Thuê Mặt Sàn Văn Phòng Và Những Điều Cần Lưu Ý
Bạn đang cần thuê mặt sàn văn phòng ở nơi vị trí đắc địa, cơ sở hạ tầng tốt và dịch vụ lý tưởng, phù hợp với mục đích kinh doanh của công ty? Vậy làm sao để tìm được văn phòng ưng ý. Bài viết sau đây của chúng tôi hi vọng sẽ giúp ích cho các bạn.
Mục lục
Các lưu ý khi thuê mặt sàn văn phòng
Khi tìm thuê văn phòng, bạn có thể tham khảo một số lưu ý sau.
Xây dựng, dự tính chi phí và thời gian thuê
Đây là việc đầu tiên mà các công ty cần làm khi bắt đầu thuê văn phòng. Tùy vào ngân sách của công ty và thời gian thuê mà bạn sẽ lựa chọn tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp hay một văn phòng nhà phố.
Tùy thuộc vào tình hình kinh doanh của công ty mà các bạn dự tính chi phí thuê văn phòng. Cùng với đó là xác định thời gian thuê. Nếu thuê lâu dài thì công ty bạn sẽ nhận được ưu đãi khá lớn từ các đơn vị cho thuê.
Địa điểm văn phòng mong muốn
Bạn cần xác định vị trí thuê mặt sàn văn phòng phù hợp với công ty mình. Tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh cũng như kế hoạch quảng bá thương hiệu để các bạn chọn thuê văn phòng ở đâu.
Tùy từng lĩnh vực kinh doanh, bạn nên chọn văn phòng thuê ở vị trí nào cho phù hợp. Nếu quy mô công ty lớn, cần quảng bá thương hiệu, văn phòng tại trung tâm thành phố sẽ thuận lợi PR tên tuổi công ty, thu hút nguồn nhân lực chất lượng. Còn nếu bạn chỉ cần một nơi làm việc khang trang thì một căn nhà phố là được.
Bạn cũng cần xét đến yếu tố phong thủy khi chọn thuê mặt sàn văn phòng. Văn phòng đảm bảo không khí lưu thông tốt, vị trí đẹp, sẽ hỗ trợ bạn trong công việc.
Xác định diện tích cần thuê
Diện tích văn phòng cần thuê dựa trên số lượng nhân viên và kế hoạch phát triển trong tương lai. Diện tích văn phòng trung bình cho 01 nhân viên là 4m2/người (bao gồm cả diện tích bộ phận công cộng, bộ phận phụ trợ khác).
Bạn cần quan tâm đến kế hoạch kinh doanh trong tương lai gần để tính toán diện tích thuê sàn văn phòng cho phù hợp. Bạn có thể thương lượng với chủ đầu tư để giảm chi phí phát sinh khi công ty bạn mở rộng quy mô.
Bạn cũng cần lưu ý xem chủ đầu tư có tính diện tích thuê mặt sàn văn phòng sẽ bao gồm diện tích văn phòng làm việc, diện tích hành lang, khu vệ sinh hay không. Sự chênh lệch cách tính diện tích này cũng sẽ làm dư thêm chi phí thuê.
Các khoản chi phí phát sinh khi thuê mặt sàn văn phòng
Khi chọn thuê văn phòng, bạn nên đặt vấn đề được cung cấp các dịch vụ cộng thêm cơ sở hạ tầng, dịch vụ.
– Phí Quản lý: Nếu thuê văn phòng tại các tòa nhà chuyên nghiệp, công ty bạn sẽ phải trả một số chi phí phát sinh liên quan. Những chi phí đó bao gồm: chi phí cho bộ phận bảo vệ, tiếp tân, bảo trì, điện, nước…
– Chỗ để xe: Một số tòa nhà văn phòng sẽ có chính sách miễn phí chỗ để xe nhất định. Nhưng đa phần là tính chi phí trên từng đầu xe. Nếu văn phòng bạn thuê không đáp ứng được chỗ để xe thì chủ đầu tư sẽ giới thiệu chỗ để xe hợp lý cho công ty bạn.
– Thời gian làm việc: Mỗi tòa nhà sẽ có những quy định riêng về thời gian làm việc. Do đó, tùy theo lượng thời gian làm việc của công ty mình, bạn cần dự tính được thời gian phát sinh. Thời gian phát sinh nhiều đồng nghĩa với chi phí làm ngoài giờ sẽ tăng thêm. Do vậy, đây là yếu tố để bạn đàm phán hợp đồng với chủ đầu tư.
– Thời gian trang trí và sửa chữa văn phòng: Việc trang trí văn phòng tùy thuộc vào mục đích kinh doanh, văn hóa doanh nghiệp. Trước khi chuyển văn phòng, mỗi công ty đều bỏ ra thời gian sửa chữa và bố trí. Việc này cần khoảng thời gian bao nhiêu để đáp ứng nhu cầu của công ty bạn, bạn có thể thương lượng với chủ đầu tư miễn phí thuê trong thời gian sửa chữa, hoặc hỗ trợ phần nào chi phí sửa chữa văn phòng.
Thương lượng, kí kết hợp đồng
Nếu bạn chưa có kinh nghiệm tìm kiếm, thương lượng hợp đồng thuê, bạn nên sử dụng dịch vụ của các công ty dịch vụ cho thuê sàn thương mại. Bạn cũng có thể thuê một luật sư uy tín khảo sát lại hợp đồng trước khi đi đến kí kết.
Thường trong hợp đồng thuê mặt sàn văn phòng, giá thuê sẽ ổn định trong 2 hoặc 3 năm đầu nếu hợp đồng 5 năm, sau đó giá sẽ tăng hoặc giảm tuỳ theo thị trường (thường thì giá thuê sẽ tăng). Để hạn chế thấp nhất những chi phí phát sinh, bạn nên đàm phán rõ ràng các điều khoản trong hợp đồng.
Ngoài ra, bạn cũng nên thương lượng với chủ đầu tư về diện tích thuê (bao gồm diện tích làm việc và diện tích sử dụng chung). Điều này cũng sẽ ảnh hưởng đến chi phí phát sinh cho công ty bạn về lâu dài.
Văn phòng công ty là bộ mặt của công ty bạn. Do vậy, quá trình tìm kiếm thuê mặt sàn văn phòng công ty sẽ đặt ra những thử thách không nhỏ cho bạn. Hi vọng, khi đọc bài viết này của chúng tôi, các bạn sẽ có những kinh nghiệm khi tìm thuê văn phòng.
++ Có thể bạn quan tâm đến: Cho thuê sàn văn phòng Hà Nội
