Văn Phòng Là Gì Và Các Bí Quyết Thuê Văn Phòng Giá Rẻ
Khi nhắc tới văn phòng, nhiều người thường liên tưởng ngay đến một không gian làm việc truyền thống. Thực tế, không gian văn phòng lý tưởng không chỉ tạo động lực làm việc cho nhân viên mà còn giúp quy trình làm việc diễn ra trơn tru và nâng cao năng suất lao động. Hãy cùng Intracom Riverside khám phá văn phòng là gì và những khía cạnh thú vị của văn phòng trong thời đại số hóa hiện nay.
Mục lục
Văn phòng là gì?
Để trả lời “văn phòng là gì” thì có rất nhiều khái niệm. Trước hết, văn phòng được hiểu là nơi tập trung làm việc của nhân viên, diễn ra các hoạt động giao tiếp nội bộ, gặp gỡ đối tác, giao dịch giấy tờ. Nếu không có nhân viên làm việc thì văn phòng cũng cần thiết tồn tại để đăng ký kinh doanh.
Văn phòng là không gian thực hiện các công việc soạn thảo, quản lý và tổ chức các tài liệu và giấy tờ của một tổ chức, doanh nghiệp.
Văn phòng hiểu đơn giản là nơi làm việc của nhân viên
Không gian văn phòng thường được chia thành hai phần chính: khu vực làm việc chính, nơi nhân viên thực hiện các nhiệm vụ và công việc hàng ngày, và các khu vực phụ trợ khác, như phòng họp, khu vực tiếp khách, và không gian thư giãn, nhằm hỗ trợ và tối ưu hóa hiệu quả làm việc.
Văn phòng có thể là một khu chỗ ngồi, một phòng, một sàn chung cư, một tòa nhà… linh hoạt. Với những người làm công việc tự do như freelancer thì văn phòng là gì? Đơn giản chỉ là chỗ ngồi để làm việc của cá nhân họ, nơi có cơ sở vật chất cơ bản đáp ứng nhu cầu làm việc: bàn ghế, máy tính, nước uống, wifi…
Vai trò của văn phòng làm việc rất quan trọng. Nhiều nghiên cứu khoa học đã chỉ ra rằng khi làm việc trong một không gian làm việc chuyên nghiệp sẽ kích thích khả năng sáng tạo và tăng năng suất làm việc lên tới 30%. Điều này lý giải vì sao các công ty lớn lại mạnh tay chi tiền cho thiết kế – trang trí văn phòng tới vậy.
Trong mắt của các khách hàng, đối tác thì một công ty có văn phòng đẹp, chỉn chu là một công ty uy tín. Các sản phẩm và dịch vụ của công ty cung cấp vì thế cũng chất lượng, đảm bảo hơn. Việc giao dịch với đối tác thuận tiện hơn, chuyên nghiệp hơn. Thay vì mời đối tác ra quán cà phê nói chuyện, lãnh đạo công ty có thể tự tin mời đối tác tới trực tiếp văn phòng.
Doanh nghiệp có lợi thế gì khi sở hữu không gian văn phòng đẹp?
Không gian làm việc hay không gian văn phòng, bao gồm các khu vực ở cả trên và dưới mặt đất của doanh nghiệp. Được cấu thành từ một hoặc nhiều phòng làm việc, không gian này liên kết chặt chẽ để tạo ra một môi trường làm việc lý tưởng. Điều này giúp cải thiện hiệu quả các hoạt động nội bộ và ngoại giao, cũng như công việc chung của tổ chức. Một không gian làm việc được thiết kế hợp lý sẽ mang lại những kết quả vượt trội cho doanh nghiệp.
Khẳng định thương hiệu của công ty
Văn phòng với thiết kế độc đáo, bố trí chuyên nghiệp và hài hòa có thể nâng cao thương hiệu và hình ảnh của công ty trong mắt đối tác và khách hàng.
Nâng cao hiệu quả công việc và khả năng tập trung
Có thể bạn đã nghe về những không gian làm việc nổi tiếng được chia sẻ rộng rãi trong giới văn phòng.
Một ví dụ tiêu biểu cho không gian làm việc sáng tạo chính là thiết kế văn phòng của Intracom Riverside. Tại đây, chủ đầu tư Intracom rất chú trọng đến môi trường làm việc của nhân viên, nhằm thúc đẩy sự sáng tạo và giảm thiểu căng thẳng cũng như sự gò bó trong công việc. Doanh nghiệp lựa chọn thuê văn phòng tại đây sẽ được trải nghiệm một không gian làm việc hiện đại và linh hoạt.
Tạo sự tiện nghi và thoải mái
Bố trí văn phòng được thiết kế để đảm bảo sự thuận tiện, thoải mái và tiện nghi cho nhân viên. Điều này bao gồm việc sắp xếp các bàn làm việc, ghế ngồi và thiết bị sao cho phù hợp với nhu cầu và hoạt động hàng ngày của họ.
Tạo không gian tương tác
Văn phòng được thiết kế để khuyến khích sự tương tác và giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên trong tổ chức cũng như với đối tác và khách hàng. Việc sắp xếp các bàn làm việc gần nhau, cùng với việc tạo ra các khu vực họp nhóm và khu vực làm việc chung, giúp thúc đẩy sự trao đổi ý kiến và hợp tác hiệu quả.
Tạo điểm nhấn thẩm mỹ
Văn phòng được thiết kế tỉ mỉ có thể tạo ra sự nhấn mạnh về mặt thẩm mỹ, đồng thời phản ánh phong cách của doanh nghiệp. Việc lựa chọn màu sắc, trang trí và nội thất một cách hợp lý có thể tạo ra một môi trường làm việc vừa thu hút vừa dễ nhìn.
Chịu khó tìm văn phòng ở xa trung tâm sẽ giúp bạn tiết kiệm được chi phí.
Xu hướng phát triển của văn phòng trong thời đại công nghệ số
Với sự bùng nổ của công nghệ và xu hướng làm việc linh hoạt, văn phòng ngày nay đang trải qua nhiều thay đổi đáng kể. Sau đây là những xu hướng nổi bật:
- Văn phòng ảo (Virtual office): Mô hình này cho phép nhân viên làm việc từ xa trong khi vẫn duy trì khả năng liên lạc và hợp tác hiệu quả. Văn phòng ảo giúp giảm chi phí thuê mặt bằng và mang lại sự linh hoạt trong quản lý nhân sự.
- Không gian làm việc chung (Co-working space): Xu hướng này ngày càng được ưa chuộng, đặc biệt trong các startup và nhóm làm việc tự do. Không gian làm việc chung cung cấp môi trường sáng tạo và linh hoạt, thúc đẩy sự hợp tác giữa các cá nhân và tổ chức khác nhau.
- Văn phòng thông minh (Smart office): Tận dụng công nghệ IoT (Internet of Things) để tự động hóa và cải thiện các hoạt động trong văn phòng. Ví dụ, hệ thống chiếu sáng, điều hòa và camera an ninh có thể được điều chỉnh tự động để tiết kiệm năng lượng và nâng cao trải nghiệm làm việc.
- Thiết kế văn phòng linh hoạt (Flexible workspace): Tạo ra các khu vực làm việc có thể dễ dàng điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu khác nhau. Văn phòng linh hoạt cho phép nhân viên lựa chọn khu vực làm việc theo sở thích và yêu cầu công việc, từ đó thúc đẩy sự sáng tạo và hiệu quả.
Bí quyết thuê văn phòng giá rẻ là gì?
Sau khi hết băn khoăn “văn phòng là gì” thì bạn hẳn đang loay hoay không biết nên thuê văn phòng làm việc ở đâu để có giá rẻ? Nhất là khi doanh nghiệp của bạn hoạt động tại các thành phố lớn, được coi là nơi đất chật người đông, tấc đất tất vàng. Đừng lo, áp dụng các bí quyết sau đây thì dù nhu cầu của bạn có là gì đi nữa, cũng có văn phòng phù hợp.
Tìm vị trí ở xa trung tâm một chút
Không hẳn là bạn tài chính mỏng thì chỉ có thể ra ngoại ô có cánh đồng bát ngát để thuê văn phòng! Vị trí ở xa trung tâm một chút ở đây là gì, tức là bạn đừng chăm chăm tìm văn phòng ở quận nội đô. Nếu có thể thì dịch ra rìa nội đô một chút. Bây giờ, thành phố nào cũng có giao thông thuận lợi nên việc di chuyển rất dễ dàng.
Ví dụ ở Hà Nội, nếu bạn cứ đi tìm văn phòng ở Hoàn Kiếm, Đống Đa trong khi tài chính có hạn thì rất khó để tìm văn phòng chất lượng tốt. Tuy nhiên cũng với số tiền đó, bạn chịu khó đi ra khu cầu Nhật Tân (Đông Anh), có ngay tòa văn phòng Intracom Riverside giá mềm mà chất lượng vượt trội, tiện ích trọn gói đa dạng.
Từ đây đi vào nội đô chỉ mất khoảng 7 phút mà thôi. Hoặc bạn tham khảo khu Intracom Duy Tân, được coi là thung lũng Silicon của Việt Nam. Nơi đây tập trung nhiều văn phòng công ty và tiện ích nổi bật. Như vậy rất tiết kiệm phải không?
Lời nói không mất tiền mua, lựa lời mà nói… để thuê được giá rẻ
Kỹ năng thương thuyết khi thuê văn phòng là gì? Dùng khả năng ăn nói của bạn trong suốt quá trình gặp gỡ chủ cho thuê và khảo sát mặt bằng, thậm chí, cho tới khi ký hợp đồng, bạn vẫn có thể thương lượng điều chỉnh được giá thấp xuống. Thường thì giá cho thuê của các bên khi đăng lên web, diễn đàn hay mạng xã hội thường cho leo thang lên một chút và có ghi dòng “giá có thương lượng”.
Hãy nắm lấy những điểm yếu của văn phòng để đàm phán hạ giá cho thuê vừa túi tiền. Ví dụ: “diện tích văn phòng này có vẻ nhỏ hơn bản vẽ”, “chất liệu này có phải cao cấp như giới thiệu đâu nhỉ”, “mấy văn phòng em tìm quanh đây giá rẻ hơn bên mình 1/3”… Những câu nói như thế này sẽ tác động một phần vào tâm lý chủ cho thuê.
Bí quyết có lợi khi ký hợp đồng thuê văn phòng là gì?
Dù thuê văn phòng diện tích nhỏ hay lớn từ chủ cho thuê nào thì cũng nhất thiết phải có hợp đồng rõ ràng minh bạch. Hợp đồng có công chứng của văn phòng công chứng để chứng tỏ bên cho thuê có quyền sở hữu hợp pháp, tránh những rủi ro không đáng có sau khi bạn thuê văn phòng.
Tỉnh táo tới giây phút ký hợp đồng thuê văn phòng để đảm bảo có lợi ở mọi điều khoản.
“Bút sa gà chết” vậy nên đảm bảo bạn nắm rõ được mọi điều khoản ghi trong hợp đồng là có lợi cho bạn. Nên có điều khoản về phần tăng giá thuê văn phòng trong hợp đồng để tránh bạn chịu thiệt khi tới kỳ tăng giá. Nên bạn hãy tỉnh táo cài vào hợp đồng dòng: “Không tăng quá 10% giá trị thuê cũ” để không bị áp lực tài chính đè nén mỗi khi tới kỳ đóng tiền nhé.
Văn phòng không chỉ đơn thuần là nơi làm việc mà còn là trung tâm điều hành và phát triển của một tổ chức. Với sự tiến bộ của công nghệ và các xu hướng làm việc hiện đại, văn phòng đang ngày càng thay đổi để đáp ứng và phát triển.
Bài viết trên hẳn đã giúp bạn hiểu rõ hơn “văn phòng là gì?”. Khi tìm văn phòng giá rẻ, áp dụng các bí quyết ở trên để nhanh chóng có văn phòng phù hợp, mang lại hiệu quả công việc tốt cho nhân viên và nâng uy tín của công ty.
