Thuê Mặt Sàn Văn Phòng Và Những Điều Cần Lưu Ý
Bạn đang cần thuê mặt sàn văn phòng ở nơi vị trí đắc địa, cơ sở hạ tầng tốt và dịch vụ lý tưởng, phù hợp với mục đích kinh doanh của công ty? Vậy làm sao để tìm được văn phòng ưng ý. Bài viết sau đây của chúng tôi hi vọng sẽ giúp ích cho các bạn.
Mục lục
Doanh nghiệp nên mua đứt hay thuê mặt sàn văn phòng?
Việc quyết định mua đứt hay thuê mặt sàn văn phòng không có câu trả lời cố định mà phụ thuộc vào mỗi doanh nghiệp khác nhau. Mỗi doanh nghiệp lại mang cho mình những yếu tố riêng, những mục tiêu riêng. Do đó, việc quyết định nên mua hay nên thuê phụ thuộc vào việc đánh giá các yếu tố cụ thể và dựa trên nhu cầu của từng doanh nghiệp.
Dưới đây là một số lợi ích và nhược điểm của cả hai lựa chọn để giúp bạn đưa ra quyết định tốt nhất cho doanh nghiệp của mình:
Ưu – Nhược điểm của MUA văn phòng
ƯU ĐIỂM
Mua đứt sàn văn phòng làm việc mang lại nhiều ưu điểm cho doanh nghiệp cũng như các hoạt động kinh doanh:
Tính ổn định và Sự tự do: Sở hữu cho mình một sàn văn phòng riêng, giống như doanh nghiệp đang sở hữu một căn nhà riêng vậy, doanh nghiệp có toàn quyền kiểm soát và tùy chỉnh không gian bên trong theo ý muốn của riêng mình mà không cần phải tuân theo những hạn chế hay quy định của bất kì ai.
Ổn định trong giá trị: Mua một văn phòng cũng giống như mua một tài sản bất động sản, một khoản đầu tư của doanh nghiệp. Giá trị của tài sản này thường sẽ có tính ổn định nếu không muốn nói là có khả năng gia tăng trong tương lai.
Tạo thêm thu nhập từ những không gian dư thừa: Trong quá trình tìm kiếm, doanh nghiệp sẽ cố gắng chọn mua mặt sàn nào có diện tích phù hợp nhất, tuy nhiên, nếu doanh nghiệp sở hữu mặt sàn văn phòng có diện tích lớn hơn nhu cầu sử dụng, họ có thể cho thuê không gian dư thừa này để tạo thu nhập bổ sung.
NHƯỢC ĐIỂM
Khoản đầu tư lớn từ ban đầu: Rõ ràng việc mua một bất động sản không hề rẻ, việc này đòi hỏi doanh nghiệp phải có tài chính vững vàng khi đầu tư một khoản tiền lớn cho văn phòng làm việc. Bên cạnh giá trị bất động sản, doanh nghiệp cũng cần chi trả các chi phí pháp lý liên quan, điều này có thể trở thành gánh nặng tài chính với nhiều doanh nghiệp.
Bảo trì, bảo dưỡng văn phòng: Bởi sự tự do trong việc sử dụng văn phòng nên việc bảo trì, bảo dưỡng văn phòng cũng sẽ do doanh nghiệp phải tự chi trả để duy trì sự ổn định của sàn văn phòng làm việc. Các công việc như bảo trì hệ thống điện, cấu trúc văn phòng, và các vấn đề khác liên quan đến bất động sản có thể tốn kém.
Công tác quản lý: Doanh nghiệp là chủ sở hữu của văn phòng cũng sẽ phải có trách nhiệm quản lý không gian và các vấn đề liên quan đến bất động sản. Điều này sẽ khiến doanh nghiệp phải đầu tư thêm về thời gian, con người và kiến thức quản lý.
Ưu – Nhược điểm của thuê mặt sàn văn phòng
ƯU ĐIỂM
Có rất nhiều đơn vị cho thuê sàn thương mại trên thị trường để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của doanh nghiệp, vậy loại hình này sẽ mang lại ưu điểm gì?
Tính linh hoạt: Việc thuê lúc nào cũng mang đến tính linh hoạt, doanh nghiệp có thể dễ dàng thay đổi vị trí, di chuyển khi cần thiết hoặc có sự thay đổi trong hoạt động kinh doanh, không phải chịu ràng buộc dài hạn.
Tính kinh tế: Thay vì phải bỏ ra một số tiền lớn để sở hữu văn phòng, doanh nghiệp chỉ phải bỏ ra mức chi phí nhỏ hơn rất nhiều để sử dụng nó, các chi phí này bao gồm phí thuê, tiền đặt cọc, các chi phí hoạt động (Điện, nước,…). Giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý cân đối chi phí và sử dụng tiền vào các mục đích khác.
Sử dụng tiện ích và các dịch vụ hỗ trợ: không chỉ sàn văn phòng cao cấp, các loại văn phòng truyền thống hiện nay cũng mang đến cho các doanh nghiệp thuê những tiện ích và dịch vụ đầy đủ như an ninh, bảo vệ, dịch vụ vệ sinh, quản lý văn phòng, điều hòa nhiệt độ, internet,… điều này giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng và tiết kiệm chi phí.
NHƯỢC ĐIỂM
Tài toán tài chính lâu dài: Khi hợp đồng thuê nhà kéo dài, giá thuê có thể tăng lên theo thời gian, xét trên bài toán dài hạn, việc trả tiền thuê hàng tháng có thể sẽ khiến tạo ra áp lực tài chính với doanh nghiệp, với số tiền thuê tương đương với khoản đầu tư bất động sản thì doanh nghiệp sẽ mất đi phần giá trị khá lớn nếu thuê trong thời gian dài.
Rủi ro về thời hạn: Doanh nghiệp thuê văn phòng sẽ phải tuân theo các quy định và ràng buộc của chủ thuê. Dù đã được thỏa thuận trong hợp đồng, nhưng nếu trong trường hợp xấu, chủ sở hữu muốn thu hồi hay thay đổi quyền sử dụng hoặc không gia hạn thêm cho doanh nghiệp, lúc này có thể doanh nghiệp sẽ được bồi thường hợp đồng, nhưng sẽ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh ổn định.
Hạn chế trong tùy chỉnh không gian: Không giống như việc mua đứt, doanh nghiệp thuê văn phòng không có quyền tự quyết việc thay đổi không gian làm việc theo ý muốn.
Khi nào thì doanh nghiệp nên mua, khi nào thì nên thuê?
Mỗi hình thức lại có những ưu, nhược điểm của riêng nó, nhưng có thể tổng kết lại như sau:
Doanh nghiệp nào nên mua đứt sàn văn phòng:
- Những doanh nghiệp có tài chính vững vàng, ổn định, vừa là đầu tư lâu dài, vừa là đầu tư bất động sản sinh lời.
- Những doanh nghiệp có nhu cầu về sự ổn định và mong muốn được tùy chỉnh không gian làm việc.
- Những doanh nghiệp có tính bền vững, hoạt động lâu dài tại địa điểm đã chọn, không có nhu cầu thay đổi văn phòng, vị trí trong tương lai.
Doanh nghiệp nào nên thuê văn phòng:
- Doanh nghiệp có tài chính còn hạn chế, việc thuê sẽ là lựa chọn hợp lý để doanh nghiệp có môi trường tốt để hoạt động.
- Doanh nghiệp có tính linh hoạt và thay đổi, việc thuê văn phòng sẽ mang đến những lựa chọn về không gian, về diện tích cho các doanh nghiệp thuê có thể lựa chọn và thay đổi.
- Doanh nghiệp không muốn tốn nguồn lực vào việc quản lý và bảo trì văn phòng.
Việc mua đứt hay thuê sàn văn phòng phụ thuộc rất lớn vào tài chính doanh nghiệp, mục tiêu và các yếu tố riêng của doanh nghiệp đó. Cần xem xét cả những ưu nhược điểm của cả hai lựa chọn trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. Việc thuê mặt sàn văn phòng mang đến sự linh hoạt cho doanh nghiệp không cần bỏ ra khoản chi phí quá lớn, tuy nhiên nếu doanh nghiệp đi đường dài thì đây lại là phương án tốn kém và không mang lại lợi nhuận đầu tư.
Ngược lại, việc mua đứt lại mang đến sự ổn định và cần một khoản đầu tư rất lớn, bao gồm bất động sản và các chi phí liên quan. Điều quan trọng là lựa chọn phải đảm bảo sự phù hợp và bền vững cho sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.
Các lưu ý khi thuê mặt sàn văn phòng
Khi tìm thuê văn phòng, bạn có thể tham khảo một số lưu ý sau.
Xây dựng, dự tính chi phí và thời gian thuê
Đây là việc đầu tiên mà các công ty cần làm khi bắt đầu thuê văn phòng. Tùy vào ngân sách của công ty và thời gian thuê mà bạn sẽ lựa chọn tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp hay một văn phòng nhà phố.
Tùy thuộc vào tình hình kinh doanh của công ty mà các bạn dự tính chi phí thuê văn phòng. Cùng với đó là xác định thời gian thuê. Nếu thuê lâu dài thì công ty bạn sẽ nhận được ưu đãi khá lớn từ các đơn vị cho thuê.
Địa điểm văn phòng mong muốn
Bạn cần xác định vị trí thuê mặt sàn văn phòng phù hợp với công ty mình. Tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh cũng như kế hoạch quảng bá thương hiệu để các bạn chọn thuê văn phòng ở đâu.
Tùy từng lĩnh vực kinh doanh, bạn nên chọn văn phòng thuê ở vị trí nào cho phù hợp. Nếu quy mô công ty lớn, cần quảng bá thương hiệu, văn phòng tại trung tâm thành phố sẽ thuận lợi PR tên tuổi công ty, thu hút nguồn nhân lực chất lượng. Còn nếu bạn chỉ cần một nơi làm việc khang trang thì một căn nhà phố là được.
Bạn cũng cần xét đến yếu tố phong thủy khi chọn thuê mặt sàn văn phòng. Văn phòng đảm bảo không khí lưu thông tốt, vị trí đẹp, sẽ hỗ trợ bạn trong công việc.
Xác định diện tích cần thuê
Diện tích văn phòng cần thuê dựa trên số lượng nhân viên và kế hoạch phát triển trong tương lai. Diện tích văn phòng trung bình cho 01 nhân viên là 4m2/người (bao gồm cả diện tích bộ phận công cộng, bộ phận phụ trợ khác).
Bạn cần quan tâm đến kế hoạch kinh doanh trong tương lai gần để tính toán diện tích thuê sàn văn phòng cho phù hợp. Bạn có thể thương lượng với chủ đầu tư để giảm chi phí phát sinh khi công ty bạn mở rộng quy mô.
Bạn cũng cần lưu ý xem chủ đầu tư có tính diện tích thuê mặt sàn văn phòng sẽ bao gồm diện tích văn phòng làm việc, diện tích hành lang, khu vệ sinh hay không. Sự chênh lệch cách tính diện tích này cũng sẽ làm dư thêm chi phí thuê.
Các khoản chi phí phát sinh khi thuê mặt sàn văn phòng
Khi chọn thuê văn phòng, bạn nên đặt vấn đề được cung cấp các dịch vụ cộng thêm cơ sở hạ tầng, dịch vụ.
– Phí Quản lý: Nếu thuê văn phòng tại các tòa nhà chuyên nghiệp, công ty bạn sẽ phải trả một số chi phí phát sinh liên quan. Những chi phí đó bao gồm: chi phí cho bộ phận bảo vệ, tiếp tân, bảo trì, điện, nước…
– Chỗ để xe: Một số tòa nhà văn phòng sẽ có chính sách miễn phí chỗ để xe nhất định. Nhưng đa phần là tính chi phí trên từng đầu xe. Nếu văn phòng bạn thuê không đáp ứng được chỗ để xe thì chủ đầu tư sẽ giới thiệu chỗ để xe hợp lý cho công ty bạn.
– Thời gian làm việc: Mỗi tòa nhà sẽ có những quy định riêng về thời gian làm việc. Do đó, tùy theo lượng thời gian làm việc của công ty mình, bạn cần dự tính được thời gian phát sinh. Thời gian phát sinh nhiều đồng nghĩa với chi phí làm ngoài giờ sẽ tăng thêm. Do vậy, đây là yếu tố để bạn đàm phán hợp đồng với chủ đầu tư.
– Thời gian trang trí và sửa chữa văn phòng: Việc trang trí văn phòng tùy thuộc vào mục đích kinh doanh, văn hóa doanh nghiệp. Trước khi chuyển văn phòng, mỗi công ty đều bỏ ra thời gian sửa chữa và bố trí. Việc này cần khoảng thời gian bao nhiêu để đáp ứng nhu cầu của công ty bạn, bạn có thể thương lượng với chủ đầu tư miễn phí thuê trong thời gian sửa chữa, hoặc hỗ trợ phần nào chi phí sửa chữa văn phòng.
Thương lượng, kí kết hợp đồng
Nếu bạn chưa có kinh nghiệm tìm kiếm, thương lượng hợp đồng thuê, bạn nên sử dụng dịch vụ của các công ty dịch vụ cho thuê sàn thương mại. Bạn cũng có thể thuê một luật sư uy tín khảo sát lại hợp đồng trước khi đi đến kí kết.
Thường trong hợp đồng thuê mặt sàn văn phòng, giá thuê sẽ ổn định trong 2 hoặc 3 năm đầu nếu hợp đồng 5 năm, sau đó giá sẽ tăng hoặc giảm tuỳ theo thị trường (thường thì giá thuê sẽ tăng). Để hạn chế thấp nhất những chi phí phát sinh, bạn nên đàm phán rõ ràng các điều khoản trong hợp đồng.
Ngoài ra, bạn cũng nên thương lượng với chủ đầu tư về diện tích thuê (bao gồm diện tích làm việc và diện tích sử dụng chung). Điều này cũng sẽ ảnh hưởng đến chi phí phát sinh cho công ty bạn về lâu dài.
Văn phòng công ty là bộ mặt của công ty bạn. Do vậy, quá trình tìm kiếm thuê mặt sàn văn phòng công ty sẽ đặt ra những thử thách không nhỏ cho bạn. Hi vọng, khi đọc bài viết này của chúng tôi, các bạn sẽ có những kinh nghiệm khi tìm thuê văn phòng.
++ Có thể bạn quan tâm đến: Cho thuê sàn văn phòng Hà Nội
