Văn Phòng Ảo Cho Thuê Có Ưu Điểm Và Nhược Điểm Gì?
Trào lưu tìm văn phòng ảo cho thuê hiện nay đang hot rần rần ở giới doanh nghiệp, công ty, startup… Vì đâu mà văn phòng ảo lại tạo nên cơn sốt như vậy? Kinh nghiệm thuê văn phòng ảo cho các startup ra sao. Bài viết này sẽ cho bạn câu trả lời!.
Mục lục
Văn phòng ảo là gì và có hợp pháp không?
Văn phòng ảo là văn phòng cung cấp để người có nhu cầu thuê địa chỉ để đăng ký kinh doanh hoặc giao dịch mà không nhất thiết và thường xuyên cần không gian diện tích thực tế. Tại văn phòng ảo, công ty được trưng biển tên và hưởng nhiều tiện ích dịch vụ như lễ tân, kế toán… Trong gói thuê, bạn có một khoảng thời gian giới hạn 8 – 24 tiếng để làm việc hoặc giao dịch trực tiếp với khách hàng tại văn phòng.
Văn phòng ảo có tính hợp pháp cao và ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.
Nghe tên “văn phòng ảo” cho thuê thì nhiều người nghi ngờ về tính hợp pháp của văn phòng kiểu này. Tuy nhiên, theo Pháp luật Việt Nam hiện hành thì không có điều khoản nào cấm sự hoạt động của văn phòng ảo cả.
Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định doanh nghiệp cần có địa chỉ trụ sở cụ thể, rõ ràng, được xác định & đăng ký kinh doanh, thông báo với cơ quan có thẩm quyền. Như vậy, khi thuê văn phòng ảo, sở hữu địa chỉ thật để kinh doanh, bạn không có gì phải lo lắng cả.
Đánh giá ưu – nhược điểm của văn phòng ảo cho thuê
Không một mô hình nào là hoàn mỹ tuyệt đối với tất cả. Chỉ có mô hình nào là phù hợp với công ty bạn mà thôi. Vậy nên trước khi quyết định có nên thuê văn phòng ảo hay không thì hãy xem cụ thể dịch vụ cho thuê văn phòng ảo này có những ưu – nhược điểm gì nhé.
Ưu điểm của văn phòng ảo
Có một bài toán khó với dân kinh doanh là, thuê văn phòng vị trí đẹp thì đắt mà thuê chỗ xa xôi hẻo lánh rẻ nhưng chất lượng dịch vụ kém? Vậy thì văn phòng ảo giải quyết được bài toán này. Các văn phòng ảo cho thuê thường xây ở khu vực đắc địa với giao thông thoáng, trung tâm khu dân cư, có nhiều tiện ích nhà hàng, quán ăn, phòng gym… xung quanh. Địa chỉ văn phòng ảo thường ngắn, đẹp, dễ nhớ và gây ấn tượng với khách hàng.
Văn phòng ảo có ưu điểm nổi bật là chi phí rẻ, phù hợp với cả các doanh nghiệp non trẻ muốn làm hình ảnh công ty chuyên nghiệp.
Một ưu điểm nổi trội nữa là tiết kiệm tối đa chi phí. Bạn không phải mua sắm trang thiết bị gì cho văn phòng mà văn phòng ảo sẽ sẵn sàng và đầy đủ từ máy in, máy scan, máy chiếu, máy fax… Đồng thời, các phòng họp, hội thảo… cũng được chuẩn bị chu đáo khi bạn có nhu cầu. Rõ ràng khi tìm văn phòng ảo cho thuê, bạn đã tiết kiệm được khoản tiền lớn đầu tư ban đầu. Với nhân sự, bạn cũng tiết kiệm được khoản thuê lễ tân, bảo vệ, kế toán…
Khi thuê văn phòng ảo, bạn không phải lo thời gian thuê lâu. Với các văn phòng đại diện, chi nhánh mới… thuê văn phòng ảo rất tiện. Bởi hợp đồng thuê văn phòng ảo linh hoạt, có khi chỉ nửa tháng bạn cũng được thuê. Khi chuyển văn phòng, không phải lo về thanh lý đồ đạc hay thuê đơn vị vận chuyển.
Nhược điểm của văn phòng ảo cho thuê
Một địa chỉ văn phòng ảo phục vụ nhiều khách hàng thuê nên nếu bạn ưu tiên địa chỉ độc nhất, cần không gian làm việc riêng tư thì văn phòng ảo không phải lựa chọn tối ưu. Vì chủ yếu khi thuê, các doanh nghiệp muốn lấy địa chỉ kinh doanh nên nếu nhân viên muốn tới văn phòng ngồi đông cũng rất khó, phát sinh chi phí.
Hội họp với khách hàng, cần đăng ký thời gian trước để bên văn phòng sắp xếp, không phải muốn tới lúc nào thì tới và cũng sẵn sàng cơ sở hạ tầng vật chất. Bởi văn phòng ảo cũng có giới hạn số lượng phòng họp, phòng hội thảo… không đáp ứng được 24/24 bất cứ khi nào doanh nghiệp cần.
Những lưu ý khi đi tìm văn phòng ảo cho thuê?
Thứ nhất là đối tượng nào nên thuê? Những doanh nghiệp vừa và nhỏ, các công ty startup, các văn phòng đại diện… có nhân viên ít, thời gian làm việc linh hoạt và không nhất thiết ngồi nhiều cố định ở văn phòng chính là đối tượng phù hợp với dạng văn phòng này.
Lưu ý khi đi thuê văn phòng ảo là nên ký hợp đồng với các điều khoản rõ ràng minh bạch để tránh tranh chấp về sau
Thứ 2 là khi ký hợp đồng thuê văn phòng với bên cho thuê, nên có công chứng hợp đồng để tránh tranh cãi không đáng có sau này. Giá trị thuê văn phòng thấp không có nghĩa là bạn chủ quan. Bởi lấy địa chỉ văn phòng làm địa chỉ công ty là một việc quan trọng.
Thứ ba là, tìm một nơi vừa cho thuê văn phòng ảo vừa cho thuê văn phòng chia sẻ hoặc trọn gói sẽ thuận tiện cho bạn phát triển công ty. Vì bạn sẽ kết nối được nhiều người, nhiều công ty hơn. Khi công ty bạn phát triển đủ tiềm lực thuê các văn phòng mô hình khác cao cấp hơn thì bạn sẽ chuyển sang tiện lợi.
Văn phòng ảo cho thuê còn được gọi bằng cái tên hấp dẫn là “văn phòng 0 đồng”. Đây là mô hình văn phòng ảo gây sốt thị trường cho thuê văn phòng nhiều năm nay và vẫn chưa có dấu hiệu hạ nhiệt. Dựa trên các kiến thức chia sẻ ở trên, bạn sẽ tự tin hơn trong hành trình tìm kiếm văn phòng ảo cho công ty mình.
