoặc được nhận hóa đơn; Thanh toán trước nhiều kỳ.

Việc hạch toán chi phí thuê văn phòng của công ty không hề đơn giản. Bởi vậy, chủ doanh nghiệp, bộ phận kế toán cần phối hợp tốt để hạch toán nhanh, chính xác. Quan trọng nhất là phải dựa vào 2 yếu tố đó là: mục đích thuê văn phòng và đối tượng cho thuê văn phòng. Một khi đã xác định được những yếu tố này thì doanh nghiệp sẽ dễ dàng áp dụng số tài khoản từ đó tiến đến hạch toán một cách chính xác nhất.

5/5 - (1 bình chọn)

Bình luận